Retrieval-Augmented Generation (RAG) e prospettive di applicazione dell’AI alle soluzioni Siav
Automatizzare il Processo Accounts Payable in SAP
I dati sono una miniera d’oro per le Aziende. Ma solo se possono essere organizzati ed interpretati allo scopo di creare valore. La sfida è saper cogliere il significato di questi dati: qui entra in gioco la data analytics.
Ma come si fa a trasformare i dati in conoscenza? Come si fa ad estrarre questo valore? Come si fa a rendere i dati utili per il business? La risposta è una sola: con la data analytics. Inoltre, è importante integrare diverse soluzioni di data analytics nei propri applicativi per analizzare e presentare i dati relativi ai processi documentali in modo grafico e interattivo, dando sostegno alle decisioni strategiche e incrementando la produttività.
Data analytics: l’importanza di avere una visione completa e aggiornata dei processi documentali
I dati sono come le impronte digitali: ogni nostra azione ne lascia una. In ogni ambito e settore, dal marketing alla finanza, dalla produzione alla logistica, dalla sanità all’istruzione, i dati raccontano una storia. Analizzare i dati significa leggere quella storia, renderla visibile e comprensibile, estrarne le informazioni chiave, coglierne le opportunità, guidare le decisioni e creare valore. Una soluzione di analytics applicata a documenti, processi e informazioni permette di raccogliere e analizzare i dati al fine di scoprire informazioni utili per il business. Questa soluzione si basa sulle tecniche di data analytics, che analizzano grandi quantità di dati per scoprire modelli nascosti, correlazioni e altri insight.
Applicare queste tecniche a documenti, processi e informazioni può supportare le aziende per:
- conoscere meglio i propri processi documentali, monitorando, ad esempio, il numero di documenti gestiti, il personale coinvolto, i tempi di processamento, le modalità di lavorazione delle diverse tipologie documentali e altre metriche rilevanti;
- migliorare la qualità e l’efficienza delle operazioni, individuando eventuali criticità, inefficienze, errori o anomalie nei processi documentali e intervenendo per ottimizzarli o correggerli;
- creare vantaggio competitivo e crescita, utilizzando i dati come leva strategica per supportare le decisioni aziendali, aumentare la soddisfazione delle aziende clienti e degli stakeholder, ridurre i costi e incrementare i ricavi.
Per fare questo, però, non basta avere i dati: bisogna anche poterli interpretare e trasformare in azioni. Questo tipo di analisi richiede competenze multidisciplinari, che spaziano dalla matematica alla statistica, dall’informatica alla programmazione, dalla logica alla creatività. Ecco perché è importante avere una soluzione di analytics per raccogliere e analizzare questi dati.
L’importanza della Data strategy per un’organizzazione più agile, intelligente e competitiva
Per implementare una soluzione di analytics di documenti, processi e informazioni è necessario avere una data strategy, ovvero una visione strategica e operativa per raccogliere, gestire, analizzare e utilizzare i dati al fine di supportare gli obiettivi di business. È necessario anche disporre di strumenti e metodi specifici, che variano a seconda del tipo, della qualità, della quantità e della finalità dei dati. Una data strategy efficace deve tenere conto di diversi aspetti, tra cui:
- la qualità e la completezza dei dati: i dati devono essere accurati, aggiornati, completi e consistenti per garantire la validità delle analisi;
- la sicurezza e la privacy dei dati: i dati devono essere protetti da accessi non autorizzati, perdite o danneggiamenti, garantendo il rispetto delle normative e delle preferenze delle persone;
- la governance e la standardizzazione dei dati: i dati devono essere classificati in base a criteri oggettivi e condivisi, come il formato, la provenienza, la proprietà, la frequenza di aggiornamento;
- la cultura e le competenze dei dati: le persone coinvolte nei processi aziendali devono avere le conoscenze e le abilità necessarie per gestire e analizzare i dati in modo efficace ed efficiente;
- gli strumenti e le tecnologie dei dati: le soluzioni software e hardware devono essere adatte e avanzate per raccogliere, archiviare, elaborare e visualizzare i dati in modo rapido e scalabile.
Nuovi KPI aziendali di processo: quali considerare e come misurarli
I processi documentali sono l’anima di un’organizzazione, il filo che collega le persone, le attività, le informazioni. Sono i processi che danno vita ai documenti, che li fanno circolare, che li arricchiscono, che li conservano. Sono i processi che rendono i documenti utili, validi, sicuri, accessibili.
Ma i processi documentali sono anche una sfida, una responsabilità, un’opportunità. Sono una sfida perché richiedono competenze, risorse, tecnologie. Sono una responsabilità perché devono rispettare norme, leggi, regolamenti. Sono un’opportunità perché possono generare valore, innovazione, vantaggio competitivo.
Per affrontare questa sfida, per assolvere questa responsabilità, per cogliere questa opportunità, è necessario conoscere e monitorare i processi documentali con degli indicatori di performance, o KPI (Key Performance Indicator). I KPI sono delle misure che ci dicono quanto bene stiamo facendo, quanto possiamo migliorare, quanto stiamo raggiungendo i nostri obiettivi.
I KPI ci dicono quanto siamo efficienti: se usiamo le risorse in modo ottimale, se riduciamo gli sprechi, se aumentiamo la produttività. Ci dicono quanto siamo qualitativi, per avere la garanzia che la relazione con le Aziende Clienti funzioni in modo ottimale. Ci dicono quanto siamo efficaci, se la qualità del servizio erogato soddisfa le esigenze e le aspettative dei nostri stakeholders interni ed esterni.
Per definire e misurare i KPI è necessario avere partner giusti: partner che conoscono i processi documentali, partner che offrono soluzioni tecnologiche all’avanguardia, partner che si adattano alle esigenze specifiche di ogni Organizzazione.
L’importanza della giusta partnership per la data analytics
I dati sono una ricchezza per le Organizzazioni, ma come trasformarli in conoscenza e valore aggiunto? Come rendere visibili e comprensibili i processi documentali che li generano e li gestiscono? Come ottimizzare le risorse e le performance dei processi stessi?
Queste sono le sfide che in Siav affrontiamo con la nostra soluzione di analytics applicata a dati e processi integrata in Archiflow, la nostra Information Service Platform. Offriamo uno strumento innovativo e personalizzabile, in grado di integrare i dati provenienti da Archiflow con quelli di altri sistemi informativi, e di analizzarli tramite una piattaforma di BI (Business Intelligence) con funzionalità avanzate di visualizzazione, navigazione, drill-down e raggruppamento.
Con la nostra soluzione, le Aziende possono:
- avere una visione completa e dettagliata dei processi documentali, con KPI e dashboard interattive;
- identificare le aree critiche e le opportunità di miglioramento, sia in termini di efficienza che di qualità;
- monitorare l’evoluzione dei processi nel tempo e confrontarla con gli obiettivi strategici;
- supportare la decisione basata sui dati, con informazioni affidabili e aggiornate.
La soluzione è flessibile e scalabile, adattabile alle esigenze specifiche di ogni Azienda. Inoltre, è compatibile con qualsiasi strumento di BI già presente nell’Organizzazione, consentendo di integrare il flusso di dati di Archiflow senza dover cambiare piattaforma.
Un focus sull’analisi dei dati correlati a ciclo passivo / attivo
I documenti di ciclo passivo e attivo sono tra i più importanti per una Azienda, in quanto riguardano le operazioni di acquisto e vendita di beni e servizi. La gestione di questi documenti richiede efficienza, precisione, tempestività, per garantire la corretta registrazione contabile, il rispetto delle scadenze, il controllo dei flussi di cassa, la soddisfazione di clienti e fornitori.
Per gestire al meglio i documenti di ciclo passivo e attivo, è necessario disporre di strumenti che consentano di analizzare i dati correlati a questi documenti, in modo da avere una visione completa e aggiornata della situazione finanziaria dell’organizzazione, delle sue performance, dei suoi rischi e delle sue opportunità.
La nostra soluzione permette di estrarre, elaborare e visualizzare i dati relativi ai documenti di ciclo passivo e attivo gestiti da Archiflow, integrandoli con quelli provenienti da altri sistemi informativi (ad esempio, il sistema ERP).
In questo modo, le Aziende possono:
- monitorare i KPI relativi ai processi di ciclo passivo e attivo, come il numero di documenti gestiti, il valore dei documenti, i tempi di processamento, i tempi di pagamento;
- analizzare i dati con diverse modalità: per tipologia di documento, per fornitore/cliente, per periodo temporale, etc;
- visualizzare i dati con dashboard interattive e personalizzabili, che offrono una rappresentazione grafica e sintetica dei dati, con funzionalità avanzate;
- condividere le dashboard con le diverse direzioni dell’organizzazione (ad esempio, la direzione finanziaria, la direzione commerciale, la direzione amministrativa), in modo da fornire informazioni utili e significative per il supporto alla decisione.
Dal 9 giugno 2022, le aziende che importano merci dall’estero devono adeguarsi alla nuova normativa che prevede l’utilizzo di prospetti digitali per le operazioni di sdoganamento. Si tratta di documenti elettronici che sostituiscono il vecchio formulario cartaceo (D.A.U.) e che contengono tutti i dati relativi alla dichiarazione doganale, al pagamento delle imposte e allo svincolo delle merci. La sostituzione della bolla doganale cartacea con i prospetti digitali fa parte di un processo di digitalizzazione e armonizzazione dei sistemi informativi doganali a livello europeo, volto a contrastare le frodi e a semplificare le procedure. Come sfruttare al meglio le opportunità offerte dalla digitalizzazione di questo documento?
L’importanza di avere una visione strategica sulle procedure di sdoganamento
La bolla doganale di importazione è uno dei documenti più importanti per le aziende che operano nel commercio internazionale, in quanto attesta la regolarità fiscale delle merci introdotte nel territorio nazionale, e, di riflesso, l’effettiva non imponibilità IVA dell’importazione. Fino a poco tempo fa, questo documento era cartaceo. Ora, invece, è diventato digitale e viene pubblicato online dall’Agenzia delle Dogane sul portale dedicato, dove può essere consultato e scaricato in qualsiasi momento.
Questa novità ha avuto un impatto diverso a seconda del tipo e della frequenza delle importazioni effettuate dalle aziende, ma anche della loro visione strategica e della loro capacità di adattarsi ai cambiamenti. Alcune imprese hanno infatti approfittato dell’occasione per rendere più efficienti e snelli i processi legati alle operazioni di sdoganamento, mentre altre si sono limitate a rispettare i nuovi requisiti normativi.
La scelta tra un approccio più o meno innovativo dipende da diversi fattori, tra cui il volume e la natura delle importazioni, la complessità della struttura aziendale e le competenze interne. Tuttavia, il fattore più rilevante è la visione strategica del management, che deve avere chiari gli obiettivi di miglioramento dell’organizzazione nel medio-lungo periodo, come velocizzare le operazioni di sdoganamento e razionalizzare i processi interni, non solo per quanto riguarda il recupero delle informazioni doganali, ma anche per la conservazione e la riconciliazione dei documenti.
Per cogliere al meglio queste opportunità, le aziende devono dotarsi degli strumenti e delle competenze necessari, ma soprattutto affidarsi ad un partner esperto che possa offrire consulenza e assistenza specializzata sulle normative e le procedure doganali, nonché sulle opportunità di integrazione e di ottimizzazione dei processi.
Come si svolge il processo di importazione con i nuovi prospetti digitali
Con la Circolare ADM n. 22/2022 del 6 giugno 2022, la bolla doganale di importazione è passata dal cartaceo al digitale, con conseguenze importanti per le aziende che importano merci Extra UE. Queste aziende devono ora accedere al portale web dell’Agenzia delle Dogane, dove trovano i documenti che certificano la regolarità fiscale delle operazioni di importazione disponibili in un cassetto doganale:
- il Prospetto di Riepilogo ai fini contabili, emesso al momento dello svincolo delle merci e obbligatorio per l’esercizio della detrazione IVA, che contiene il codice MRN (Master Reference Number) che identifica in modo univoco la dichiarazione doganale;
- il Prospetto sintetico, che riepiloga i dati salienti della dichiarazione, messo a disposizione dal momento dell’accettazione della dichiarazione doganale;
- il Prospetto di svincolo, emesso in fase di uscita delle merci dagli spazi doganali per consentire l’apposizione del visto ad uscire e attestare l’avvenuto assolvimento delle formalità doganali.
Grazie alla digitalizzazione della bolla doganale, le aziende hanno una maggiore trasparenza dello sdoganamento e possono recuperare più rapidamente le informazioni necessarie per il credito IVA. Inoltre, possono conservare i documenti in formato digitale, senza doverli stampare e archiviare materialmente.
Tuttavia, il cassetto doganale presenta anche alcune sfide e limiti che le aziende devono affrontare. Infatti, non si può conoscere in anticipo e a priori quando tali prospetti saranno disponibili, pertanto è il soggetto importatore che deve consultare quotidianamente il cassetto per verificare la presenza dei prospetti, ricercandoli attraverso il codice MRN, in quanto non è prevista al momento alcuna notifica in modalità push. Inoltre, c’è il tema della conservazione digitale: i documenti informatici generati elettronicamente devono essere archiviati secondo quanto previsto dal CAD (Codice dell’Amministrazione digitale) e dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, con tutte le implicazioni relative alla metadatazione dei documenti.
Quali sono le soluzioni ideali per gestire i documenti doganali di Import
Per trarre vantaggio dalla digitalizzazione della bolla doganale, le imprese hanno bisogno di soluzioni che siano in grado di integrarsi con il portale dell’Agenzia delle Dogane e con i propri sistemi interni, e che siano in grado di automatizzare il recupero, la conservazione e la riconciliazione dei prospetti digitali. In Siav abbiamo sviluppato una soluzione flessibile che risponde a queste esigenze.
La nostra soluzione si basa su Archiflow, l’Information Service Platform di Siav, che connettendosi con il portale dell’Agenzia delle Dogane, permette di scaricare automaticamente i documenti relativi alle operazioni di importazione; tali documenti vengono archiviati in modo sicuro e conforme alla normativa vigente. Il processo automatico verifica in modo programmato quali sono gli MRN privi di prospetto, ed interroga il portale dell’Agenzia delle Dogane per ottenere la rispettiva documentazione da scaricare. Se il download non dovesse andare a buon fine al primo tentativo, Archiflow tenta di effettuare la stessa operazione in maniera ciclica, seguendo le finestre temporali definite. È possibile personalizzare la frequenza dei controlli secondo le esigenze di ogni Organizzazione. Inoltre, Archiflow consente di configurare delle ricerche personalizzate all’interno della schermata principale, in modo da monitorare ed avere sotto controllo lo stato dell’arte con un solo click.
Inoltre, una volta eseguito il download del documento, Archiflow permette di estrarre le informazioni riportate nel prospetto disponibile e di salvarle in un file tracciato che potrà essere fonte di elaborazioni personalizzate, come ad esempio per il collegamento tra il prospetto e le fatture.
La soluzione di Siav è pensata per essere flessibile e adattabile alle diverse esigenze delle imprese, in base al volume e alla tipologia delle importazioni, alla complessità organizzativa e ai sistemi informativi già in uso.
I benefici della gestione automatizzata dei documenti di Import
La soluzione proposta da Siav offre una serie di vantaggi per le imprese che importano merci dall’estero, grazie all’automazione dei processi legati alla gestione dei documenti di importazione. Tra i principali vantaggi, si possono citare:
- Risparmio di tempo e risorse nella gestione dei documenti doganali: automatizzare questo processo significa liberare le persone dell’Ufficio Amministrativo dall’onere di dover inserire manualmente i codici MRN per verificare la disponibilità dei prospetti, guadagnando tempo e risorse.
- Prevenzione di sanzioni o ritardi dovuti a mancato download dei prospetti, garantendo la completezza dei documenti obbligatori per essere compliant alla normativa per il credito l’IVA.
- Ottimizzazione dei processi interni relativi all’Import, semplificando le attività, riducendo gli errori e aumentando la sicurezza e la tracciabilità dei documenti.
- Certezza di conservazione digitale dei documenti conforme alla normativa grazie alla possibilità di inviarli in automatico in conservazione utilizzando il servizio di Siav.
La digitalizzazione della bolla doganale è un’opportunità per le imprese di rendere più efficiente e competitiva la propria attività di importazione, ma anche di adeguarsi alle nuove sfide del mercato globale. Con la nostra soluzione, in Siav vogliamo accompagnare le imprese in questo percorso di innovazione e trasformazione digitale.