Nei rapporti commerciali B2B affidarsi ai contratti digitali permette di gestire in modo efficiente ed efficace la corposa documentazione correlata, in particolare nel settore agroalimentare, contesto regolato da una normativa, che richiede alle imprese di adeguarsi costantemente ai requisiti imposti dalla legge e dalle autorità competenti. Essere in regola non significa solo evitare sanzioni, ma anche difendere i propri diritti e interessi nei rapporti con partner commerciali.

Attenzione particolare va posta ai contratti di cessione di prodotti agricoli e alimentari, che devono essere redatti in conformità al DLgsl 198/2021, norma emanata per contrastare le pratiche commerciali sleali tra le imprese della filiera, che prevede l’obbligo della forma scritta, il quale può essere anche assolto mediante l’insieme di un accordo quadro preventivo e collezione dei documenti di trasporto, fatture, ordini di acquisto con i quali l’acquirente commissiona la consegna dei prodotti.

Questo consente di avere una prova certa e chiara del rapporto contrattuale e delle sue clausole, che possono essere fatte valere in caso di controversie o inadempienze da parte dell’altra parte. In altre parole, la forma scritta e il contenuto del contratto assicurano l’opponibilità del contratto stesso nei confronti del contraente inadempiente o sleale.

Archiflow, l’Information Service Platform di Siav, permette di gestire i contratti digitali agroalimentari in modo semplice, sicuro e collaborativo, rispettando la normativa, garantendo la tracciabilità del processo e offrendo una user experience di qualità.

La filiera agroalimentare è un settore strategico per l’economia e la società italiana, ma anche un settore esposto a pratiche commerciali sleali che mettono a rischio la sostenibilità e la qualità delle produzioni. Per questo motivo, il 15 dicembre 2021 è entrato in vigore il DLgsl 198/2021, che attua la direttiva europea 2019/633 e introduce una serie di norme per contrastare le condotte scorrette tra le imprese della filiera.

Il decreto si applica alle cessioni di prodotti agricoli e alimentari da parte di aziende fornitrici stabilite in Italia ad acquirenti nazionali o esteri, con esclusione dei contratti con le consumatrici e i consumatori finali.

Il decreto stabilisce che i contratti di cessione devono rispondere ai principi di trasparenza, correttezza, proporzionalità e reciproca corrispettività delle prestazioni, e devono essere stipulati prima della consegna dei prodotti.

Inoltre, il decreto limita o vieta una serie di pratiche commerciali sleali. Tra queste, ci sono ad esempio: il pagamento ritardato dei prodotti deperibili; la cancellazione tardiva o retroattiva degli ordini; la modifica unilaterale delle condizioni contrattuali; l’imposizione di costi o rischi non correlati alla cessione; la richiesta di compensazioni per perdite dovute a cause non imputabili all’azienda fornitrice; la divulgazione o l’uso improprio di informazioni riservate.

Il decreto prevede anche un sistema sanzionatorio che può arrivare fino al 10% del fatturato realizzato nell’ultimo esercizio precedente all’accertamento.

Il DLgsl 198/2021 rappresenta quindi un importante strumento per garantire un maggiore equilibrio e una maggiore tutela delle aziende fornitrici e dei soggetti della filiera agroalimentare, contribuendo così a valorizzare le eccellenze del Made in Italy e a promuovere una produzione sostenibile e di qualità.

Ma perché è così importante rispettare il decreto e redigere contratti a norma? La risposta è semplice: perché la compliance non solo garantisce il rispetto delle regole e la prevenzione delle sanzioni, ma anche la tutela dei propri diritti e interessi nei confronti dei propri partner commerciali.

Infatti, il decreto prevede che i contratti di cessione debbano essere redatti per iscritto prima della consegna dei prodotti e debbano contenere le informazioni essenziali relative alla cessione, come ad esempio: le parti contraenti, la quantità e la descrizione dei prodotti, il prezzo, le modalità e i termini di pagamento, la durata del contratto, le condizioni di consegna e di recesso. L’obbligo della forma scritta può essere anche assolto mediante l’insieme di un accordo quadro preventivo e collezione dei documenti di trasporto, fatture, ordini di acquisto con i quali l’acquirente commissiona la consegna dei prodotti.

Questo consente di avere una prova certa e chiara del rapporto contrattuale e delle sue clausole, che possono essere fatte valere in caso di controversie o inadempienze da parte dell’altra parte. In altre parole, la forma scritta e il contenuto del contratto assicurano l’opponibilità del contratto stesso nei confronti del contraente inadempiente o sleale.

La compliance contrattuale è quindi un elemento essenziale per garantire la sicurezza giuridica e la trasparenza nelle relazioni commerciali tra le imprese della filiera agroalimentare. Stipulare contratti a norma significa non solo rispettare la legge, ma anche proteggere i propri diritti e interessi.

Per gestire al meglio la complessità dei contratti digitali agroalimentari, è opportuno adottare una soluzione di gestione documentale, ovvero un sistema informatico che consente di creare, archiviare, consultare e condividere i documenti in formato digitale. Un software di gestione documentale offre numerosi vantaggi per le imprese del settore agroalimentare, tra cui:

• la semplificazione e la velocizzazione delle operazioni di stipula, modifica e rinnovo dei contratti, grazie a modelli predefiniti e personalizzabili, che rispettano i requisiti del decreto e delle norme vigenti;
• la sicurezza e la tracciabilità dei documenti, grazie a sistemi di crittografia, firma digitale, che garantiscono l’autenticità, l’integrità e la validità dei contratti digitali;
• la conservazione e la consultazione dei documenti, grazie a sistemi di archiviazione digitale anche in cloud, che consentono di salvare i contratti in modo sicuro e duraturo e di accedervi in qualsiasi momento e luogo;
• la condivisione e la collaborazione sui documenti, grazie a sistemi di comunicazione e workflow, che consentono di scambiare i contratti con i propri partner commerciali e di gestire le eventuali richieste o reclami;
• l’accesso ai documenti da qualsiasi device (pc, tablet e mobile) in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.

Una soluzione di gestione documentale è quindi uno strumento indispensabile per le imprese del settore agroalimentare che vogliono gestire i propri contratti digitali in modo semplice, sicuro e conforme alla normativa. I contratti digitali permettono infatti di ottimizzare i processi contrattuali, ridurre i costi e i rischi, migliorare le relazioni commerciali e aumentare la competitività sul mercato.

Quando si parla di contratti digitali, spesso si tende a focalizzare l’attenzione esclusivamente sulla fase della firma, considerandola come il momento chiave per garantire la validità e l’efficacia del documento. Tuttavia, questa visione è riduttiva e rischiosa, perché trascura tutti gli altri aspetti che concorrono a rendere il contratto nella forma elettronica conforme alla normativa vigente in materia di documenti informatici.

Infatti, i contratti digitali devono avere una serie di requisiti che riguardano non solo il contenuto dell’accordo stesso, ma anche le modalità di redazione, modifica, approvazione, conservazione e consultazione dello stesso in quanto documento informatico. Questi requisiti sono dettati da diverse fonti normative, tra cui il DLgsl 198/2021, il Codice Civile, il Codice dell’Amministrazione Digitale, il Regolamento eIDAS e le Linee Guida AgID.

Per gestire al meglio questi requisiti e assicurare la compliance dei contratti digitali, è necessario quindi adottare soluzioni tecnologiche che supportino le imprese in tutte le fasi del processo contrattuale. Soluzioni come Archiflow, la piattaforma di Siav che permette di creare, gestire e firmare i contratti digitali in modo semplice, sicuro e collaborativo. Archiflow è quindi la soluzione ideale per chi vuole gestire i contratti digitali non solo con una firma sicura, ma con un processo a norma in tutte le sue fasi.

Archiflow permette di gestire l’intero ciclo di vita dei contratti digitali. L’obiettivo è quello di fornire uno strumento semplice ed efficace per rendere efficiente la gestione del documento “Contratto”, eliminando le attività non a valore che impattano sulle imprese nella gestione di questa particolare tipologia documentale. Oltre a questo, la soluzione proposta permette di condividere le informazioni legate ai documenti in modo semplice e strutturato, aumentando la sicurezza e riducendo i tempi di accesso.

Archiflow si basa su un approccio olistico, che evita la frammentazione e la dispersione dei documenti tipica della gestione via email. Con Archiflow, infatti, si lavora sempre su una unica versione del documento, che viene aggiornata in tempo reale e condivisa con tutti gli attori coinvolti nel processo contrattuale. Grazie a un sistema di notifiche e workflow, si possono assegnare compiti, monitorare le scadenze e gestire le approvazioni in modo efficiente e trasparente.

Archiflow permette anche di firmare digitalmente i contratti e integra anche soluzioni per la firma da remoto, che consentono di sottoscrivere i documenti in modo rapido e sicuro, senza bisogno di installare alcun software o di avere requisiti tecnici particolari. Si tratta di strumenti click to sign che si adattano all’interfaccia dell’utente e che sono web-based, quindi accessibili da qualsiasi dispositivo e luogo.

Inoltre, Archiflow garantisce anche la conservazione e la consultazione dei documenti, assicurando l’autenticità, l’integrità e la validità dei contratti digitali nel tempo.

Con Archiflow, i contratti digitali diventano più fluidi, semplici ed efficaci.

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