Gestione mail efficiente

Menomail è la soluzione documentale
per risparmiare il tempo speso con le mail

Perché una gestione mail efficiente è importante

La flessibilità della posta elettronica ne ha favorito una diffusione molto capillare.
Questo comporta spesso un uso improprio dello strumento, che rende persino utopistico pensare di poter contare su una gestione mail efficiente.

La richiesta di un feedback, il sollecito di un’approvazione al responsabile, l’invio di un file, la conferma di presa in carico di un’attività, senza parlare delle infinite copie conoscenza, quasi mai necessarie ma sempre in grado di far perdere il focus sulle attività in corso. Sono solo alcuni esempi di mail quotidiane rispetto ai quali è difficile non riconoscersi.

Il percorso verso un modo di lavorare davvero smart – da casa o in ufficio – segna quindi un passaggio obbligato: meno mail. Passaggio che deve però avvenire senza pregiudicare i benefici apportati dalla posta elettronica, come la condivisione di documenti e informazioni e la collaborazione. Per questo motivo – per realizzare una gestione mail efficiente – è necessario affidarsi a soluzioni di gestione elettronica dei documenti e dei processi.

Controllo mail e gestione PEC ogni giorno richiedono oltre 2 ore

Secondo uno studio del McKinsey Global Institute, il 28% del tempo quotidiano è speso per la posta elettronica, dal controllo email alla gestione PEC. Si tratta di un costo che le aziende possono evitare di sostenere con la digitalizzazione di documenti e processi.

Da leader nei servizi e nelle soluzioni software collaborative per la digital transformation di documenti e processi, abbiamo deciso di mettere a fattor comune la nostra esperienza, identificando limiti e costi della posta elettronica che impattano sui nostri Clienti e – partendo da essi – individuando le soluzioni più adeguate per concretizzare una gestione mail efficiente, sollevando l’organizzazione dai costi e dagli svantaggi di gestire documenti e processi con la posta elettronica.

8 limiti di gestire documenti e processi con la mail

Dispersione

La mail è un tool di comunicazione e in quanto tale veicola le informazioni. Uno degli usi impropri più diffusi della posta è quello di considerare il client un archivio storico e sicuro dei contenuti scambiati.

Separazione

Ogni documento deve essere fascicolato insieme ad una serie di file correlati. La mail complica l’aggregazione delle informazioni e dei documenti, soprattutto in presenza di molte revisioni intermedie.

Perdite

Ricercare quello che serve all’interno delle caselle di posta è frustrante, vero? Tanto più se il tempo speso a spulciare tra centinaia di mail non basta a far recuperare informazioni essenziali.

Spam

Uno studio Mimecast, definisce superflue l’86% delle mail ricevute. In 9 casi su 10, quindi, sospendere un’attività per leggere una mail e poi tornare a concentrarti su quanto stavi facendo, è inutile.

Ritardi

Il tempo speso per districarsi tra i messaggi di posta può portare a spiacevoli ritardi e a costose sanzioni. Questo vale in particolar modo per le PEC, che spesso richiedono una presa in carico istantanea.

Silos

Oltre che per lo scambio di documenti, le mail sono impropriamente usate anche per innescare il lavoro tra colleghi, rischiando di generare sovrapposizioni e attività svolte per compartimenti stagni.

Inefficienze

La mail non rende monitorabili i processi che si svolgono, riducendo la “collaborazione” tra colleghi alla copia conocenza, protagonista indiscussa delle inefficienze, tanto più in smart working.

Discontinuità

Ogni account di posta è personale. Le informazioni non condivise sono quindi inaccessibili in caso di assenza del collaboratore e completamente perdute in caso di cessione del rapporto di lavoro.

Key points di una gestione mail efficiente grazie a documenti e processi digitali

UN SOFTWARE DOCUMENTALE ORGANIZZA DOCUMENTI E INFORMAZIONI PER TUTTA L’AZIENDA

UN SISTEMA DOCUMENTALE PRESERVA I CONTENUTI NEL TEMPO, ANCHE AL TERMINE DEL RAPPORTO DI LAVORO DI OGNI COLLABORATORE

INTEGRANDO AL CLIENT DI POSTA UN DOCUMENTALE, PUOI ARCHIVIARE E AVERE EVIDENZA DI CIÒ CHE CONTA

CON UN SOFWTARE DOCUMENTALE SEI CONTINUAMENTE AGGIORNATO SU SCADENZE, MAIL E PEC DA GESTIRE

CON UN SISTEMA DOCUMENTALE NON DUPLICHI LE INFORMAZIONI E LA PRESA IN CARICO DI UN TASK È CHIARA

UN DOCUMENTALE CONSENTE AD OGNI UTENTE UNA CHIARA ED IMMEDIATA VISIONE DEL FASCICOLO

UN DOCUMENTALE CONSENTE AGLI UTENTI DI AVERE UNA VISIONE D’INSIEME SU NOTE E ALLEGATI

UN SISTEMA DI WORKFLOW ORGANIZZA LE ATTIVITÀ, NE TIENE TRACCIA E AVVERTE GLI OWNER

Lavorare meglio e con meno mail grazie alle soluzioni Siav

Archiflow per la gestione documentale

Archiflow abilita la gestione efficiente dei documenti. Ogni file all’interno del sistema di gestione documentale viene archiviato in modo sicuro, condiviso con utenti o gruppi specifici, versionato e fascicolato con i contenuti ad esso correlati.

Add-In di integrazione Microsoft Outlook

L’add-in di integrazione tra Archiflow e Microsoft Outlook ti permette di archiviare e gestire qualsiasi messaggio di posta e i suoi allegati direttamente dal client senza alcun download o salvataggi del file in formato .msg.

PEC Manager

Archiflow, oltre ad abilitare in modo nativo la gestione di caselle di posta multiutente, per evitare la sovrapposizione delle attività tra colleghi, può contare sul modulo PEC Manager che offre avanzate funzionalità di gestione, invio e ricezione delle PEC.

Digital Reception

Tramite questo servizio in outsourcing, puoi demandare a Siav anche la ricezione di tutta la posta cartacea, che verrà scansionata, caricata nel documentale in digitale e resa consultabile in qualsiasi momento da ogni collaboratore.

Workflow e Task on Demand

Grazie ai Workflow e ai Task on Demand, Archiflow diventa proattivo e ti guida sulle attività da svolgere. Il focus si sposta sui processi, che diventano digitali ed efficienti. Le dashboard dedicate, inoltre, rendono le performance misurabili.

Portali documentali

I portali documentali integrati ad Archiflow estendono la collaborazione aziendale, permettendo la creazione di intranet aziendali che rendono fluido ed istantaneo lo scambio di informazioni con aziende e professionisti esterni.

Integrazioni

Archiflow è integrabile con molti software come SAP e Word. In questo modo il documentale diventa il centro stella aziendale, automatizzando il dialogo fra sistemi differenti e centralizzando la gestione delle informazioni.