Collaborazione
Mantenere un livello adeguato di collaborazione è cruciale sia per gli obiettivi di business sia per tenere viva l’appartenenza all’azienda. Task, processi e assegnazioni devono essere chiari e semplici da condividere.
Oltre a numerosi benefici per l’azienda, per i collaboratori e per le collaboratrici, lo smart working porta con sé sfide importanti che, se non affrontate in modo adeguato, possono pregiudicare il buon andamento delle attività e il raggiungimento degli obiettivi.
Il lavoro smart, per garantire collaborazione, condivisione, efficienza e quanto è necessario ad un’azienda per raggiungere i propri obiettivi, deve poter contare su una digitalizzazione completa dei documenti – per garantire l’accesso al patrimonio informativo – e dei processi – per assicurare la prosecuzione delle attività, a prescindere dal luogo di lavoro e dal device utilizzato.
Da leader nei servizi e nelle soluzioni software collaborative per la gestione digitale di documenti e processi, abbiamo deciso di mettere a fattor comune la nostra esperienza sulla base delle necessità individuate insieme ai nostri Clienti.
Abbiamo individuato le principali sfide che le aziende smart devono affrontare, ciascuna di esse accompagnata dalle soluzioni e dai servizi Siav necessari per trasformare lo smart working da obbligo e criticità in una nuova opportunità di miglioramento.
Mantenere un livello adeguato di collaborazione è cruciale sia per gli obiettivi di business sia per tenere viva l’appartenenza all’azienda. Task, processi e assegnazioni devono essere chiari e semplici da condividere.
Adottare soluzioni e servizi che alleggeriscano il tempo speso per gestire le mail, sia ricevute nelle caselle di posta personali sia in quelle condivise con i colleghi e le colleghe del team.
Rendere accessibili documenti e informazioni riduce il tempo speso per ricercare quello di cui si ha bisogno, evita inutili duplicazioni ed accelera lo svolgimento delle attività.
Lo smart working impone lo svolgimento delle attività definendo obiettivi chiari, condivisi e soprattutto misurabili, in modo da analizzare l’andamento dei processi.
Lo smart working è efficace quando ogni utente ha a disposizione le stesse possibilità di condividere informazioni, file, opinioni e conoscenza, che avrebbe lavorando in ufficio.
Dematerializzare rende digitale ogni informazione, consentendo a ogni persona di lavorare da casa senza privarsi di tutte le informazioni presenti nei faldoni e nei fascicoli cartacei.
Affidarsi a strumenti sicuri garantisce in primis il rispetto delle normative nazionali ed europee in ambito di tutela dei dati, mettendo inoltre l’area IT al riparo da possibili attacchi informatici e garantisce riservatezza.
La transizione digitale deve avvenire tra i meandri del rispetto della normativa documentale, della classificazione delle informazioni, dell’efficientamento dei processi e della conservazione digitale a norma.
GRUPPI E UFFICI VIRTUALI
Nel lavoro da remoto le persone devono poter collaborare attraverso gruppi e uffici virtuali, per evitare che si creino silos tra utenti e team. L’interfaccia proattiva di un sistema documentale guida le persone tra le attività da fare e gli obiettivi da raggiungere. Documenti, modelli e processi possono essere gestiti in modo centralizzato, evitando download in locale, mail in cc e la proliferazione di versioni.
UN REPOSITORY DOCUMENTALE UNICO
Un sistema documentale garantisce l’accesso a documenti e informazioni, con gli opportuni diritti, in modo capillare a tutti le persone, anche in smart working. Il documentale è utilizzabile anche come repository di modelli di file che consentono di creare nuovi documenti, compilarli, convertirli in PDF, richiederne la firma e archiviarli, il tutto restando sempre all’interno del sistema documentale.
TASK E SCADENZE
I processi si ottimizzano, soprattutto a distanza, abilitando assegnazioni rapide di task e workflow digitali strutturati. Uno scadenzario virtuale sostituisce il calendario della scrivania, aiutando a ricordare priorità e deadline delle attività. Fogli volanti e post-it devono essere sostituiti da annotazioni e condivisioni rapide, tracciabili e sicure.
APPROVAZIONI E FIRME
I processi digitali, come quelli approvativi, devono poter contare su funzionalità di firma semplici ma con valenza legale e soprattutto, accessibili anche da remoto. Le firme digitali ed elettroniche integrate in Archiflow Interactive Dashboard e Mobile abilitano la firma dei file in modo intuitivo.
GESTIONE AGILE DELLE EMAIL
Il lavoro smart working può facilmente tradursi in un aumento sproporzionato delle email ed una difficile gestione delle attività. Grazie a caselle multiutente interne al documentale ogni persona ha una chiara evidenza delle prese in carico di ogni attività, evitando che le stesse vengano duplicate. Il documentale consente l’archiviazione e la gestione dei messaggi più importanti direttamente dal client di posta con un clic.
WEB BASED E MOBILE FIRST
I sistemi che più si adattano allo smart working possono contare su tecnologie cloud e servizi SaaS ad elevata affidabilità. La disponibilità dell’archivio da mobile consente a tutti di alimentarlo con un tocco, sia scattando una foto di un file sia firmando un documento dallo smartphone.
MONITORAGGIO E ANALISI DEI PROCESSI
Un unico tool per vari processi – come quelli relativi a fatture, ticket clienti o attività di back office – abilita analisi più rapide e confrontabili. Le soluzioni di Business Process Management consentono in ogni momento di verificare stato, scadenza e owner di un’attività.
INTRANET E RELAZIONI DIGITALI
Va garantito che lo scambio documentale/informativo con gli stakeholder aziendali avvenga anche a distanza in modo unificato e continuativo. Grazie ai portali documentali anche le bacheche della segreteria o delle mense diventano digitali e social, massimizzando la visibilità delle informazioni e l’interazione.
LA FORMAZIONE CONTINUA
Sale corsi virtuali, corredate di quiz intermedi, attestati e test di gradimento, abilitano le attività di formazione interna ed esterna anche fuori dall’ufficio.
DALLA CARTA AL DIGITALE
I servizi di dematerializzazione in outsourcing rendono digitale e accessibile da qualsiasi device ogni documento. Fotocopie, lettere, PEC, fax, manuali, disegni, email… a prescindere dal formato del documento, ogni file deve essere gestibile digitalmente. I file analogici digitalizzati devono essere resi ricercabili e consultabili al pari di quelli nativamente digitali.
ARCHIVI A NORMA DI LEGGE
L’aiuto di persone competenti per guidare l’azienda a rispettare gli infiniti cavilli legislativi previsti dalle normative è fondamentale. La classificazione è la spina dorsale su cui si regge l’archivio digitale. Per evitare che dopo qualche mese l’archivio diventi caotico e si vanifichino gli investimenti fatti, è opportuno che gli spazi documentali siano organizzati da persone esperte in ambito archivistico.
SICUREZZA CERTIFICATA
Le soluzioni Siav sono certificate esenti da vulnerabilità e garanti di riservatezza, integrità e disponibilità dei dati by default da aziende di spessore nel settore della sicurezza IT. Le informazioni più riservate e i dati sensibili sono tutelati da avanzati sistemi di crittografia che rendono Archiflow una cassaforte per l’intero patrimonio informativo aziendale. Archiflow è inoltre pienamente compliant con il GDPR. Inoltre, semplifica le attività legate all’applicazione dei diritti previsti dalle norme.
Interactive Dashboard e Task on Demand
Interactive Dashboard è web based e accessibile da qualunque browser. All’accesso ogni utente può avere in modo rapido chiara visione delle attività che deve prendere in carico, anche grazie a notifiche push. Con i Task on Demand è facile richiedere ad un/una collega di svolgere un’attività, mentre i Workflow predefiniti abilitano la digitalizzazione dei processi ripetitivi.
Smart Desk
Smart Desk è uno strumento che consente di semplificare e velocizzare le diverse attività relative alla gestione di documenti in formato elettronico (gestione DDT elettronici, gestione delle pratiche) dalla loro ricezione passando per la firma grafometrica sino alla loro successiva archiviazione all’interno di un software di gestione documentale o di un gestionale.
Scadenzario
Il modulo Scadenzario automatizza la verifica dei documenti in scadenza e notifica in modo automatico i destinatari designati della necessità di intervento. In questo modo, il tempo dedicato alla verifica periodica della validità, così come quello necessario per l’assegnazione e la presa in carico delle attività di aggiornamento, può essere dedicato ad attività a maggior valore aggiunto e consente una gestione efficiente di documenti cruciali in ambiti come Qualità, HR, sicurezza sul lavoro.
Add-In per Office
Dematerializzare significa rendere superfluo l’uso della carta: Archiflow consente di rendere digitale tutto il percorso di creazione dei documenti, a partire dagli strumenti che tipicamente sono utilizzati per questo, come Office. Gli Add-in consentono una interazione automatica tra i due mondi e rendono possibile protocollare, indicizzare ed archiviare automaticamente in Archiflow un documento durante la creazione in Office, così come archiviare direttamente nel documentale le email di Outlook.
Archiflow mobile
Le funzionalità di Archiflow Mobile ne fanno uno strumento insostituibile per lo smart working: non hai più bisogno di duplicare o trasferire via email documenti e informazioni aziendali, ma puoi operare direttamente dentro il tuo sistema di gestione documentale, con un elevato standard di sicurezza, aumentando velocità ed efficienza e rispettando le policy aziendali e gestendo processi, approvazioni e firme da remoto.
Dashboard & statistiche di Archiflow
Il modulo di Dashboard & Statistiche di Archiflow consente di analizzare l’andamento di qualsiasi processo tramite report e rappresentazioni grafiche facilmente interpretabili. Dati concreti e attendibili sulle attività supportano il management nella presa di decisioni e permettono di misurare la qualità dei servizi offerti alla propri clientela.
Consulenza Normativa
Siav dispone di un Osservatorio Normativo composto da persone altamente competenti che monitorano in tempo reale le evoluzioni normative e ne traducono gli impatti nei processi e nella gestione documentale delle organizzazioni. La digitalizzazione richiesta dallo Smart Working è un’opportunità per far analizzare a consulenti dedicati i processi attuali e rivederli per renderli più efficienti.
Siav è in grado di supportare la tua Azienda nella costruzione del progetto perfetto per la tua organizzazione.
FIRMA GRAFOMETRICA PER LOGISTICA E PRATICHE DIGITALI