Vuoi conoscere meglio Virgilio? Contattaci!
Siav è in grado di supportare la tua Azienda nella costruzione del progetto perfetto per la tua organizzazione.
Virgilio è un sistema di classe enterprise per la Conservazione digitale a norma dei documenti, in grado di gestire in autonomia un archivio di qualunque dimensione, e un flusso di documenti in ingresso dai piccoli volumi fino a quantità estremamente rilevanti. Con Virgilio è possibile coinvolgere tutti i settori aziendali verso una gestione full digital, definendo ambiti documentali distinti, che possono essere gestiti con processi di conservazione specifici (indicati dalla normativa vigente), garantendo la corretta esecuzione degli stessi.
Virgilio è conforme alle più recenti normative e ai requisiti tecnici AgID accreditamento Conservatori.
Architettura
Virgilio nasce come soluzione scalabile per offrire una risposta alla esigenze che qualunque Organizzazione si trova ad affrontare nella corretta gestione del processo di conservazione sostitutiva. È quindi un sistema di classe enterprise in grado di prendere in carico i documenti e garantirne integrità, accessibilità, validità legale per tutto il loro ciclo di vita. Per rispondere a queste esigenze Virgilio è stato realizzato come applicazione multi-livello, dotata di una serie di servizi intelligenti ed autonomi che cooperano tra loro per alimentare e gestire l’archivio documentale.
Conformità normativa
Virgilio è pienamente compliant con le Linee Guida emanate da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che, dal 1° gennaio 2022, data da cui decorre la piena operatività delle Linee Guida, abrogano il DPCM del 3/12/2013.
Grazie alla presenza di un Osservatorio Normativo interno, Siav assicura non solo la conformità di Virgilio con le normative vigenti ma anche il monitoraggio costante delle evoluzioni legislative, al fine di supportare proattivamente i propri clienti nei processi di transizione digitale a norma.
Generazione e gestione supporti
Virgilio prevede la creazione di supporti che rimangono sempre on-line su dischi magnetici e sono pertanto immediatamente e facilmente consultabili in qualunque momento. La presenza di un archivio on-line consente di attivare procedure automatiche di monitoraggio dei documenti, per garantirne l’integrità, la leggibilità e la validità legale lungo tutto il ciclo di vita, fino allo scarto (se previsto). Questo approccio permette di rendere molto più semplice il processo di esibizione, che può avvenire tramite accesso diretto al database centralizzato.
Monitoraggio automatico archivio
Virgilio mette a disposizione una serie di funzionalità per effettuare un controllo automatico e continuo dell’intero archivio, riducendo al minimo gli interventi manuali, con verifiche quali: controlli di esistenza, leggibilità, integrità, validità legale, eventuali scarti, etc.
Il sistema dispone di sofisticati moduli di monitoraggio dello stato fisico e logico dell’archivio, dei supporti e dei documenti in esso contenuti. È possibile estendere la validità dei documenti tramite il rinnovo automatico della marcatura temporale, scartando quelli che hanno superato il periodo di conservazione stabilito dalle normative e segnalando eventuali situazioni critiche.
Concatenazione supporti per garantire la consecutività
In certi ambiti e per determinate tipologie documentali (es: LUL, libro unico del lavoro) si rende necessario garantire la continuità non solo dei documenti, ma anche dei supporti. Tramite questa funzionalità Virgilio permette di inserire nell’Indice di Conservazione di un supporto i riferimenti univoci al supporto precedente, rendendo permanente e persistente la sequenza dei supporti stessi.
Gestione multi-azienda evoluta
Virgilio permette di gestire la conservazione sostitutiva di documenti afferenti a diverse aziende (tipicamente per un gruppo o per un centro servizi), grazie a funzionalità evolute quali la possibilità di separare fisicamente i documenti e i supporti, nonché i metadati, che possono risiedere anche in database differenti.
Gestione della sicurezza logica dei dati
Virgilio garantisce la massima sicurezza ai dati in termini di protezione e integrità. I metadati sono salvati in un DBMS raggiungibile esclusivamente tramite l’interfaccia applicativa di Virgilio e solo dagli utenti abilitati e dotati di specifiche credenziali. L’integrità logica dei documenti è garantita a livello applicativo tramite un sistema di calcolo e salvataggio nel DB dell’impronta dei documenti.
Siav è in grado di supportare la tua Azienda nella costruzione del progetto perfetto per la tua organizzazione.