La fatturazione elettronica in Europa si sta progressivamente estendendo. Questo rappresenta uno dei temi più caldi del momento e coinvolge tutte le maggiori economie dell’UE, e quindi moltissime imprese: con la diffusione dell’e-fattura a livello europeo, si apre sicuramente una nuova spinta alla semplificazione, ma anche nuove sfide e possibili criticità.

In questo articolo approfondiremo questo tema importantissimo da conoscere per tutte le Organizzazioni nel loro percorso digitale e spiegheremo come essere a norma in uno scenario complesso e mutevole.

Capiremo a che punto siamo, come prepararsi e a cosa prestare attenzione.

Le regole su e-fattura ed e-reporting stanno cambiando alla velocità della luce in tutto il mondo.

Secondo un Report di PwC, si stima che ci siano più di 50 nuovi obblighi all’orizzonte entro il 2025,che interesseranno più di 70 Paesi, per un totale di quasi 60 per cento del PIL mondiale.

Anche l’Europa è investita da questa epocale trasformazione, ma in questo caso abbiamo un ulteriore grado di complessità, ovvero l’Unione Europea stessa!  Infatti, oltre a quello che succede in ogni singolo Stato, esistono delle direttive sulla fatturazione elettronica europea a cui ogni Stato membro deve sottostare.

La prima è la direttiva 2006/112 nella quale vengono regolamentati lo scambio fiscale e l’IVA a livello europeo e viene definito anche cosa sono la fatturazione e la fatturazione elettronica.

A questa direttiva ne sono seguite altre, le più importanti sono senz’altro la 2010/45 e la 2014/55

Nella direttiva 2010/45 è stato introdotto il concetto di fattura in senso generale, svincolato dal formato elettronico o cartaceo. La fattura deve contenere determinati dati e avere determinate caratteristiche: una fattura che ha le caratteristiche di autenticità, leggibilità e integrità è una fattura valida all’interno dell’Unione Europea.

Nella direttiva 2014/55 invece è stato introdotto il concetto di fattura elettronica: una fattura che è stata emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato che ne consente l’elaborazione automatica ed elettronica. In questa direttiva, inoltre, sono stati introdotti  degli standard europei  sintattici per la fattura elettronica, che sono l’UBL 2.1 e la CII (Cross Industry Invoice) ed è stato introdotto anche un modello semantico che definisce qual è  il set minimo di informazioni che deve contenere una fattura affinché sia valida all’interno dell’Unione Europea.

In questo scenario, l’8 dicembre 2022 è stato proposto un nuovo pacchetto di raccomandazioni con lo scopo di emendare le principali normative europee in ambito fiscale e renderle più moderne.

Questo pacchetto – denominato VAT in the Digital Age – ha l’obiettivo di favorire la digitalizzazione del sistema fiscale, combattere le frodi e le evasioni ed estendere l’obbligo di fatturazione in un formato elettronico standard senza esenzioni.

Si tratta di obiettivi molto ambiziosi, e uno degli strumenti per raggiungerli è proprio la creazione di un nuovo sistema di e-reporting e di fatturazione elettronica.

Ma quali sono le tempistiche?

Si prevede che nel 2024 venga resa libera la possibilità di imporre l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica in Europa. Questo tassello è molto importante, perché oggi questa possibilità non c’è. Le direttive attuali infatti prevedono che per la fattura ci sia neutralità di formato e che la fattura elettronica debba essere esplicitamente accettata dai soggetti destinatari. Questo comporta che uno Stato non possa rendere obbligatoria la fattura elettronica in senso generalizzato, e infatti l’Italia, così come altri Paesi, hanno dovuto chiedere deroghe specifiche per poter imporre l’obbligo di fatturazione elettronica.

Sempre nel 2024 è prevista anche la possibilità di utilizzo degli standard europei (UBL-CII) introdotti dalla direttiva 2014/55.

Entro il 2028, che è l’orizzonte finale a cui si tende, la fattura elettronica si pensa debba diventare il metodo ordinario di fatturazione IntraUe. Le operazioni transfrontaliere dovranno essere obbligatoriamente trasmesse tramite fatturazione elettronica, e verrà introdotto un nuovo tipo di reporting chiamato DRR (Digital Reporting Requirements) che andrà a sostituire l’Intrastat.

In attesa dell’approvazione della nuova direttiva  – è ancora in corso un confronto operativo fra i vari stati, che stanno definendo cosa verrà presentato esattamente in questo pacchetto, e una volta preparate le specifiche seguirà l’iter parlamentare – qual è la situazione ad oggi?

Visto che ad oggi per la fatturazione elettronica B2B non c’è ancora nessun obbligo a livello europeo, i vari Paesi  si stanno muovendo  in ordine sparso, sia sotto il profilo del formato, che del canale e dei soggetti obbligati.

Come ben sappiamo, l’Italia ha fatto da “apripista” prima con la fattura PA, poi con la B2B obbligatoria in modo generalizzato.

Altre nazioni europee hanno già definito il percorso attraverso nuove leggi che vedranno nei prossimi anni gli obblighi di fattura B2B secondo modelli variegati: Serbia (2023), Polonia (7/2024), Francia (da 7/24 in poi a seconda della dimensione aziendale), Spagna (2024, legge Crea e Cresci di dicembre 2022), Belgio (7/2024, in avanti – Peppol), Germania (2025, ha richiesto la deroga per l’obbligo)

Oltre a un tema di differenti tempistiche, ci sono grandi differenze sui formati, le regole e i sistemi adottati dai diversi stati.

Vediamo qualche esempio:

la Serbia, dove la fatturazione elettronica è già obbligatoria per tutti dal 1° gennaio 2023, ha un sistema centralizzato, simile a quello italiano.  Il governo serbo utilizza una piattaforma nazionale chiamata eFaktura per gestire lo scambio di fatture elettroniche e il formato scelto dalla Serbia è un formato standard quindi un formato UBL 2.1 che è identico allo standard europeo. Il sistema di piattaforma nazionale eFaktura si occupa anche di conservazione e archiviazione delle fatture elettroniche che vengono scambiate, quindi è possibile conservare direttamente sul sistema governativo.

La Polonia dal primo luglio 2024 renderà la fatturazione elettronica B2B obbligatoria per tutti attraverso una piattaforma centrale che si chiama KSeF. È un sistema molto simile a quello italiano, si basa su un formato proprietario alla stregua di quello italiano.  In Polonia convivranno almeno per un po’ due diversi sistemi, ovvero il KSeF insieme al sistema per le fatture verso la pubblica amministrazione che si chiama PeF e che, basandosi su PEPPOL, ha un meccanismo totalmente differente.

Anche in Francia la fattura elettronica vedrà la luce all’inizio del2024. La Francia ha introdotto un sistema centrale che è il PPF (Portale Pubblico di Fatturazione), che è l’evoluzione del sistema che oggi usato in Francia per fatturazione elettronica in ambito di B2G che è chiamato Chorus Pro.

Tramite questo sistema sarà  possibile scambiare le fatture in maniera diretta oppure tramite “piattaforme di dematerializzazione partner” (PDP), ossia dei aziende fornitrici certificati che saranno gli unici che potranno collegarsi direttamente al PPF.

La Spagna con la Legge “Crea y Crece” del 29 settembre 2022 ha previsto l’estensione dell’obbligo generalizzato tra il 2024 e il 2025, però ad oggi non è stato rilasciato dal governo spagnolo nessun tipo di documento tecnico e non ha ancora chiesto la deroga agli articoli 218 e 232 della normativa IVA.

Anche in Spagna si andrà verso un sistema centrale che gestirà le fatture anche attraverso l’interfacciamento con provider che potranno occuparsi della trasformazione del formato.

Altri Paesi che hanno stanno intraprendendo in Europa un processo di fatturazione elettronica generalizzato sono il Belgio, che utilizzerà un metodo di scambio basato su PEPPOL, il Portogallo  dove le fatture già oggi devono includere un codice a barre e un codice unico documento e dal primo gennaio 2024 dovranno anche includere una firma digitale per essere valide;  la Romania che ha già un obbligo parziale nel B2B introdotto per alcune categorie merceologiche,  e sta pensando ad un’estensione generalizzata a partire dal 2024.

Per un’azienda che lavora in ambito europeo, con filiali estere e rapporti con aziende fornitrici e clienti sparsi in vari Paesi è importante adottare una soluzione che sia scalabile e sufficientemente flessibile per adattarsi velocemente ai cambiamenti normativi.

Nell’affrontare il progetto, i fattori da considerare sono:

• Normativa – come devo fare fattura elettronica?
• Formato – che formato devo usare?
• Modello di interoperabilità – In che modo devo / posso comunicare con aziende fornitrici / autorità?
• Stato di adozione – ho un obbligo stringente? Se sì, quando?

Questa complessità deve essere non solo gestita ma potenzialmente minimizzata adottando una soluzione in grado di gestire tutte le variabili in maniera “trasparente” per l’utente,  ma soprattutto scegliendo un partner in grado di offrire un approccio a 360 gradi e un supporto completo end to end.

In un progetto di fatturazione elettronica infatti ci sono certo gli aspetti tecnologici ma lo scenario è molto complesso perché ci sono tematiche di compliance normativa,  così come tematiche di reengineering organizzativo e un coinvolgimento di stakeholders sia interni sia esterni all’organizzazione.

Quali sono quindi gli strumenti per implementare una fatturazione elettronica estera con l’obiettivo dell’efficienza?

• la tecnologia applicativa: una scelta vincente è quella di avere un’unica soluzione, un’unica visione: noi lo definiamo un Hub di fatturazione multicanale per tutti i processi di fatturazione. Quali sono i vantaggi?
  • una visione unitaria di tutti i processi di fatturazione sia italiana che estera;
  • multicanalità rispetto ai formati (elettronico vs analogico), per gestire una situazione a macchia di leopardo, con modalità tecnologiche diverse.
  • avere un’unica interfaccia senza occuparsi di tutte le complessità sia tecnologiche che organizzative
  • gestire la Conservazione rispetto delle diverse norme

• un supporto consulenziale completo: dalla normativa fino alla reingegnerizzazione dei processi
• un supporto a 360 gradi in logica di Delivery in grado di garantire flessibilità, customizzazione, integrazioni con ERP e altri sistemi aziendali.

In Italia abbiamo un vantaggio: abbiamo già a che fare con un processo obbligatorio di Fatturazione Elettronica e possiamo quindi appoggiarci su questa conoscenza e su un ecosistema che già ci lavora.

Possiamo quindi sfruttare le soluzioni già adottate per la gestione della fatturazione in Italia, estendendole  per essere pronte a gestire il contesto e lo scenario internazionale.

Come? Se in Italia parliamo direttamente con lo SdI, nel resto del mondo, tramite accordi con provider specifici, riusciamo a coprire la compliance globale e a comunicare con  le varie autorità fiscali, sgravando il cliente di tutto questo tipo di complessità e della gestione della comunicazione con i sistemi centrali

Inoltre, una soluzione di questo tipo è in grado di gestire la compliance e l’intero monitoraggio dall’inizio alla fine del processo, quindi dal momento in cui il dato si trova nel sistema ERP fino a quando arriva all’autorità centrale fiscale e ritorna completo di tutte le informazioni per gestire il processo nella sua interezza.

Per tutte le aziende che operano in ambito europeo la fattura elettronica sta ormai diventando un obbligo:

• mi trovo a dover essere compliant con la normativa in essere
• mi trovo a dover essere costantemente aggiornato sull’evoluzione delle regole tecniche e degli adempimenti
• mi trovo a dover rispondere alle richieste dei miei partner commerciali /stakeholder all’estero

Ma è sicuramente anche una grande opportunità: quella di avere un sistema unificato e centralizzato indipendentemente dal paese, quindi che si basa su un’unica piattaforma evoluta in grado di gestire tutte le fatture, con vantaggi importanti:

• Riduzione dei costi
• Riduzione dei tempi di incasso delle fatture
• Automatizzazione ed aumento dell’efficienza di processo
• Aumento della sicurezza