PEC: Obblighi, opportunità ed evoluzione di uno strumento “maggiorenne”

La Posta Elettronica Certificata, introdotta nel nostro ordinamento giuridico ormai diciotto anni fa, è un canale di scambio di documenti sempre più utilizzato, anche se non sempre in modo ottimale.

Gli obblighi di domicilio digitale, la possibilità di certificare “quando” e “cosa” è stato trasmesso, la facilità nel creare una nuova casella, l’aumento delle interazioni digitali, sono tutti fattori che stanno portando aziende ed enti a gestire un volume crescente di caselle e di messaggi, e quindi di attività ad essi collegati.

Se da un lato quindi la PEC è un canale sempre più presente, molto spesso si ragiona ancora in termini di e-mail, equiparando le caselle PEC alle caselle di posta ordinaria: questo porta ad un proliferare di inoltri, con repliche dei contenuti, mancanza di tracciabilità su smistamento, presa in carico e scadenze.

In questo modo, però, invece di cogliere l’opportunità di una gestione intelligente della PEC, si corre il rischio di perdere contenuti anche con valore probatorio elevato.

Tutto ciò in uno scenario in cui la PEC sta evolvendo ed ampliando i suoi confini verso un sistema di comunicazione qualificata a livello europeo, con la definizione dello standard ETSI EN 319 532-4, che certifica anche il “chi”, ovvero l’identità del titolare della casella.