Disporre di un archivio digitale unico per gestire la contrattualistica aziendale è una funzione sempre più fondamentale per garantire la buona salute del business.

In un contesto in cui si lavora spesso da remoto, dotarsi di soluzioni adeguate significa mettersi nelle condizioni di operare al meglio anche “a distanza”, mantenendo fisse le priorità di efficienza, rispetto delle normative e attenzione nei confronti dei propri stakeholders. Per fare questo, è necessario adottare una soluzione olistica e unitaria, che integri tutti gli strumenti necessari per creare, modificare e approvare i contratti in modo sicuro e tracciabile, e dotarsi di uno strumento ben preciso: la firma elettronica, la cui gestione lato business deve essere effettuata tramite una piattaforma capace di integrarsi con il sistema documentale interno.

La combinazione di questi elementi garantisce infatti la corretta gestione dei contratti digitali e pone le basi per una successiva conservazione a norma dei documenti.

Il processo analogico di stipula dei contratti richiede un incontro fisico tra le parti, la stampa di documenti cartacei in più copie e la loro archiviazione manuale. Questo comporta tempi lunghi, costi elevati e inefficienze operative, che non sono più compatibili con le esigenze di velocità e ottimizzazione del mondo digitale.

Le soluzioni digitali offrono un’alternativa fluida ed efficace, che permette di semplificare e rendere full digital tutte le attività relative alla contrattualistica. Questo si traduce in un miglioramento del business, in termini di risparmio economico, produttività e sicurezza del processo, e in una maggiore produttività e flessibilità per il personale.

Tuttavia, per adottare una soluzione digitale per la gestione dei contratti, è necessario affrontare diverse sfide, sia dal punto di vista tecnologico che normativo. Tra queste:

• la collaborazione tra le diverse aree aziendali, che devono uniformare i processi contrattualistici, evitando soluzioni ibride o disomogenee;
• la modifica e l’approvazione dei contratti, che devono coinvolgere vari stakeholder interni ed esterni, con tempi e modalità rapidi ed efficaci;
• la conservazione digitale dei contratti, che deve seguire le norme vigenti a livello europeo e nazionale, garantendo la validità legale dei documenti nel tempo.

Per superare queste sfide, è utile avere un archivio digitale documentale unico, che consenta di:

• centralizzare tutti i contratti digitali in un unico luogo, accessibile da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento;
• tracciare tutte le operazioni effettuate sui contratti, registrando chi ha fatto cosa e quando;
• integrare soluzioni di firma, anche da remoto, che consentano di sottoscrivere i contratti in modo semplice e sicuro, senza bisogno di installare software o avere requisiti tecnici particolari;
• conservare i contratti in modo digitale a norma, seguendo il framework normativo che disciplina i documenti informatici.

Le aziende che vogliono adottare soluzioni digitali per la gestione dei contratti devono bilanciare due esigenze: la compliance normativa e il coinvolgimento degli stakeholder, tenendo conto delle differenze tra il mondo analogico e quello digitale.

La compliance normativa riguarda la validità legale dei documenti informatici, che devono essere creati, modificati, approvati, firmati e conservati seguendo le norme vigenti a livello europeo e nazionale. A livello europeo, i principali riferimenti sono i Regolamenti eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) e il GDPR (General Data Protection Regulation). Il primo stabilisce i criteri per l’identificazione elettronica delle persone fisiche e giuridiche; il secondo definisce le regole per la protezione dei dati personali dei cittadini europei.

A livello nazionale, il Codice Civile dà la nozione di contratto e il principio di libera forma, che permette di scegliere come redigere il documento in modo digitale. Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) è invece la norma di riferimento sia per il settore pubblico che per quello privato. Per quanto riguarda la gestione del ciclo di vita del contratto, dalla creazione alla conservazione, si devono seguire le Linee guida AgID, entrate in vigore da gennaio 2022, e il DPCM del 22 febbraio 2013, che riguarda la firma digitale.

Queste norme sono complesse e in continua evoluzione, per questo Siav ha creato un Osservatorio Normativo dedicato, che monitora costantemente le leggi che riguardano la gestione dei contratti e i processi digitali. Infatti, la firma elettronica è solo uno degli aspetti della compliance, che deve però essere garantita in tutte le fasi del processo documentale, dalla formazione alla conservazione.

Il coinvolgimento degli stakeholder riguarda la collaborazione tra le diverse aree aziendali e i vari soggetti interni ed esterni che partecipano alla stipula dei contratti. Questa collaborazione deve essere fluida, rapida ed efficace, per evitare ritardi, errori e inefficienze. L’invio di e-mail con allegati, la creazione di molteplici versioni dei documenti, la gestione manuale dei flussi approvativi sono pratiche inefficienti e rischiose, che rallentano e complicano il processo contrattuale. Pertanto, gestire i contratti digitali in maniera efficiente ed efficace richiede un approccio olistico e unitario, che eviti la frammentazione e la dispersione dei file.

I processi documentali sono l’anima di un’organizzazione, il filo che collega le persone, le attività, le informazioni. Sono i processi che danno vita ai documenti, che li fanno circolare, che li arricchiscono, che li conservano. Sono i processi che rendono i documenti utili, validi, sicuri, accessibili.

Per creare, organizzare e mantenere un archivio digitale dei contratti in modo efficiente e conforme alle norme vigenti, è necessario adottare una soluzione globale, che integri tutti gli strumenti necessari per creare, modificare, approvare, firmare e conservare i documenti informatici.

Questa soluzione deve anche garantire una buona user experience, che permetta di collaborare in modo efficiente e flessibile con gli stakeholder interni ed esterni, anche da remoto e con qualsiasi dispositivo.

Per gestire in modo globale il ciclo di vita dei contratti digitali, in Siav offriamo una soluzione – basata sull’Information Service Platform Archiflow – che permette di:

• creare i contratti digitali prevedendo la possibilità di integrazione con sistemi esterni come ERP, (attraverso una generazione diretta), Word (creando il nuovo contratto da template o ex novo) o altri servizi (dai quali effettuare operazioni di import);
• modificare e approvare i documenti creati coinvolgendo gli stakeholder in modo collaborativo, attraverso flussi di lavoro chiari e univoci – grazie all’integrazione con Easy Workflow e Task On demand – e tenendo traccia di tutte le operazioni effettuate, fino al consolidamento finale del contratto in formato PDF;
• firmare i contratti digitali in modo semplice e sicuro, integrando soluzioni per la firma a distanza click to sign che non richiedono l’installazione di software o requisiti tecnici particolari;
• conservare i contratti a norma, seguendo il framework normativo che regola la conservazione digitale dei documenti informatici.

Inoltre, in Siav investiamo costantemente nella Ricerca e Sviluppo per offrire una soluzione sempre aggiornata e in linea con le esigenze di ogni Organizzazione.

Con l’archivio documentale di Siav, i vantaggi che si possono ottenere sono numerosi:

• aumento del controllo con una visione completa e aggiornata dello stato dei processi e delle versioni dei documenti, con un sistema di tracciabilità che registra la storia delle operazioni effettuate;
• miglioramento della standardizzazione attraverso modelli uniformi e clausole coerenti con le esigenze di ogni Organizzazione, evitando errori e incongruenze;
• risparmio di tempi e costi grazie alla riduzione – se non eliminazione – delle attività manuali e ridondanti e all’automazione delle operazioni più frequenti, come la creazione, la modifica, l’approvazione e la firma dei contratti;
• garanzia della sicurezza e della conformità alle norme vigenti, che assicura la validità legale, l’integrità e l’opponibilità nel tempo dei contratti;
• ottima user experience grazie a strumenti user friendly e multi-piattaforma, che permettono di collaborare in modo fluido e flessibile con gli stakeholder interni ed esterni, anche da remoto e con qualsiasi dispositivo.

Offriamo una consulenza gratuita e personalizzata, per analizzare le esigenze specifiche e suggerire la soluzione più adatta ad ogni caso. Forniamo anche un supporto formativo, funzionale e normativo, per implementare con successo l’archivio documentale in ogni Organizzazione.

Il nostro approccio garantisce la validità del processo contrattuale, della scelta della tipologia di firma elettronica e della procedura di conservazione digitale dei documenti.