Con Archiflow, Amadori ha unificato in un’unica piattaforma tutti i processi di Document Management, fino ad una gestione totalmente digitale di differenti tipologie contrattuali
La realtà di Amadori è articolata, con un personale che si occupa di diverse attività ed è distribuito su vari territori, con la necessità di gestire ogni anno i rinnovi contrattuali del personale dipendente stagionale, che rappresenta la grande maggioranza. Il precedente processo di gestione dei contratti era analogico, e questo comportava diverse criticità, e diverse inefficienze nel preparare, far firmare e archiviare i documenti. Era necessario quindi digitalizzare i contratti e ottimizzare la gestione dei flussi approvativi.
Grazie ad Archiflow, oggi Amadori ha implementato un nuovo processo, completamente digitale, per la gestione dei contratti con il personale dipendente, persone esterne con cui è attivo un rapporto di collaborazione e aziende fornitrici, dalle fasi di creazione e firma, alla conservazione e consultazione dei documenti.
Era una sfida complessa, e all’inizio avevamo dei dubbi sull’opportunità di adottare un sistema di gestione digitale dei contratti e di firma elettronica in così poco tempo e per così tanti documenti. Siav è stata la nostra guida in questo percorso, mostrandoci con chiarezza i passi da seguire dal punto di vista normativo e dei processi e creando una user experience efficace.
Sandro Salvigni, Head of Innovation di Amadori
In poco tempo, Archiflow ha permesso ad Amadori di gestire oltre 7000 contratti HR all’anno: i documenti firmati vengono raccolti in un paio di settimane, anziché in oltre due mesi, con un risparmio di tempo del 75%. Inoltre, garantisce un monitoraggio puntuale e costante del processo e dello stato di sottoscrizione dei documenti, limitando l’intervento del personale HR alla gestione puntuale di eventuali eccezioni.
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