Bolla doganale: nuove norme, obblighi e opportunità di automazione per le aziende

Dal 9 giugno 2022, le aziende che importano merci dall’estero devono adeguarsi alla nuova normativa che prevede l’utilizzo di prospetti digitali per le operazioni di sdoganamento. Si tratta di  documenti elettronici che sostituiscono il vecchio formulario cartaceo (D.A.U.) e che contengono tutti i dati relativi alla dichiarazione doganale, al pagamento delle imposte e allo svincolo delle merci. La sostituzione della bolla doganale cartacea con i prospetti digitali fa parte di un processo di digitalizzazione e armonizzazione dei sistemi informativi doganali a livello europeo, volto a contrastare le frodi e a semplificare le procedure. Come sfruttare al meglio le opportunità offerte dalla digitalizzazione di questo documento?

La bolla doganale di importazione è uno dei documenti più importanti per le aziende che operano nel commercio internazionale, in quanto attesta la regolarità fiscale delle merci introdotte nel territorio nazionale, e, di riflesso, l’effettiva non imponibilità IVA dell’importazione. Fino a poco tempo fa, questo documento era cartaceo. Ora, invece, è diventato digitale e viene pubblicato online dall’Agenzia delle Dogane sul portale dedicato, dove può essere consultato e scaricato in qualsiasi momento.

Questa novità ha avuto un impatto diverso a seconda del tipo e della frequenza delle importazioni effettuate dalle aziende, ma anche della loro visione strategica e della loro capacità di adattarsi ai cambiamenti. Alcune imprese hanno infatti approfittato dell’occasione per rendere più efficienti e snelli i processi legati alle operazioni di sdoganamento, mentre altre si sono limitate a rispettare i nuovi requisiti normativi.

La scelta tra un approccio più o meno innovativo dipende da diversi fattori, tra cui il volume e la natura delle importazioni, la complessità della struttura aziendale e le competenze interne. Tuttavia, il fattore più rilevante è la visione strategica del management, che deve avere chiari gli obiettivi di miglioramento dell’organizzazione nel medio-lungo periodo, come velocizzare le operazioni di sdoganamento e razionalizzare i processi interni, non solo per quanto riguarda il recupero delle informazioni doganali, ma anche per la conservazione e la riconciliazione dei documenti.

Per cogliere al meglio queste opportunità, le aziende devono dotarsi degli strumenti e delle competenze necessari, ma soprattutto affidarsi ad un partner esperto che possa offrire consulenza e assistenza specializzata sulle normative e le procedure doganali, nonché sulle opportunità di integrazione e di ottimizzazione dei processi.

Con la Circolare ADM n. 22/2022 del 6 giugno 2022, la bolla doganale di importazione è passata dal cartaceo al digitale, con conseguenze importanti per le aziende che importano merci Extra UE. Queste aziende devono ora accedere al portale web dell’Agenzia delle Dogane, dove trovano i documenti che certificano la regolarità fiscale delle operazioni di importazione disponibili in un cassetto doganale:

• il Prospetto di Riepilogo ai fini contabili, emesso al momento dello svincolo delle merci e obbligatorio per l’esercizio della detrazione IVA, che contiene il codice MRN (Master Reference Number) che identifica in modo univoco la dichiarazione doganale;
• il Prospetto sintetico, che riepiloga i dati salienti della dichiarazione, messo a disposizione dal momento dell’accettazione della dichiarazione doganale;
• il Prospetto di svincolo, emesso in fase di uscita delle merci dagli spazi doganali per consentire l’apposizione del visto ad uscire e attestare l’avvenuto assolvimento delle formalità doganali.

Grazie alla digitalizzazione della bolla doganale, le aziende hanno una maggiore trasparenza dello sdoganamento e possono recuperare più rapidamente le informazioni necessarie per il credito IVA. Inoltre, possono conservare i documenti in formato digitale, senza doverli stampare e archiviare materialmente.

Tuttavia, il cassetto doganale presenta anche alcune sfide e limiti che le aziende devono affrontare. Infatti, non si può conoscere in anticipo e a priori quando tali prospetti saranno disponibili, pertanto è il soggetto importatore che deve consultare quotidianamente il cassetto per verificare la presenza dei prospetti, ricercandoli attraverso il codice MRN, in quanto non è prevista al momento alcuna notifica in modalità push. Inoltre, c’è il tema della conservazione digitale: i documenti informatici generati elettronicamente devono essere archiviati secondo quanto previsto dal CAD (Codice dell’Amministrazione digitale) e dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, con tutte le implicazioni relative alla metadatazione dei documenti.

Per trarre vantaggio dalla digitalizzazione della bolla doganale, le imprese hanno bisogno di soluzioni che siano in grado di integrarsi con il portale dell’Agenzia delle Dogane e con i propri sistemi interni, e che siano in grado di automatizzare il recupero, la conservazione e la riconciliazione dei prospetti digitali. In Siav abbiamo sviluppato una soluzione flessibile che risponde a queste esigenze.

La nostra soluzione si basa su Archiflow, l’Information Service Platform di Siav, che connettendosi con il portale dell’Agenzia delle Dogane, permette di scaricare automaticamente i documenti relativi alle operazioni di importazione; tali documenti vengono archiviati in modo sicuro e conforme alla normativa vigente. Il processo automatico verifica in modo programmato quali sono gli MRN privi di prospetto, ed interroga il portale dell’Agenzia delle Dogane per ottenere la rispettiva documentazione da scaricare. Se il download non dovesse andare a buon fine al primo tentativo, Archiflow tenta di effettuare la stessa operazione in maniera ciclica, seguendo le finestre temporali definite. È possibile personalizzare la frequenza dei controlli secondo le esigenze di ogni Organizzazione. Inoltre, Archiflow consente di configurare delle ricerche personalizzate all’interno della schermata principale, in modo da monitorare ed avere sotto controllo lo stato dell’arte con un solo click.

Inoltre, una volta eseguito il download del documento, Archiflow permette di estrarre le informazioni riportate nel prospetto disponibile e di salvarle in un file tracciato che potrà essere fonte di elaborazioni personalizzate, come ad esempio per il collegamento tra il prospetto e le fatture.

La soluzione di Siav è pensata per essere flessibile e adattabile alle diverse esigenze delle imprese, in base al volume e alla tipologia delle importazioni, alla complessità organizzativa e ai sistemi informativi già in uso.

La soluzione proposta da Siav offre una serie di vantaggi per le imprese che importano merci dall’estero, grazie all’automazione dei processi legati alla gestione dei documenti di importazione. Tra i principali vantaggi, si possono citare:

• Risparmio di tempo e risorse nella gestione dei documenti doganali: automatizzare questo processo significa liberare le persone dell’Ufficio Amministrativo dall’onere di dover inserire manualmente i codici MRN per verificare la disponibilità dei prospetti, guadagnando tempo e risorse.
• Prevenzione di sanzioni o ritardi dovuti a mancato download dei prospetti, garantendo la completezza dei documenti obbligatori per essere compliant alla normativa per il credito l’IVA.
• Ottimizzazione dei processi interni relativi all’Import, semplificando le attività, riducendo gli errori e aumentando la sicurezza e la tracciabilità dei documenti.
• Certezza di conservazione digitale dei documenti conforme alla normativa grazie alla possibilità di inviarli in automatico in conservazione utilizzando il servizio di Siav.

La digitalizzazione della bolla doganale è un’opportunità per le imprese di rendere più efficiente e competitiva la propria attività di importazione, ma anche di adeguarsi alle nuove sfide del mercato globale. Con la nostra soluzione, in Siav vogliamo accompagnare le imprese in questo percorso di innovazione e trasformazione digitale.