Dalla Richiesta Di Acquisto alla registrazione automatica delle fatture passive, tutto senza intervento umano: la soluzione Siav migliora la qualità della vita

La registrazione automatica delle fatture passive è una sfida che richiede di catturare in modo intelligente tutte le informazioni utili per contabilizzare le fatture. Il formato XML dovrebbe agevolare il compito, ma spesso si rivela un ostacolo, a causa di imprecisioni, inesattezze, dimenticanze nella compilazione dei dati. Per superare questa sfida, è necessario disporre di una soluzione che possa, grazie a delle logiche di RPA (Robotic Process Automation), estrarre queste informazioni dai documenti in modo automatico e, per mezzo di un motore di regole effettuare la registrazione automatica per gran parte delle fatture. Ma è anche importante che il motore di regole sia facilmente parametrizzabile da parte dell’utente senza coinvolgere l’ufficio tecnico, in quanto ogni documento ha le sue peculiarità e necessita di verifiche ed arricchimenti dedicati. In Siav offriamo un’ampia gamma di soluzioni e di servizi in grado di rispondere a queste esigenze, sfruttando al meglio la gestione documentale in chiave digitale, dalla Richiesta Di Acquisto alla contabilizzazione automatica delle fatture, riducendo al minimo l’intervento umano.

Come descritto precedentemente in questo Blog, per attuare il processo occorre:

• Progettare la “Customer Experience” dall’esterno verso l’interno rendendo partecipi sia le Aziende fornitrici che le Aziende clienti
  Bisogna scegliere le Aziende fornitrici più adatte al processo di Accounts Payable e coinvolgerle nel progetto di digitalizzazione, chiedendo loro di inviare le fatture in formato elettronico e di seguire le regole di compilazione e trasmissione indicate;
• Sfruttare le conoscenze delle persone addette ai lavori
  Occorre fare affidamento sul contributo delle persone addette ai lavori, coinvolgendo le persone che hanno una conoscenza dettagliata di cosa funziona e cosa non funziona nelle loro operazioni quotidiane, portando la necessaria competenza ed esperienza;
• Usare piattaforme digitali integrate con ERP
  Sono necessari sistemi documentali che si integrano con gli ERP, anche quelli più complessi come SAP, per portare l’automazione a livelli elevati in tutto il processo, agendo su più fronti: ordini automatici, gestione delle anomalie con workflow automatizzati, registrazione automatica delle fatture passive e pagamenti automatici.

Per rendere i processi più efficienti, bisogna automatizzarli dall’inizio alla fine, tappa dopo tappa.
L’Information Service Platform Archiflow, con i Cruscotti SAP, il modulo di gestione delle RDA, il portale per le aziende fornitrici Siav Frame e gli strumenti integrati di gestione workflow e firma digitale, offrono una soluzione full digital per gestire tutto il processo in modo integrato e automatizzato, dalla Richiesta Di Acquisto, alla contabilizzazione automatica delle fatture passive, al pagamento.

La soluzione Siav consente di inserire i dati in modo strutturato, con interfacce semplici ed intuitive, e di contare sulla piena integrazione con SAP per avere un passaggio automatico dei dati tra Archiflow e l’ERP ed una visualizzazione trasparente dei documenti da SAP.

Tutti i dati di processo vengono acquisiti e salvati nella piattaforma Archiflow, quindi è possibile tracciare e organizzare i flussi di lavoro, monitorare le performance operative, i tempi di attraversamento, la completezza dei dati e il raggiungimento dei KPI.

La Richiesta di Acquisto (RDA) è un documento specifico che esprime la necessità di approvvigionamento di un bene o servizio, a prescindere dal ruolo, e comunica all’ufficio acquisti cosa serve per svolgere le attività.

Per creare una RDA, basta accedere ad Archiflow e usare come fonte i dati che provengono direttamente da SAP e che Siav Frame rende disponibili su Archiflow. È possibile inserire tanti tipi di dati: il centro di costo, le voci di budget, il motivo della richiesta, gli articoli, in modo da avere dei dati accurati che risiedono su Archiflow e che generano il documento di RDA indicizzato e pronto per il suo iter approvativo attraverso dei workflow automatici.

Per ogni richiesta, il percorso approvativo si adatta alle esigenze specifiche, usando parametri diversi, come il centro di costo o l’importo. Così, una richiesta può passare “per le mani” di un soggetto responsabile, di una direzione o di varie persone a seconda della sua rilevanza. Prima di arrivare all’approvazione finale, però, bisogna accreditare l’azienda fornitrice inserendo i suoi dati nel sistema direttamente in Archiflow.

Inoltre, per liberare una richiesta, occorre verificare il budget disponibile per quella voce e metterlo a confronto con le altre richieste aperte. Se il budget è insufficiente, serve una autorizzazione extra. Se il budget è sufficiente, si può procedere. In questo modo, ogni richiesta viene valutata in relazione alle altre e non in modo isolato.

L’approvazione finale si traduce in una apertura automatica dell’RDA su SAP, grazie ad una integrazione tra Archiflow e SAP. Così, si evita di dover inserire di nuovo i dati su SAP, ma si può passare direttamente alla creazione dell’ordine di acquisto da inviare all’azienda fornitrice.

Con questa soluzione, si può seguire e monitorare tutto il processo; si guadagna velocità, perché si ha una visione sul budget e sull’approvazione in un unico strumento; si gestisce l’integrazione con gli ERP in modo da automatizzare tutto il flusso di informazioni e garantire una qualità dell’informazione fin dal primo passo del ciclo passivo.

L’RDA è solo il punto di partenza: con Archiflow si possono ricercare e attivare una serie di processi che si adattano alle esigenze e che gestiscono il fascicolo dei documenti legati ad una pratica, dall’RDA in poi. Con un solo click, è possibile gestire con facilità e rapidità ogni aspetto dei processi: approvazioni, anomalie, firme elettroniche e altro ancora.

Questi processi possono riguardare:

• Ordini: l’ordine generato da SAP può essere inviato alle aziende fornitrici in svariati modi (tramite PEC, in formato elettronico, con l’accettazione dell’ordine).
• Bolle doganali: si possono gestire le bolle nazionali ed estere, offrendo una serie di servizi che semplificano e automatizzano le operazioni di ricezione, archiviazione, indicizzazione, riconciliazione, verifica dell’M.R.N. (Movement Reference Number), creazione e controllo dei documenti doganali.
• Fatture: avere un workflow che determina il possibile approvatore tramite un motore di regole, consente di risparmiare tempo e numerose email.
• Pagamenti: un sistema automatico che blocca o sblocca il pagamento in base alle regole rende più semplice e trasparente la gestione dei pagamenti.

Con il Cruscotto Passivo SAP, gestire le fatture passive non è mai stato così semplice e organizzato. Si tratta di una soluzione intelligente, flessibile e personalizzabile, che consente di gestire ogni tipo di fattura passiva, senza distinzione di origine, natura o formato. Che si tratti di fatture italiane o estere, di servizi o di materiali, di artigiani o di agenti, di documenti interni o esterni, il Cruscotto Passivo le registra e le invia al Sistema di Interscambio con i parametri corretti.

Il Cruscotto Passivo ha alcune caratteristiche distintive:

• soluzione certificata SAP: è sviluppato con un connettore certificato SAP, che garantisce la compatibilità con gli aggiornamenti del sistema;
• garanzia di supporto nel tempo: è frutto del lavoro del Competence Center SAP, dove operano persone con elevate competenze tecniche e funzionali in grado di sviluppare soluzioni professionali e di fornire supporto per analisi specifiche;
• modularità: è costituito da moduli che possono essere attivati in base alle esigenze e che vengono costantemente aggiornati per seguire le novità del mercato, come la fatturazione elettronica estera;
• adattabilità e personalizzazione: può essere configurato e personalizzato in base alle richieste delle Aziende, con costi ridotti. Un esempio: un workflow dettagliato per l’approvazione delle fatture, anche all’interno di SAP, per un caso o un tipo di ordine particolare;
• compatibilità con S/4 HANA: è già pronto per essere utilizzato con la nuova versione di SAP.

Il modulo di registrazione automatica delle fatture passive presuppone che la fattura contenga al suo interno tutte le informazioni richieste per consentire di eseguire i controlli che normalmente vengono svolti manualmente. Ad esempio, se ci sono dei blocchi al pagamento, questa informazione attiva un workflow di approvazione al pagamento basato su una serie di criteri.

Il sistema è in grado di estrarre tali informazioni, usarle per le opportune verifiche, senza richiedere l’intervento di un operatore e, in caso di successo, procedere con l’effettiva registrazione.

Tra i controlli disponibili vi sono, ad esempio:

• il controllo di coerenza tra le quantità ordinate, ricevute e fatturate;
• la quadratura dell’imponibile di riga, tenendo conto di eventuali soglie di arrotondamento, definite sulla base delle esigenze aziendali;
• la verifica di eventuali entrate merci relative ad ogni posizione dell’ordine anche successive alla ricezione della merce stessa;
• il controllo di eventuali uscite merci o storni.

A questo punto, il Cruscotto riconcilia la fattura con l’ordine e gli eventuali DDT, e, una volta stabilita la registrabilità della fattura, la contabilizza automaticamente in SAP.

In questo modo vengono abbattuti quasi del tutto i tempi di contabilizzazione e i costi sostenuti per l’estrazione, il controllo e la quadratura dei dati.

Inoltre, a seguito della registrazione, grazie all’integrazione completa tra Archiflow e SAP, lo stato del documento e i metadati vengono aggiornati in automatico anche in Archiflow e la registrazione si chiude con un cambio di stato.

Il sistema permette in qualsiasi momento l’intervento manuale qualora sia necessario per la risoluzione di eventuali anomalie e/o non conformità, o nel caso in cui sia richiesto per completare attività urgenti per la registrazione della fattura.

Come possiamo semplificare il tuo lavoro?

• 3-way match per verificare la corrispondenza tra le merci ricevute, le fatture e le quantità ordinate;
• gestione workflow per attivare dei flussi di lavoro personalizzati per richiedere e approvare documenti anche verso soggetti esterni a SAP;
• dati editabili per modificare le informazioni presenti nel documento e inserirne di nuove;
• utilizzo di tutte le transazioni di registrazione SAP per contabilizzare le fatture;
• gestione delle code di lavoro per organizzare le attività per i diversi utenti, in base a criteri come la provenienza delle fatture, la presenza o meno degli ordini, il tipo di merce o servizio;
• gestione degli storni in modo semplice e veloce, per evitare di dover svolgere molte operazioni manuali che rallentano il processo e creano confusione con i protocolli e le immagini dei documenti;
• modulo dei TD integrativi (esterometro) per gestire le fatture estere in modo semplice e veloce, mostrando quali fatture occorre integrare secondo le richieste dello SdI e i collegamenti tra di esse;
• associazione automatica dei codici IVA in base al tipo documento SAP, così da facilitare la registrazione delle fatture con le informazioni specifiche di SAP;
• integrazione completa con Archiflow per archiviare e consultare i documenti;
• Content Server esterno a SAP (Archiflow) per evitare la duplicazione dei documenti;
• IBAN Check per controllare la coerenza tra l’IBAN inserito in Fattura e l’IBAN associato all’Azienda fornitrice in SAP;
• registrazione automatica delle fatture presenti nel Cruscotto, senza nessun intervento umano, che è il passo finale per migliorare la qualità della vita.