Addio all’esterometro: cosa cambia dal 1° luglio 2022

Per effetto degli obblighi introdotti dalla legge di Bilancio 2021, dal 1° luglio 2022 gli operatori economici nazionali dovranno effettuare l’invio delle operazioni transfrontaliere utilizzando le stesse modalità tecniche attualmente previste per la fatturazione elettronica nazionale. Ma vediamo nel concreto cosa cambia ripercorrendo tutte le tappe.

Che cos’è l’esterometro? 

L’esterometro è un adempimento introdotto a partire dal 1° gennaio 2019, contestualmente all’obbligo di fatturazione elettronica nazionale, con lo scopo di fornire all’Agenzia delle Entrate i dati completi di fatturazione delle operazioni transfrontaliere che non transitano attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), ovvero quelle relative a cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate (e ricevute) nei confronti di soggetti al di fuori del territorio dello Stato italiano.

A partire dal 2019, quindi, tutte le imprese italiane che hanno fornito o acquistato beni all’estero hanno dovuto presentare l’esterometro con cadenza trimestrale, ad eccezione dei seguenti casi:

• emissione di una bolletta doganale per operazioni extraeuropee;
• emissione di ricevuta o fattura elettronica mediante il Sistema di Interscambio.

Esterometro sino al 30 giugno 2022

Si avvicina l’ultima scadenza per l’esterometro tradizionale: le aziende chiamate a questo adempimento e che vogliono sfruttare tutto il periodo utile, ovvero fino al 30 giugno 2022, dovranno effettuare l’ultimo invio trimestrale dei dati relativi al secondo trimestre 2022 entro il 22 agosto 2022 (considerando la proroga feriale). Si tratterà comunque dell’ultimo invio possibile per l’esterometro così come lo conosciamo, che dopo vari slittamenti “va in pensione”, sostituito dal nuovo (ma già collaudato) sistema SdI.

Cosa cambia invece dal 1° luglio 2022?

Come già dettagliatamente illustrato su questo BLOG, l’articolo 1 – commi 1103 e 1104 – della Legge di Bilancio 2021 ha modificato la disciplina dell’esterometro e introdotto una serie di obblighi su ulteriori tipi di documento che devono essere gestiti tramite invio al SdI.

Non cambiano solo le modalità di invio (la necessità di adottare il formato standard XML e transitare dal Sistema di Interscambio), ma cambiano anche i tempi per adempiere. Si passa, infatti, dall’invio “massivo” dei dati del trimestre di riferimento entro il mese successivo, a una trasmissione telematica “per operazione”.

Se da un lato viene abolito l’invio del tracciato trimestrale, dall’altro viene introdotto l’obbligo per le aziende italiane di inviare al SdI anche le informazioni relative alla fatturazione estera nello stesso formato “XML B2B” delle fatture nazionali.

Inoltre il nuovo invio dell’esterometro assolve contestualmente anche agli obblighi di integrazione delle fatture d’acquisto dall’estero previsti dal DPR 633/1972 e DDL 31/1993.

Il nuovo scenario operativo, dunque, semplifica e standardizza il dialogo tra il Contribuente e l’Amministrazione Finanziaria, disegnando, di fatto, un unico canale e un unico tracciato per gestire diversi adempimenti fiscali: fatture elettroniche nazionali, invio dati delle operazioni transfrontaliere, obblighi di integrazione degli aspetti IVA sugli acquisti dall’estero, nonché – opzionalmente – le integrazioni per il reverse charge nazionale.

Come gestire le fatture attive estere

Relativamente alle fatture emesse verso aziende clienti estere, la norma richiede che per ogni fattura attiva estera debba essere inviato a SdI un documento integrativo in formato XML contenente un’estrazione dei dati della fattura analogica inviata all’aziende cliente. Al posto del codice destinatario, trattandosi di soggetto estero, deve essere utilizzato il codice «XXXXXXX», come indicato dall’Agenzia delle Entrate: questo consentirà al Sistema di Interscambio di capire che stiamo emettendo una fattura destinata a soggetti non residenti. I tempi per l’invio sono:

• 12 giorni per le fatture immediate;
• entro il 15 del mese successivo all’effettuazione dell’operazione per le fatture differite.

Rimane in carico all’azienda emittente l’onere di consegna alle proprie aziende clienti nelle modalità usuali, ad es. PDF; infatti, l’azienda cliente estera non riceverà la fattura direttamente dallo SdI, di conseguenza l’originale deve comunque essere inviata allo stesso.

Come gestire le fatture passive estere

Relativamente alle fatture delle aziende fornitrici estere, la Legge di Bilancio ha introdotto l’obbligo in capo all’azienda italiana ricevente di produrre, per ogni fattura ricevuta, un file “XML B2B” da inviare al SdI e contenente le informazioni previste dalle attuali norme in tema di integrazioni fatture per acquisto di beni e servizi all’estero.

A seconda del tipo di acquisto il file XML verrà identificato da uno specifico codice tipo documento:

• TD17: Integrazione/autofattura per acquisto di servizi dall’estero;
• TD18: Integrazione per acquisti di beni intraUE;
• TD19: Integrazione/autofattura per acquisto di beni ex art. 17 c. 2 D.P.R. 633/72.

In questo caso, l’azienda fornitrice estera invia la fattura secondo le modalità tradizionali concordate (es. PDF); una volta ricevuta la fattura, l’azienda Cliente italiana deve gestire la fattura, generare il documento integrativo ed inviarlo a SdI nel formato XML e nei tempi richiesti dalla normativa, monitorandone efficacemente l’avvenuta trasmissione.

L’invio deve infatti avvenire entro il 15 del mese successivo dalla ricezione della fattura ed a fronte della trasmissione di un TD17/TD18/TD19, SdI emette una ricevuta di consegna e ritrasmette il file all’azienda italiana alla stregua di una e-fattura passiva.

Si tratta di una operazione complessa, che coinvolge aspetti di efficienza e compliance. Infatti, per rispettare la normativa, le Organizzazioni devono avere pieno controllo della gestione dei documenti integrativi XML, dei tempi di invio, della gestione dei ritorni, di monitoraggio delle operazioni. Come ha messo in luce l’introduzione della fatturazione elettronica, saranno sicuramente avvantaggiate le aziende che dominano i flussi documentali digitali lungo l’intera catena del valore. L’eliminazione dell’esterometro rappresenta un’occasione per proseguire nel percorso di trasformazione digitale, anche iniziando a ragionare su una serie di servizi a corredo che potrebbero riguardare, per esempio, la dematerializzazione delle procedure relative alla prova di consegna e alla corretta gestione del fascicolo doganale.

Sanzioni esterometro 2022

In caso di mancata o errata trasmissione dei dati, la normativa stabilisce che la sanzione amministrativa prevista è pari a 2 euro per ogni fattura, fino ad un massimo di 400 euro mensili.

Tale sanzione viene ridotta del 50%, entro il limite massimo di 200 euro per ciascun mese, qualora i relativi dati vengano trasmessi (o ritrasmessi i dati erronei) entro i quindici giorni successivi alle scadenze stabilite.

Una soluzione di gestione documentale per l’invio dei documenti integrativi a SdI

Alla luce delle disposizioni normative, le aziende che hanno rapporti commerciali con aziende clienti e fornitrici estere devono gestire una serie di flussi documentali da e verso il Sistema di Interscambio. La necessità di gestire tali documenti, che possono pervenire con una molteplicità di formati differenti, secondo i tempi previsti dalla normativa è una sfida soprattutto se si tratta di fatture principalmente ricevute in modalità analogica.

È indispensabile, quindi, disporre di un sistema di gestione documentale capace di supportare l’invio a SdI di ciascuna tipologia di XML prevista dalla normativa, di gestire la ricezione e l’archiviazione delle fatture integrative di copia di ritorno e trasmesse da SdI e delle ricevute di consegna prodotte da SdI.

Inoltre, gestire il processo “a monte” con una soluzione di gestione documentale significa avere le spalle larghe in caso di contenzioso. Si pensi ad un processo di incasso per il quale si hanno solo i dati della nuda fattura, senza alcun supporto documentale. Serve accedere anche alla parte esplicativa, ai DDT (Documenti di Trasporto), ai documenti doganali, ai contratti. Il patrimonio informativo di un’azienda è fatto di documenti e di dati. Ed entrambi i fattori sono essenziali: se manca uno dei due, l’organizzazione non sta in piedi.

Il modulo Invoice Manager di Archiflow supporta l’efficienza degli uffici amministrativi nella generazione e gestione dei file XML relativi ai documenti integrativi, nella verifica dei tempi di invio con successo e nella gestione dei ritorni. In particolare, su quest’ultimo fronte, il sistema offre funzionalità che consentono una adeguata e distinta gestione dei flussi relativi alle fatture passive estere con quelli relativi alle fatture passive nazionali, con monitoraggio e statistiche di processo dedicati e la creazione automatica di allegati circolari tra documenti correlati.