Data Analytics: come sfruttare i dati dei processi aziendali per prendere le migliori decisioni

I dati sono una miniera d’oro per le Aziende. Ma solo se possono essere organizzati ed interpretati allo scopo di creare valore. La sfida è saper cogliere il significato di questi dati: qui entra in gioco la data analytics.

Ma come si fa a trasformare i dati in conoscenza? Come si fa ad estrarre questo valore? Come si fa a rendere i dati utili per il business? La risposta è una sola: con la data analytics. Inoltre, è importante integrare diverse soluzioni di data analytics nei propri applicativi per analizzare e presentare i dati relativi ai processi documentali in modo grafico e interattivo, dando sostegno alle decisioni strategiche e incrementando la produttività.

I dati sono come le impronte digitali: ogni nostra azione ne lascia una. In ogni ambito e settore, dal marketing alla finanza, dalla produzione alla logistica, dalla sanità all’istruzione, i dati raccontano una storia. Analizzare i dati significa leggere quella storia, renderla visibile e comprensibile, estrarne le informazioni chiave, coglierne le opportunità, guidare le decisioni e creare valore. Una soluzione di analytics applicata a documenti, processi e informazioni permette di raccogliere e analizzare i dati al fine di scoprire informazioni utili per il business. Questa soluzione si basa sulle tecniche di data analytics, che analizzano grandi quantità di dati per scoprire modelli nascosti, correlazioni e altri insight.

Applicare queste tecniche a documenti, processi e informazioni può supportare le aziende per:

• conoscere meglio i propri processi documentali, monitorando, ad esempio, il numero di documenti gestiti, il personale coinvolto, i tempi di processamento, le modalità di lavorazione delle diverse tipologie documentali e altre metriche rilevanti;
• migliorare la qualità e l’efficienza delle operazioni, individuando eventuali criticità, inefficienze, errori o anomalie nei processi documentali e intervenendo per ottimizzarli o correggerli;
• creare vantaggio competitivo e crescita, utilizzando i dati come leva strategica per supportare le decisioni aziendali, aumentare la soddisfazione delle aziende clienti e degli stakeholder, ridurre i costi e incrementare i ricavi.

Per fare questo, però, non basta avere i dati: bisogna anche poterli interpretare e trasformare in azioni. Questo tipo di analisi richiede competenze multidisciplinari, che spaziano dalla matematica alla statistica, dall’informatica alla programmazione, dalla logica alla creatività. Ecco perché è importante avere una soluzione di analytics per raccogliere e analizzare questi dati.

Per implementare una soluzione di analytics di documenti, processi e informazioni è necessario avere una data strategy, ovvero una visione strategica e operativa per raccogliere, gestire, analizzare e utilizzare i dati al fine di supportare gli obiettivi di business. È necessario anche disporre di strumenti e metodi specifici, che variano a seconda del tipo, della qualità, della quantità e della finalità dei dati. Una data strategy efficace deve tenere conto di diversi aspetti, tra cui:

• la qualità e la completezza dei dati: i dati devono essere accurati, aggiornati, completi e consistenti per garantire la validità delle analisi;
• la sicurezza e la privacy dei dati: i dati devono essere protetti da accessi non autorizzati, perdite o danneggiamenti, garantendo il rispetto delle normative e delle preferenze delle persone;
• la governance e la standardizzazione dei dati: i dati devono essere classificati in base a criteri oggettivi e condivisi, come il formato, la provenienza, la proprietà, la frequenza di aggiornamento;
• la cultura e le competenze dei dati: le persone coinvolte nei processi aziendali devono avere le conoscenze e le abilità necessarie per gestire e analizzare i dati in modo efficace ed efficiente;
• gli strumenti e le tecnologie dei dati: le soluzioni software e hardware devono essere adatte e avanzate per raccogliere, archiviare, elaborare e visualizzare i dati in modo rapido e scalabile.

I processi documentali sono l’anima di un’organizzazione, il filo che collega le persone, le attività, le informazioni. Sono i processi che danno vita ai documenti, che li fanno circolare, che li arricchiscono, che li conservano. Sono i processi che rendono i documenti utili, validi, sicuri, accessibili.

Ma i processi documentali sono anche una sfida, una responsabilità, un’opportunità. Sono una sfida perché richiedono competenze, risorse, tecnologie. Sono una responsabilità perché devono rispettare norme, leggi, regolamenti. Sono un’opportunità perché possono generare valore, innovazione, vantaggio competitivo.

Per affrontare questa sfida, per assolvere questa responsabilità, per cogliere questa opportunità, è necessario conoscere e monitorare i processi documentali con degli indicatori di performance, o KPI (Key Performance Indicator). I KPI sono delle misure che ci dicono quanto bene stiamo facendo, quanto possiamo migliorare, quanto stiamo raggiungendo i nostri obiettivi.

I KPI ci dicono quanto siamo efficienti: se usiamo le risorse in modo ottimale, se riduciamo gli sprechi, se aumentiamo la produttività. Ci dicono quanto siamo qualitativi, per avere la garanzia che la relazione con le Aziende Clienti funzioni in modo ottimale. Ci dicono quanto siamo efficaci, se la qualità del servizio erogato soddisfa le esigenze e le aspettative dei nostri stakeholders interni ed esterni.

Per definire e misurare i KPI è necessario avere partner giusti: partner che conoscono i processi documentali, partner che offrono soluzioni tecnologiche all’avanguardia, partner che si adattano alle esigenze specifiche di ogni Organizzazione.

I dati sono una ricchezza per le Organizzazioni, ma come trasformarli in conoscenza e valore aggiunto? Come rendere visibili e comprensibili i processi documentali che li generano e li gestiscono? Come ottimizzare le risorse e le performance dei processi stessi?

Queste sono le sfide che in Siav affrontiamo con la nostra soluzione di analytics applicata a dati e processi integrata in Archiflow, la nostra Information Service Platform. Offriamo uno strumento innovativo e personalizzabile, in grado di integrare i dati provenienti da Archiflow con quelli di altri sistemi informativi, e di analizzarli tramite una piattaforma di BI (Business Intelligence) con funzionalità avanzate di visualizzazione, navigazione, drill-down e raggruppamento.

Con la nostra soluzione, le Aziende possono:

• avere una visione completa e dettagliata dei processi documentali, con KPI e dashboard interattive;
• identificare le aree critiche e le opportunità di miglioramento, sia in termini di efficienza che di qualità;
• monitorare l’evoluzione dei processi nel tempo e confrontarla con gli obiettivi strategici;
• supportare la decisione basata sui dati, con informazioni affidabili e aggiornate.

La soluzione è flessibile e scalabile, adattabile alle esigenze specifiche di ogni Azienda. Inoltre, è compatibile con qualsiasi strumento di BI già presente nell’Organizzazione, consentendo di integrare il flusso di dati di Archiflow senza dover cambiare piattaforma.

I documenti di ciclo passivo e attivo sono tra i più importanti per una Azienda, in quanto riguardano le operazioni di acquisto e vendita di beni e servizi. La gestione di questi documenti richiede efficienza, precisione, tempestività, per garantire la corretta registrazione contabile, il rispetto delle scadenze, il controllo dei flussi di cassa, la soddisfazione di clienti e fornitori.

Per gestire al meglio i documenti di ciclo passivo e attivo, è necessario disporre di strumenti che consentano di analizzare i dati correlati a questi documenti, in modo da avere una visione completa e aggiornata della situazione finanziaria dell’organizzazione, delle sue performance, dei suoi rischi e delle sue opportunità.

La nostra soluzione permette di estrarre, elaborare e visualizzare i dati relativi ai documenti di ciclo passivo e attivo gestiti da Archiflow, integrandoli con quelli provenienti da altri sistemi informativi (ad esempio, il sistema ERP).

In questo modo, le Aziende possono:

• monitorare i KPI relativi ai processi di ciclo passivo e attivo, come il numero di documenti gestiti, il valore dei documenti, i tempi di processamento, i tempi di pagamento;
• analizzare i dati con diverse modalità: per tipologia di documento, per fornitore/cliente, per periodo temporale, etc;
• visualizzare i dati con dashboard interattive e personalizzabili, che offrono una rappresentazione grafica e sintetica dei dati, con funzionalità avanzate;
• condividere le dashboard con le diverse direzioni dell’organizzazione (ad esempio, la direzione finanziaria, la direzione commerciale, la direzione amministrativa), in modo da fornire informazioni utili e significative per il supporto alla decisione.