Cessioni extra UE: sfrutta l’RPA per ottimizzare il monitoraggio dei documenti

Le cessioni extra UE – ovvero la pratica di spedizioni di merce verso aziende clienti extra comunitarie – rappresentano, insieme alla gestione delle cessioni intra UE, un tema di business cruciale, che coinvolge rilevanti aspetti di efficienza e compliance. Garantire un’efficace gestione di questi processi attraverso gli strumenti IT più adeguati consente di ottimizzare l’operatività aziendale, minimizzando l’oneroso impatto operativo richiesto alle persone dell’ufficio amministrativo per la gestione, il controllo e il monitoraggio dei documenti.  

Scegliere la soluzione più performante, in questo quadro, è essenziale: la proposta Siav dedicata aiuta l’organizzazione a raggiungere i massimi obiettivi di efficienza, garantendo il rispetto della compliance e, di riflesso, l’effettiva non imponibilità IVA della cessione. 

L’importanza dell’IT per la gestione delle cessioni extra UE 

Ma perché uno strumento di questo genere è così necessario? Quando qualsiasi imprenditore, imprenditrice o professionista impartisce delle relazioni aziendali con l’estero che lo portano allo scambio di beni e servizi fuori dai confini nazionali e comunitari, è assoggettato a diversi obblighi in materia di IVA che, a loro volta, variano in relazione alla territorialità dell’azienda straniera, ovvero se l’azienda con cui si scambiano beni o servizi sia appartenente all’UE o sia extra UE. 

Chi paga l’IVA nella Cessione dei beni extra UE secondo l’art.8

Ai sensi dell’art. 8 del DPR 633/1972, le esportazioni non sono imponibili IVA in Italia. In questi casi, l’IVA è addebitata e versata nel Paese di importazione, perciò non è necessario dichiarare l’IVA in qualità di esportatore. Tuttavia, per l’esportazione dei prodotti occorre fornire la prova che i beni siano stati effettivamente trasportati al di fuori dell’UE. Tale prova potrebbe essere fornita presentando alle autorità fiscali la copia di una fattura, di un documento di trasporto o di una dichiarazione doganale di importazione. 

Sarà necessario presentare tale documentazione per poter dedurre integralmente qualsiasi importo IVA da percepire che sia stato versato in una transazione precedente relativa all’esportazione. Se la documentazione è insufficiente, l’azienda potrebbe non aver diritto a un rimborso dell’IVA per l’esportazione dei beni. 

La gestione documentale delle cessioni extra UE 

È dunque evidente che, per ottenere i benefici cui si ha diritto in caso di cessioni extra UE, è essenziale operare nel massimo rispetto delle prescrizioni normative. Ed è qui che interviene il sostegno di un’adeguata soluzione IT, come quella proposta da Siav. 

La soluzione – costituita dalla combinazione del software di gestione documentale, con i servizi di imputazione dati in outsourcing e gli strumenti di Robotic Process Automation di Siav – consente di gestire in modo efficiente tutte le comunicazioni (tipicamente trasmesse via e-mail) relative alle bollette doganali. Grazie all’integrazione del sistema documentale con le caselle e-mail, ogni messaggio di posta e i relativi allegati (le bolle doganali) vengono automaticamente archiviati.  

Il servizio BPO (Business Process Outsourcing) di Siav prende in carico la documentazione e identifica le informazioni a maggior valore per il documento, come l’MRN (Movement Reference Number) e il numero della fattura, registrandoli direttamente all’interno del sistema di gestione documentale. Quest’ultimo con una automazione robotica interagisce con il portale dell’Agenzia delle Accise Dogane e Monopoli ed infine collega in modo automatico e del tutto trasparente per l’utente fatture e bolle tra loro, generando il cosiddetto Fascicolo Doganale. 

Lo strumento concretizza dunque vantaggi operativi importanti: 

• la mail diventa un canale, non un luogo di lavoro; 
• attività onerose e a basso valore aggiunto possono essere svolte dal software di Robotic Process Automation ed ove indispensabile facilmente delegate agli operatori dei servizi di outsourcing;
• è possibile accedere rapidamente ai documenti della pratica.
  
  

La soluzione Siav: RPA per il controllo e il monitoraggio dei documenti 

Ma il valore aggiunto della soluzione Siav non si ferma alla semplice gestione documentale. E si estende, grazie al ricorso a tecnologie evolute di RPA in grado di “dialogare” in modo intelligente con i sistemi esterni, anche alle attività di controllo e monitoraggio dei documenti relativi alle cessioni extra UE. 

Il termine chiave è RPA (Robotic Process Automation), acronimo che definisce una delle più innovative tecnologie finalizzate all’efficientamento delle strutture organizzative. Si tratta, in particolare, di software che hanno lo scopo di automatizzare in modo profondo i processi di back office: opportunamente configurate, permettono di emulare le attività di una risorsa umana e interagire con le applicazioni in essere, consentendo, di fatto, di sollevare il personale da tutte le incombenze ripetitive e routinarie dei processi amministrativi. 

Grazie alle funzionalità di RPA, Archiflow incrocia automaticamente gli MRN delle bolle presenti a sistema con i dati presenti sul sito di Agenzia Dogane e Monopoli. Lo stato della pratica è aggiornato in tempo reale e l’utente è avvisato dell’avvicinarsi della scadenza prevista per usufruire della non imponibilità IVA. Tramite una sezione dedicata, inoltre, la soluzione abilita il monitoraggio rapido e puntuale delle fatture di esportazione e delle bolle doganali, con dettaglio di data e stato di ogni documento. 

Ne conseguono benefici operativi importanti:  

• notifica di esportazione MRN aggiornata in automatico; 
• alert personalizzabili per rispettare ogni scadenza; 
• monitoraggio configurabile per fatture e bolle doganali.

Come gestire il fascicolo doganale nelle cessioni extra UE

La gestione efficiente del Fascicolo Doganale è una tematica di primaria importanza per ogni organizzazione che esporta le proprie merci oltre i confini dell’Unione Europea, attraverso -appunto – le cosiddette cessioni extra UE. La gestione analogica dei documenti relativi alle cessioni in questione, tipicamente realizzata tramite file Excel, richiede alle segreterie commerciali o amministrative tempi di lavorazione estremamente elevati e comporta rischi derivanti da data entry per ogni singola pratica, che rendono il digitale un’opportunità concreta a prescindere dai volumi in gioco. 

La soluzione Siav, in questo contesto, rappresenta una chiave di volta concreta. Tutto, dalla ricezione di bolle e fatture, all’estrazione delle informazioni chiave fino all’abbinamento dei documenti, diventa automatizzato. L’operatività è infatti delegata alle soluzioni e ai servizi Siav, che permettono un focus maggiore sulle attività più strategiche per l’ufficio.  

A questo va aggiunto che il controllo periodico manuale dell’MRN sul sito ADM è delegato alla tecnologia di Robotic Process Automation di Archiflow. Il monitoraggio è aggiornato in tempo reale, rendendo gli onerosi file Excel un lontano ricordo. 

Ricorrere a una soluzione come quella proposta da Siav per la gestione delle cessioni extra UE può realmente fare la differenza. Non usufruire della non imponibilità dell’IVA nei tempi previsti dalla normativa può infatti tradursi in costi di grande rilievo. E non va scordato che il mancato rispetto dei termini prevede una sanzione fino al 100% dell’IVA all’Agenzia Dogane e Monopoli.  

Siete disposti a rischiare tanto?

Quali sono i vantaggi di una soluzione digitale per la gestione delle esportazioni extra UE

• Automazione dell’intera pratica documentale di esportazione, dalla ricezione di bolle e fatture, all’estrazione delle informazioni chiave fino all’abbinamento dei documenti
• Riduzione al minimo del lavoro manuale e delle attività a basso valore aggiunto
• Riduzione dei tempi di ricerca e consultazione delle bolle doganali e per la creazione del fascicolo
• Aumento della produttività del reparto amministrativo
• Monitoraggio in tempo reale dello stato del visto ad uscire e di tutte le attività
• Tracciatura automatica delle attività sul documento e del processo
• Compliance alla normativa, evitando il rischio di sanzioni
• La mail diventa un canale non un luogo di lavoro