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Integrazione avanzata con SAP

Sap Link certificato e cruscotti integrati

Gestione Digitale delle Fatture e Integrazione con SAP

Tra le funzionalità di Archiflow in ambito di gestione e digitalizzazione del ciclo della fatturazione, l’integrazione avanzata con SAP è in grado di semplificare l’operatività degli utenti con tutti i vantaggi che derivano dall’utilizzo di un sistema di Enterprise Content Management per la gestione documentale ed il workflow al fine di efficientare la gestione del ciclo di vita del documento e la condivisione dello stesso all’interno dell’Organizzazione.

Grazie all’integrazione nativa con SAP, infatti, Archiflow diventa l’archivio digitale unico per l’Organizzazione, potendo estendere il sistema ERP come:

Repository documentale aziendale cross-dipartimento, che permette di gestire in un unico “Fascicolo” anche documenti non prodotti e gestiti in SAP
Cruscotto Approvativo per tutti i processi aziendali (ERP e fuori ERP) e per tutti gli utenti aziendali (anche coloro che in azienda non utilizzano l’ERP)
Piattaforma multicanale di Inbound & Outbound verso clienti e fornitori

Modulo Sap Link certificato: come ti aiutiamo?

Con il modulo SAP Link potrai avere una avanzata integrazione di Archiflow con SAP, realizzata in modalità certificata.

Potrai alimentare direttamente da SAP in modo del tutto trasparente l’archivio documentale di Archiflow e avere direttamente dalla tua interfaccia client di SAP (SAP GUI) la visualizzazione dei documenti archiviati in Archiflow.

Con il Cruscotto di pre-registrazione e il Cruscotto per l’invio delle fatture, potrai amministrare ciclo passivo e ciclo attivo in modo sempre più smart grazie a dashboard dedicate al monitoraggio ed alla gestione delle fatture ancora più semplici e integrate ai sistemi del business, aumentando la produttività quotidiana degli utenti.

Scopri il Cruscotto Passivo

La dashboard di pre-registrazione delle fatture per una gestione semplice e integrata

Scopri il Cruscotto Attivo

Gestisci l’invio delle fatture elettroniche in pochi click e direttamente dall’ERP

Alcuni esempi applicativi

Scopri gli scenari organizzativi e i casi d’uso realizzabili grazie all’integrazione con SAP

Key Points dell’integrazione avanzata con SAP

Soluzione ufficialmente certificata da SAP.
Completa trasparenza per gli Utenti finali, che accedono ai documenti direttamente da SAP.
Repository su Archiflow, soluzione Enterprise per la gestione dei documenti e dei processi documentali.
Elevate prestazioni, per gestire flussi consistenti di documenti da archiviare nel sistema.
Scalabile per supportare archivi voluminosi e per garantire alta affidabilità.
Disponibilità del Fascicolo elettronico della Fornitura, accessibile direttamente da SAP, garantendo diritti di visibilità coerenti per competenza e ruolo.
Gestione dei processi approvativi estesa anche agli utenti non SAP
Integrazione nativa con il modulo Siav Invoice Manager, cruscotto per l’invio, la ricezione e la gestione multicanale delle fatture e la Fatturazione Elettronica.
Integrazione nativa con le soluzioni e i servizi Siav di Conservazione Digitale a norma AgID
Possibilità di esternalizzare il Servizio di OCR (Divisione Siav di Document Management Outsourcing), la piattaforma Archiflow (Software-as-a-Service) e la responsabilità del processo di Conservazione Digitale a norma AgID.

Casi d’uso dell’integrazione avanzata di Archiflow con SAP

Gestione Contratti

I contratti vengono archiviati in Archiflow, ed avviati alla registrazione in SAP attraverso il connettore certificato Siav. Tutti i documenti che successivamente saranno correlati a tale contratto, saranno collegati automaticamente nel Fascicolo della Fornitura.

Richieste di Acquisto

La Richiesta di Acquisto compilata in SAP è direttamente archiviata in Archiflow. E’ possibile allegare tutti i documenti utili all’approvazione (offerte, corrispondenza, email, allegati vari) e avviare un workflow approvativo in Archiflow che coinvolge utenti non utilizzatori di SAP. La successiva approvazione della RDA genera l’automatica conversione in ODA all’interno di SAP.

Ordine di Acquisto

L’Ordine di Acquisto compilato in SAP viene archiviato automatiacamente in Archiflow, collegandosi alla RDA e a tutti i documenti già archiviati. In Archiflow può essere avviato un workflow approvativo che coinvolga utenti non utilizzatori di SAP . La successiva approvazione dell’Ordine genera l’invio al Fornitore, archiviando automaticamente la comunicazione e le ricevute nel Fascicolo della Fornitura.

DDT e ricevimento merce

Il Magazzino effettua l’entrata merci in SAP, ed appone sul DDT cartaceo un barcode che viene letto e registrato nella transazione mediante barcode reader. La successiva scansione di DDT cartacei genera l’archiviazione in Archiflow. In tale momento, i DDT in formato elettronico saranno visibili a tutta l’organizzazione sia in Archiflow che in SAP.

Ricevimento fatture fornitori

Archiflow presidia i canali di ricezione estraendo dai messaggi i documenti PDF o XML contenuti ed applicando elettronicamente il barcode necessario al connettore certificato. Gli utenti di contabilità avranno a disposizione in Archiflow (e consultabile da SAP GUI) il Fascicolo della Fornitura alla data disponibile (RDA, Ordini, Contratti, DDT Fornitori, corrispondenza).

Registrazione fatture fornitori

Eseguite le verifiche di conformità in Archiflow, gli operatori possono procedere alla registrazione delle fatture direttamente in SAP. Attivando le opportune configurazioni, sarà possibile trasferire l’XML di registrazione direttamente in SAP per agevolare gli utenti nella compilazione delle transazioni.

Invio fatture clienti

Le fatture attive vengono generate internamente da SAP e inviate ad Archiflow per l’archiviazione. Una volta salvati nel repository di Archiflow, i documenti possono essere gestiti utilizzando tutte le funzionalità di gestione documentale presenti nel sistema. In particolare Archiflow si occupa dell’invio multicanale delle fatture ai Clienti.

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Cruscotto passivo SAP di pre-registrazione

L’ultima evoluzione del connettore SAP permette una gestione delle fatture ancora più semplice e integrata ai sistemi del business, aumentando la produttività quotidiana degli Utenti.

Grazie al Cruscotto, direttamente all’interno dell’ERP, gli Utenti dispongono di una console contenente un elenco di fatture che, a seguito delle lavorazioni svolte autonomamente da Archiflow, sono pronte per essere registrate.

AMPIA VISIBILITÀ DELLE INFORMAZIONI NECESSARIE

Il Cruscotto consente all’Utente di disporre in modo rapido di tutte le informazioni necessarie per procedere con le attività di registrazione: oltre all’accesso diretto alle transazioni MIRO/FB60, l’Utente con un clic può ad esempio accedere alla scheda documentale della fattura oppure visualizzare gli eventuali allegati.

GESTIONE DEI WORKFLOW

Nel caso in cui l’Utente rilevi una non conformità, egli può avviare agevolmente un workflow per risolvere l’errore rilevato; in tal caso egli procederà direttamente dal Cruscotto, con l’assegnazione del task di gestione del problema agli Uffici (o gli Utenti) che ritiene opportuni. E’ possibile inoltre configurare una apposita notifica ad utenti/gruppi con dettaglio dell’anomalia.

COORDINAMENTO E DIALOGO TRA I SISTEMI AZIENDALI

L’integrazione offerta dal Cruscotto valorizza le lavorazioni compiute da Archiflow e agevola le operazioni all’interno di SAP.
Ad esempio, a seguito dell’attività di registrazione di una fattura nell’ERP, lo stato del documento verrà aggiornato in modo automatico all’interno di Archiflow, senza bisogno di alcuna marcatura manuale.

KEY BENEFITS

Tutte le informazioni all’interno di un’unica schermata, dentro l’ERP;
Registrazione delle fatture realizzabile in pochi click;
Fatture caricate in automatico nell’ERP;
Possibilità di attivare direttamente dal Cruscotto workflow per risolvere non conformità;
Monitoraggio continuo ed immediato dello stato delle fatture;
Visualizzazione delle fatture e delle ricevute in formato human readable;
Lavorazione delle fatture esternalizzabile al servizio di Business Process Outsourcing di Siav;
Cruscotto pienamente integrabile con le soluzioni software e servizi in outsourcing Siav di conservazione;
Funzioni di ricerca avanzate per filtrare tra i documenti caricati.

Cruscotto SAP di invio fatture attive

Il cruscotto di invio fatture attive, è un’estensione SAP che consente di generare le fatture nel formato richiesto dalla normativa (XML) e trasmetterle al sistema di smistamento e controllo delle e-fatture (SdI) direttamente dall’ERP.

Sempre da SAP, grazie al cruscotto, gli utenti possono firmare le fatture e disporre di una visione completa dei dati di testata, della tipologia e dello stato delle e-fatture.

GESTIONE DEL CICLO ATTIVO RESTANDO SEMPRE IN SAP

Oltre alle operazioni di emissione, firma e trasmissione, il cruscotto SAP® di invio fatture attive consente agli utenti di prendere visione dello stato delle e-fatture e dei relativi dati di testata. Il cruscotto consente inoltre di visualizzare in modalità human readable sia le fatture in formato XML sia le ricevute inviate dal Sistema di Interscambio.

ANOMALIE GESTITE DALL’ERP

Il cruscotto consente inoltre di gestire eventuali anomalie che possono verificarsi nel processo di gestione delle e-fatture attive. Alcune fatture, ad esempio, potrebbero essere scartate dal Sistema di Interscambio (SdI) oppure potrebbero non essere state consegnate al cliente.

CRUSCOTTO INTEGRABILE ALL’ECM ARCHIFLOW

Le fatture clienti costituiscono il tassello conclusivo dei documenti che compongono il ciclo attivo. La possibilità di integrare il cruscotto con Archiflow consente alle organizzazioni di avere una gestione digitale a 360° gradi dell’intera pratica: dall’offerta effettuata all’ordine ricevuto, passando per il contratto di vendita stipulato.

KEY BENEFITS

Emissione delle fatture XML direttamente dall’ERP;
Firma automatica delle fatture XML da inviare alla PA;
Servizio integrato con SdI per l’inoltro delle fatture al cliente;
Monitoraggio continuo ed immediato dello stato delle fatture;
Visualizzazione delle fatture e delle ricevute in formato human readable;
Possibilità di utilizzare la dashboard di invio fatture attive o, in alternativa, il servizio in outsourcing di Siav;
Cruscotto integrabile con il sistema documentale Archiflow per una gestione full digital del ciclo attivo;
Cruscotto pienamente integrabile con le soluzioni software e servizi in outsourcing Siav di conservazione.