Scopri il Cruscotto Passivo
La dashboard di pre-registrazione delle fatture per una gestione semplice e integrata
Tra le funzionalità di Archiflow in ambito di gestione e digitalizzazione del ciclo della fatturazione, l’integrazione avanzata con SAP è in grado di semplificare l’operatività degli persone con tutti i vantaggi che derivano dall’utilizzo di un sistema di Enterprise Content Management per la gestione documentale ed il workflow al fine di efficientare la gestione del ciclo di vita del documento e la condivisione dello stesso all’interno dell’Organizzazione.
Grazie all’integrazione nativa con SAP, infatti, Archiflow diventa l’archivio digitale unico per l’Organizzazione, potendo estendere il sistema ERP come:
Con il modulo SAP Link potrai avere una avanzata integrazione di Archiflow con SAP, realizzata in modalità certificata.
Potrai alimentare direttamente da SAP in modo del tutto trasparente l’archivio documentale di Archiflow e avere direttamente dalla tua interfaccia client di SAP (SAP GUI) la visualizzazione dei documenti archiviati in Archiflow.
Con il Cruscotto di pre-registrazione e il Cruscotto per l’invio delle fatture, potrai amministrare ciclo passivo e ciclo attivo in modo sempre più smart grazie a dashboard dedicate al monitoraggio ed alla gestione delle fatture ancora più semplici e integrate ai sistemi del business, aumentando la produttività quotidiana delle persone.
La dashboard di pre-registrazione delle fatture per una gestione semplice e integrata
Gestisci l’invio delle fatture elettroniche in pochi click e direttamente dall’ERP
Scopri gli scenari organizzativi e i casi d’uso realizzabili grazie all’integrazione con SAP
Gestione Contratti
I contratti vengono archiviati in Archiflow, ed avviati alla registrazione in SAP attraverso il connettore certificato Siav. Tutti i documenti che successivamente saranno correlati a tale contratto, saranno collegati automaticamente nel Fascicolo della Fornitura.
Richieste di Acquisto
La Richiesta di Acquisto compilata in SAP è direttamente archiviata in Archiflow. E’ possibile allegare tutti i documenti utili all’approvazione (offerte, corrispondenza, email, allegati vari) e avviare un workflow approvativo in Archiflow che coinvolge le utenze che non utilizzano SAP. La successiva approvazione della RDA genera l’automatica conversione in ODA all’interno di SAP.
Ordine di Acquisto
L’Ordine di Acquisto compilato in SAP viene archiviato automatiacamente in Archiflow, collegandosi alla RDA e a tutti i documenti già archiviati. In Archiflow può essere avviato un workflow approvativo che coinvolga le utenze che non utilizzano SAP . La successiva approvazione dell’Ordine genera l’invio al Fornitore, archiviando automaticamente la comunicazione e le ricevute nel Fascicolo della Fornitura.
DDT e ricevimento merce
Il Magazzino effettua l’entrata merci in SAP, ed appone sul DDT cartaceo un barcode che viene letto e registrato nella transazione mediante barcode reader. La successiva scansione di DDT cartacei genera l’archiviazione in Archiflow. In tale momento, i DDT in formato elettronico saranno visibili a tutta l’organizzazione sia in Archiflow che in SAP.
Ricevimento fatture fornitori
Archiflow presidia i canali di ricezione estraendo dai messaggi i documenti PDF o XML contenuti ed applicando elettronicamente il barcode necessario al connettore certificato. Le utenze di contabilità avranno a disposizione in Archiflow (e consultabile da SAP GUI) il Fascicolo della Fornitura alla data disponibile (RDA, Ordini, Contratti, DDT Fornitori, corrispondenza).
Registrazione fatture fornitori
Eseguite le verifiche di conformità in Archiflow, il personale può procedere alla registrazione delle fatture direttamente in SAP. Attivando le opportune configurazioni, sarà possibile trasferire l’XML di registrazione direttamente in SAP per agevolare le persone nella compilazione delle transazioni.
Invio fatture clientela
Le fatture attive vengono generate internamente da SAP e inviate ad Archiflow per l’archiviazione. Una volta salvati nel repository di Archiflow, i documenti possono essere gestiti utilizzando tutte le funzionalità di gestione documentale presenti nel sistema. In particolare Archiflow si occupa dell’invio multicanale delle fatture alla Clientela.
Siav è in grado di supportare la tua Azienda nella costruzione del progetto perfetto per la tua organizzazione.
L’ultima evoluzione del connettore SAP permette una gestione delle fatture ancora più semplice e integrata ai sistemi del business, aumentando la produttività quotidiana delle persone.
Grazie al Cruscotto, direttamente all’interno dell’ERP, le utenze dispongono di una console contenente un elenco di fatture che, a seguito delle lavorazioni svolte autonomamente da Archiflow, sono pronte per essere registrate anche in modo automatico senza alcun intervento manuale, attraverso un processo completamente automatizzato e integrato in SAP.
AMPIA VISIBILITÀ DELLE INFORMAZIONI NECESSARIE
Il Cruscotto consente all’Utente di disporre in modo rapido di tutte le informazioni necessarie per procedere con le attività di registrazione: oltre all’accesso diretto alle transazioni MIRO/FB60, l’Utente con un clic può ad esempio accedere alla scheda documentale della fattura oppure visualizzare gli eventuali allegati.
GESTIONE DEI WORKFLOW
Nel caso in cui l’Utente rilevi una non conformità, è possibile avviare agevolmente un workflow per risolvere l’errore rilevato; in tal caso si procederà direttamente dal Cruscotto, con l’assegnazione del task di gestione del problema agli Uffici (o le Utenze) che ritiene opportuni. E’ possibile inoltre configurare una apposita notifica ad utenze/gruppi con dettaglio dell’anomalia.
COORDINAMENTO E DIALOGO TRA I SISTEMI AZIENDALI
L’integrazione offerta dal Cruscotto valorizza le lavorazioni compiute da Archiflow e agevola le operazioni all’interno di SAP.
Ad esempio, a seguito dell’attività di registrazione di una fattura nell’ERP, lo stato del documento verrà aggiornato in modo automatico all’interno di Archiflow, senza bisogno di alcuna marcatura manuale.
Il Cruscotto permette di gestire la registrazione automatica delle fatture SDI presenti nel cruscotto, senza alcun intervento manuale.
Il meccanismo di funzionamento presuppone di far sì che la fattura contenga al suo interno tutte le informazioni richieste per consentire di eseguire i controlli che normalmente vengono svolti manualmente. In questo modo il sistema è in grado di estrarre tali informazioni, usarle per le opportune verifiche, senza richiedere l’intervento umano e, in caso di successo, procedere con l’effettiva registrazione.
Questo consente di snellire notevolmente le fasi di controllo ed elaborazione automatizzando, ad esempio, la verifica della coerenza tra le quantità ordinate, ricevute e fatturate; il controllo di eventuali uscite merci o storni; la ri-elaborazione delle fatture che inizialmente erano problematiche per mancanza di entrata merci o servizi.
Il reparto amministrativo vede aumentare la propria produttività e si riscontrano vantaggi immediati:
Lavorerai in modo semplificato, con processi standardizzati e razionalizzati, limitando al minimo i processi manuali, mantenendo comunque un elevato grado di personalizzazione
Potrai registrare in pochi secondi grandi moli di documenti, migliorando i processi di business e l’efficienza della forza lavoro, grazie al supporto 100% digitale offerto dal Cruscotto
Potrai beneficiare di un risparmio dei tempi di contabilizzazione e dei costi sostenuti per l’estrazione e la quadratura dei dati e per la gestione di errori manuali
Potrai garantirti processi di gestione delle fatture passive con un margine di errore pari a zero grazie alla capacità del sistema di riconoscere e registrare le informazioni in modo automatico e intelligente
Potrai avere accessibilità e controllo su tutte le fasi del processo, dalla verifica della fattura fino alla registrazione della stessa, con diritti di visibilità coerenti per competenza e ruolo.
Grazie alla completa integrazione con Archiflow, dopo la registrazione di una fattura nell’ERP, potrai vedere lo stato del documento e i metadati aggiornati in automatico nella scheda fattura in Archiflow, senza intervento manuale
Il cruscotto di invio fatture attive, è un’estensione SAP che consente di generare le fatture nel formato richiesto dalla normativa (XML) e trasmetterle al sistema di smistamento e controllo delle e-fatture (SdI) direttamente dall’ERP.
Sempre da SAP, grazie al cruscotto, è possibile firmare le fatture e disporre di una visione completa dei dati di testata, della tipologia e dello stato delle e-fatture.
GESTIONE DEL CICLO ATTIVO RESTANDO SEMPRE IN SAP
Oltre alle operazioni di emissione, firma e trasmissione, il cruscotto SAP® di invio fatture attive permette di prendere visione dello stato delle e-fatture e dei relativi dati di testata. Il cruscotto consente inoltre di visualizzare in modalità human readable sia le fatture in formato XML sia le ricevute inviate dal Sistema di Interscambio.
ANOMALIE GESTITE DALL’ERP
Il cruscotto consente inoltre di gestire eventuali anomalie che possono verificarsi nel processo di gestione delle e-fatture attive. Alcune fatture, ad esempio, potrebbero essere scartate dal Sistema di Interscambio (SdI) oppure potrebbero non essere state consegnate alla clientela.
CRUSCOTTO INTEGRABILE ALL’ECM ARCHIFLOW
Le fatture delle aziende cliente costituiscono il tassello conclusivo dei documenti che compongono il ciclo attivo. La possibilità di integrare il cruscotto con Archiflow consente alle organizzazioni di avere una gestione digitale a 360° gradi dell’intera pratica: dall’offerta effettuata all’ordine ricevuto, passando per il contratto di vendita stipulato.
La piattaforma è costituita da una serie di moduli che ne arricchiscono le funzionalità.
COLLABORAZIONE SICURA INTEGRATA CON I CLOUD DRIVE