La fatturazione elettronica prosegue nel suo ciclo evolutivo. A partire dalla sua introduzione nel 2019 per il contesto B2B, abbiamo assistito ad un progressivo miglioramento del processo ed estensione dei casi di applicazione. Ogni cambiamento ha visto una revisione – più o meno importante – delle regole tecniche che, ricordiamo, sono dettate in un allegato del Provvedimento Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018.
Dopo le ultime novità introdotte per l’esterometro, pienamente operative dallo scorso 1 luglio, dopo l’estensione all’ambito dei forfettari, dal 1° ottobre 2022 entrano in vigore le nuove specifiche tecniche in versione 1.7.1. Tra le novità, l’implementazione di nuovi codici di controllo sui documenti elettronici transitati via SdI; ulteriori funzionalità del blocco “Altri Dati gestionali”; l’introduzione del nuovo codice TD28 per alcune operazioni con San Marino. Dissipiamo insieme alcuni dei dubbi più comuni sui cambiamenti introdotti.
Quali sono le nuove specifiche tecniche per generare una fattura elettronica?
Nel clou delle ferie agostane, l’Agenzia delle Entrate ha emanato un comunicato con il quale ha annunciato la pubblicazione della nuova versione delle specifiche tecniche inerenti alla fatturazione elettronica. Le nuove specifiche sono disponibili online sul sito dell’Agenzia, dal quale è possibile visionare e scaricare la versione 1.7.1.
Gli aggiornamenti si inseriscono nell’ambito degli interventi volti ad ottimizzare il processo di fatturazione elettronica, nonché ad assicurare una qualità del dato sempre più elevata, introducendo nuovi controlli da parte del Sistema di Interscambio e alcune modifiche al tracciato della fattura.
Vediamo in breve quali sono le novità a partire dal 1° ottobre 2022.
L’introduzione del Tipo Documento TD28
Tra le modifiche apportate, debutta il nuovo tipo documento TD28 attraverso il quale le contribuenti e i contribuenti italiani potranno comunicare operazioni di acquisto da San Marino per le quali sono state ricevute fatture cartacee con indicazione dell’IVA. Si tratta di una variazione a completamento dell’evoluzione dell’esterometro. Dal 1° ottobre, quando si riceverà una fattura cartacea emessa da una azienda fornitrice della Repubblica di San Marino con addebito dell’IVA si dovrà utilizzare il nuovo codice TD28 per comunicare al SdI i dati dell’operazione. Non dovranno essere dunque utilizzati i codici TD17 o TD19 previsti invece nel caso in cui la fattura ricevuta da operatore sammarinese (elettronica o cartacea) sia senza addebito dell’imposta. Coerentemente è stata aggiornata la descrizione del codice errore 00473: si aggiunge il TD28 a quei tipo documento che non ammettono l’indicazione in fattura di un cedente italiano. Inoltre, nel caso del TD28, l’elemento <IdPaese> deve essere valorizzato con il valore SM.
L’aggiornamento del blocco “Altri Dati Gestionali”
Vengono fornite inoltre indicazioni per gestire casistiche specifiche quali la necessità di riportare l’avvenuta regolarizzazione dell’imposta a debito con versamento tramite modello di versamento F24 in sede di liquidazione IVA, ed il riferimento al corretto periodo di imposta dell’operazione nel caso di operazioni di estrazione beni da deposito IVA. Per la prima casistica sarà infatti possibile compilare l’elemento 2.2.1.16.1 <TipoDato>, appartenenti al blocco 2.2.1.16 <AltriDatiGestionali>, con il valore “F24”; per la seconda si tratterà di compilare l’elemento <Tipodato> con le stringhe “NellAnno” oppure “AnniPreced”.
Le novità sui controlli effettuati da SdI
Tra le modifiche più corpose quelle relative ai controlli sulle fatture elettroniche. Ricordiamo che la fattura elettronica si differenzia da quella cartacea principalmente per due aspetti: è necessario redigerla utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone e deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il Sistema di Interscambio. Il SdI, quindi, è una sorta di “controllore” che si occupa di:
- verificare se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali (art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale l’azienda cliente desidera che venga recapitata la fattura;
- controllare che la partita Iva dell’azienda fornitrice (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.
In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.
Nell’ambito della verifica di coerenza sul contenuto dei file trasmessi al SdI, dal 1° ottobre debutta il codice errore 00476 (nei casi di fatture aventi TipoDocumento TD17, TD18, TD19 e TD28), con il quale il sistema individua le ipotesi di scarto verificando la non ammissibilità di una fattura riportante contemporaneamente nel paese dell’identificativo fiscale del/della cedente/prestatore e del/della cessionario/committente un valore diverso da IT. Inoltre, vengono apportata modifiche al:
- criterio di controllo per l’errore 00471 per i tipi documento TD01, TD02, TD03, TD06, TD24, TD25 e TD28 (fattura ordinaria) e TD07 (fattura semplificata): aggiunto il TD28 alla lista dei TD per i quali non è possibile trovare il <CedentePrestatore> uguale al <CessionarioCommittente>;
- criterio di controllo per l’errore 00472 per i tipi documento TD27: i tipi documento TD21 e TD27 non ammettono l’indicazione in fattura di un <CedentePrestatore> diverso dal <CessionarioCommittente>;
- criterio di controllo per l’errore 00475 per il tipo documento TD28: si aggiunge il TD28 a quei tipi documento che prevedono obbligatoriamente la presenza della partita IVA del <CessionarioCommittente> laddove è prevista l’inversione dei soggetti.
Come gestire le fatture errate in pochi click
Con le nuove direttive introdotte, il rischio di vedersi tornare indietro una fattura è sempre più elevato. Il Sistema di Interscambio spesso scarta le fatture per piccoli errori formali, che tipicamente riguardano dati mancanti o caratteri non conformi nelle descrizioni.
Come anticipato precedentemente, quando una fattura viene scartata o rifiutata nel caso delle fatture PA, viene sempre indicato il codice relativo all’errore riscontrato, ma non vengono fornite informazioni aggiuntive, quindi spetta agli uffici amministrativi verificare dove risiede il problema, correggerlo e trasmettere nuovamente la fattura a SdI nei tempi ristretti previsti dalla normativa, per evitare il rischio di incorrere in sanzioni. Intervenire lato gestionale per portare a termine questo processo è oneroso in termini di costi e di tempo.
In Siav, grazie all’esperienza maturata in numerosi progetti di digitalizzazione realizzati in organizzazioni pubbliche e private, conosciamo bene queste esigenze e tutti gli aspetti – tecnologici, organizzativi – da considerare per intervenire con progetti efficaci ed essere compliant alle normative sempre nuove.
Per questo continuiamo a rendere sempre più evoluto Invoice Manager di Archiflow, che abbiamo arricchito con una funzionalità che permette di gestire le fatture elettroniche errate in pochi click senza scomodare il gestionale, che comporterebbe costi e tempi ben diversi.
Direttamente da Archiflow, infatti, è possibile filtrare le fatture in errore, accedere ad una sezione dedicata contenente i dati della fattura da editare con un semplice click, modificare e aggiungere dati e allegati, correggendo così gli errori in modo semplice e rapido, e rimettere le fatture in un nuovo processo di invio.
Questa funzionalità semplifica notevolmente le operazioni richieste all’ufficio amministrativo, e riduce drasticamente i tempi con cui gli operatori riescono a correggere gli errori e il re-invio delle fatture a SdI nel rispetto dei tempi previsti dalla normativa. Inoltre, permette di avere una vista centralizzata di tutte le fatture scartate, in modo da gestire con più efficacia la raccolta delle diverse tipologie di anomalie e procedere con la risoluzione delle stesse nell’ambito dell’integrazione con il sistema ERP.
8 settembre 2022
L’art. 1 c. 2bis del Decreto Semplificazioni 73/2022 ha introdotto alcuni cambiamenti in materia di gestione dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici.
In questo articolo richiamiamo brevemente il quadro normativo vigente in materia di tenuta e conservazione dei registri contabili, analizziamo l’impatto delle modifiche introdotte e riportiamo le nostre considerazioni sull’effettiva “semplificazione” apportata.
Il quadro normativo
Fino alla conversione in legge del DL Semplificazioni, i registri contabili dovevano essere:
- stampati su supporto cartaceo entro tre mesi dalle dichiarazioni dei redditi del periodo di competenza
- oppure conservati digitalmente entro il medesimo termine.
La possibilità di gestione informatica era – ed è tuttora – prevista dal Codice civile (art.2215 bis) e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17/06/2014, secondo le regole tecniche indicate dalle Linee Guida AGID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Come si innesta in tale quadro normativo l’ultimo Decreto Semplificazioni Fiscali, posto che non ci sono state modifiche né al Codice civile, né al Decreto del 2014?
L’impatto del DL Semplificazioni
Il Decreto Semplificazioni Fiscali agisce esclusivamente sul dispositivo che regola l’esibizione in sede di verifiche ed ispezioni (DL 357/1994 art. 7 comma 4 quater):
“4-quater. In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.”
La novellata norma ammette, dunque, che i registri siano considerati regolari in termini di tenuta e conservazione, anche in assenza di stampa e di cosiddetta “conservazione sostitutiva digitale”, a fronte di due vincoli significativi:
- si sia in grado di dimostrare che i registri sono stati aggiornati regolarmente,
- i registri siano stampati in presenza della persona verificatrice.
L’applicazione della nuova possibilità presenta complessità operative e dubbi interpretativi che condividiamo di seguito.
Si tratta davvero di una semplificazione?
In primis ci interroghiamo su come le aziende possano dimostrare – in modo rapido ed oggettivo – che i registri contabili informatici siano stati aggiornati a tempo debito e non abbiano subito alterazioni. Il rispetto del quadro normativo in tema di conservazione digitale, in particolare le Linee Guida AGID in materia di formazione, gestione e conservazione di documenti informatici, permette di garantire – a prescindere – integrità ed immodificabilità ai documenti informatici, requisiti che non possono essere garantiti tout court mediante semplice tenuta su sistemi gestionali, soprattutto a distanza di tempo.
Si tratterebbe dunque, di demandare alla soggettiva valutazione degli organi di controllo ogni verifica che i libri e registri contabili siano stati effettivamente aggiornati, in luogo dell’oggettiva, consolidata, certezza data dalle procedure di conservazione.
Consideriamo il secondo, pesante, difficilmente praticabile, vincolo: stampare i registri alla presenza della persona verificatrice.
Evidentemente ciò nasce dalla necessità di prevedere un meccanismo di controllo, anche in questo caso soggettivo, di quanto verrebbe materializzato su carta. Si tratta di uno scenario tutt’altro che semplice: soprattutto per le aziende più grandi, stampare centinaia di migliaia di pagine è un’assurda, dispendiosa complicazione operativa, che comporta oltre ai costi di stampa anche quelli del tempo del personale coinvolto nell’ispezione.
Un ulteriore aspetto da considerare riguarda il pagamento dell’imposta di bollo. Come e quando va pagata? I registri così formati possono essere ritenuti documenti informatici e quindi beneficiare delle modalità di calcolo e pagamento semplificate previste dal DM 17/06/2014 art.6? I dati archiviati su un server, ancorché materializzati su PDF, possono essere considerati come validi documenti informatici contabili?
Risulta evidente che i suddetti registri contabili non rispettano le previsioni di cui all’art.2 del DM 17/06/2014 “Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie”, quindi sono da considerarsi documenti analogici. Il Ministero dell’Economia e delle Finanze richiede infatti che formazione, emissione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione, avvengano nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ossia le citate Linee Guida AGID e che i documenti, in particolare, abbiano le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità.
In mancanza di diverse disposizioni dell’Agenzia delle Entrate, l’imposta di bollo dovrebbe essere quindi gestita con le modalità cartacee. Sarà necessario tornare al calcolo delle 100 pagine – tipicamente più costoso del criterio delle 2500 registrazioni – e pagamento preventivo delle marche da bollo..
Quali sono le conseguenze in termini di efficacia probatoria
Infine, invitiamo a riflettere sull’eventuale utilizzo dei registri contabili in sede di contenzioso. L’articolo 2215 bis del Codice civile sancisce che i registri contabili informatici “secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile”.
Se un’azienda adottasse la nuova semplificazione, l’eventuale giudice dovrebbe valutare se accettare o meno un “semplice PDF”, file che non è stato prodotto nel rispetto dell’articolo 2215 bis del Codice civile né nel rispetto delle Linee Guida AGID che garantiscono invece i requisiti dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e leggibilità.
Concludendo, la conservazione dei registri contabili è procedura consolidata da diversi anni ed assicura ai documenti informatici oggettive caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, che sconsigliamo di abbandonare a fronte di una presunta semplificazione, emanata in fretta durante un periodo elettorale, per lo meno senza effettuare attente valutazioni costi/benefici.
Come sopra enunciato, soprattutto per le aziende di maggiori dimensioni, essa comporta complessità operative e rischi di valutazioni soggettive in sede di verifica e contenzioso; si consideri dunque questa semplificazione esclusivamente per gestire ritardi eccezionali.