Tempistiche “end to end” del processo di emissione di una fattura B2B – chiarimenti da AdE

A due mesi dall’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica, a fronte delle oltre duecento milioni di fatture elettroniche trasmesse dal SdI nel primo bimestre, permangono dubbi e incertezze sui tempi complessivi del processo di emissione.

Con il recente aggiornamento delle specifiche tecniche relative alla fatturazione B2B (versione 1.4 dell’ Allegato A al Provvedimento 30 aprile 2018) l’Agenzia fornisce indicazioni sui fattori che possono influire sulla durata complessiva dell’iter di emissione ed esplicita i tempi di consegna di fatture e ricevute per i canali SDICoop (webservice) e PEC.

Elementi che potrebbero allungare l’iter, oltre al fisiologico “bit rate” (velocità di trasmissione) che ciascun operatore è in grado di garantire sul proprio canale di ricezione (S-ftp o webservice), sono:

• Eventuali ritardi del gestore PEC del destinatario nel recapito della notifica di avvenuta consegna;
• Una temporanea indisponibilità del canale di ricezione.

Con la revisione delle specifiche tecniche, l’Agenzia ha illustrato in dettaglio le politiche di gestione di tali fattori per i canali PEC e webservice, dichiarando numero di tentativi e tempi massimi di trasmissione di fatture/ricevute.

Riepiloghiamo, dunque, gli step del processo e condividiamo alcune considerazioni sulla possibile durata del processo alla luce delle nuove precisazioni.

• L’iter di emissione, rappresentato nello schema riportato di seguito, ha inizio con il conferimento a SDI della fattura (step 1).

• Il SdI effettua, quindi, una serie di controlli formali sul file XML (step 2), ed in caso di anomalie invia una ricevuta di scarto al soggetto trasmittente (step 2A). La durata massima della fase di scarto, , stabilita in 5 giorni dal Provvedimento 30 aprile 2018 (rif. Paragrafo 2.4),va rivalutata alla luce delle nuove specifiche tecniche di invio delle ricevute. Nel caso di soggetto trasmittente che utilizza il canale webservice, potrebbero essere necessari sino a 3 giorni (caso estremo in cui il canale risulta disponibile solo al sesto tentativo), in aggiunta ai 5 giorni sopra indicati, per il recapito di una eventuale ricevuta di scarto. Se il canale è la PEC, nel worst case di ritardi tecnici del gestore di posta i tempi si potrebbero allungare fino a 40 ore.
• Se il file fattura non presenta errori formali ed il SdI è in grado di individuare l’indirizzo telematico del destinatario il SdI trasmette la fattura al destinatario (step 3). I tempi di ricezione dipendono dalla disponibilità del canale. Nel caso di soggetto ricevente che utilizza il canale webservice, potrebbero volerci sino a 8 ore (caso estremo in cui il canale risulta disponibile solo al terzo tentativo) per la trasmissione. Se il canale è la PEC, nel worst case di ritardi tecnici del gestore di posta i tempi si potrebbero allungare fino a 40 ore.
• Se l’inoltro va a buon fine, il Sdi invia una Ricevuta di Consegna al soggetto trasmittente (step 3A) tramite lo stesso canale sul quale è pervenuta la fattura. Il tempo per il recapito della ricevuta, come per il caso dello scarto, può essere influenzato da problemi tecnici sul canale: nel caso di soggetto trasmittente che utilizza il canale SdiCoop, potrebbero essere necessari sino a 3 giorni (caso estremo in cui il canale risulta disponibile solo al sesto tentativo); se il canale è la PEC nel worst case di ritardi tecnici del gestore di posta i tempi si potrebbero allungare fino a 40 ore.
• Se l’inoltro della fattura non è stato possibile, perché l’indirizzo telematico non è noto (destinatario non registrato o indirizzo non esplicitato in fattura) oppure se, dopo i tentativi previsti, il relativo canale risulta ancora irraggiungibile, il processo si chiude con l’invio di una ricevuta di Mancata consegna (step 3B) in tempi tecnici che possono variare da pochi minuti sino a 3 giorni per il canale SdiCOOP e 40 ore per la PEC.

L’attestazione che la fattura è emessa si ha all’ottenimento di una ricevuta di consegna, oppure della ricevuta di impossibilità di recapito (rif. paragrafo 4.4 Provvedimento 30 aprile 2018).

Per disporre, dunque, di prova di emissione, ossia di una Ricevuta di Consegna oppure di Impossibilità di Recapito (rif. paragrafo 4.4 Provvedimento 30 aprile 2018), per un’azienda che trasmette le fatture tramite canale SdiCoop, potrebbero essere considerati fisiologici sia pochi minuti che una decina di giorni. Il caso peggiore parrebbe verificarsi qualora la trasmissione della fattura allo SDI avvenisse attraverso web services e il recapito della stessa verso il destinatario tramite PEC. Infatti, in questo caso, sarebbero necessari fino ad una decina di giorni complessivi per la conclusione del processo: 5 per i controlli formali da parte dello SDI (step 2), fino a 40 ore per il riscontro da parte del gestore PEC del destinatario (step 3) e fino a 3 giorni per la consegna della ricevuta al mittente da parte dello SDI attraverso il canale web services (step 3A).

Superato il tempo massimo previsto per la conclusione del processo sarà assolutamente necessario monitorare lo stato della fattura nel cassetto fiscale, come indicano le specifiche tecniche (paragrafo 1.5.7)  “Se dopo i tentativi previsti il relativo canale risulta ancora irraggiungibile, il processo si chiude e il cedente/prestatore potrà verificare lo stato della fattura attraverso le funzionalità di monitoraggio e di consultazione”.