Linee guida AgID e Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione: le ultime novità in vista della scadenza del 1° gennaio 2022

20 dicembre 2021  – Prosegue l’attività di AgID in vista della piena operatività delle Linee guida stabilita con Determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021 al primo gennaio 2022 e dell’entrata in vigore del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici anch’essa fissata al 1° gennaio 2022.

Ci siamo occupati a più riprese in questo blog dell’attività dell’Agenzia per l’Italia digitale in vista della scadenza di inizio 2022 cercando di tirare le fila in un momento, di qui al prossimo 1° gennaio, ancora di interregno. Proseguiamo ora il monitoraggio, segnalando le ulteriori novità emerse nei giorni scorsi.

Il 17 dicembre 2021, l’Agenzia ha pubblicato il documento I metadati del documento informatico di natura fiscale e contabile e un aggiornamento, con Determinazione n. 629/2021 del 16 dicembre 2021, del citato Regolamento.

Il documento relativo ai metadati del documento informatico di tipo fiscale è il risultato di un tavolo di lavoro interistituzionale coordinato da AgID che ha visto la partecipazione di soggetti pubblici e di soggetti privati portatori di interesse sul tema: Agenzia delle entrate e Sogei, Consiglio nazionale dei dottori commercialisti, Osservatorio Digital B2b della School of Management del Politecnico di Milano, Assosoftware, Assoconservatori, Anorc. L’obiettivo del tavolo è stato quello di esaminare l’Allegato 5 delle Linee guida al fine di arrivare ad una interpretazione condivisa dei metadati del documento informatico con riferimento ai documenti fiscali e contabili delle aziende, nello specifico al documento “fattura”. Come dichiara l’Agenzia, infatti, I chiarimenti contenuti nel documento fanno riferimento principalmente al documento fattura […] ma possono essere applicati per analogia anche ad altre tipologie documentali non trattate esplicitamente qualora se ne ravvisino le medesime condizioni di applicabilità descritte, ferma restando la responsabilità del produttore.

L’analisi condotta dal tavolo di lavoro è partita da uno studio dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano che ha fornito una prima interpretazione dell’Allegato 5. I punti controversi che hanno reso necessario il lavoro interistituzionale sono fondamentalmente i seguenti due.

• I metadati: per le fatture esiste già un tracciato xml che contiene determinati metadati, alcuni dei quali derivati dalla normativa fiscale in materia (DPR n. 633/1972, DMEF 17/06/2014) oltre che dal DPCM 3 dicembre 2013, sicuramente in numero ridotto rispetto a quelli previsti dall’Allegato 5;

• chi e quando associa i metadati al documento fiscale: pur prevedendo le Linee guida che Al momento della formazione del documento informatico devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati, alcuni di essi possono essere rilevati solo in una fase successiva a quella della formazione e buona parte di essi possono non essere associati dal titolare dell’archivio ma dal conservatore o da un provider di servizi, quest’ultimo ad esempio potrebbe svolgere attività di metadatazione in luogo del titolare.

Le risultanze del tavolo esposte nel documento in relazione ai due punti precedenti sono state le seguenti.

• I metadati: restano i metadati stabiliti dalle Linee guida, il documento prodotto dal tavolo fornisce però una interpretazione sul loro significato e dà suggerimenti su come essi possono essere popolati;

• chi e quando associa i metadati al documento fiscale: se non disponibili all’atto della formazione, i metadati possono essere associati al documento anche in un momento successivo, stante la responsabilità del titolare.

Al fine di agevolare la lettura e l’analisi interpretativa, il documento è corredato da uno schema esplicativo e riepilogativo dei contenuti esposti.

Per quanto riguarda le modifiche al Regolamento, esse non sembrerebbero particolarmente significative riguardando unicamente la piattaforma su cui sarà disponibile il marketplace dedicato ai servizi di conservazione, distinto dal Cloud Marketplace. Come dichiarato recentemente dall’Agenzia sarà possibile, per i soggetti che desiderino procedere con l’iscrizione, effettuarla a partire dal 1° gennaio 2022. La ratio che sottende il marketplace dedicato ai servizi di conservazione è la medesima prevista per la qualificazione dei servizi e delle infrastrutture cloud secondo quanto disposto dalle Circolari AgID n. 2 e n.3 del 9 aprile 2018: si tratta di elenco di operatori non verificati ma che autodichiarano di possedere i requisiti richiesti dal Regolamento comunque soggetti a monitoraggio e verifiche da parte di AgID.