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Premessa

I documenti informatici e le aggregazioni documentali informatiche possono essere oggetto di selezione e scarto nel sistema di conservazione nel rispetto della normativa sui beni culturali. Così si apre il paragrafo 4.11 delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Il paragrafo definisce il processo di scarto per le organizzazioni che facciano conservazione in house e per le organizzazioni che facciano conservazione in outsourcing individuando attori, responsabilità e azioni.

A prescindere dalla bontà del processo delineato, c’è un aspetto sul quale reputiamo opportuno riflettere in via prioritaria: la reale applicabilità dello scarto alle aggregazioni documentali informatiche. Come più volte evidenziato in questo blog, le Linee guida hanno il merito di aver riaffermato la necessità che i documenti debbano essere gestiti non nella loro singolarità ma in quanto relazione, attraverso l’applicazione di principi e strumenti propri della disciplina e della prassi archivistiche che, sebbene già presenti nelle norme vigenti, trovano proprio nelle Linee guida la loro chiara definizione e necessità di applicazione anche al contesto digitale. Sempre in questo blog abbiamo però evidenziato che talvolta l’affermazione di tali principi non è stata chiaramente definita in relazione al contesto digitale: la pura trasposizione di principi e strumenti di gestione delle aggregazioni documentali dal contesto analogico al contesto digitale lascia aperti alcuni interrogativi e irrisolti alcuni nodi circa la loro reale applicazione pratica al nuovo contesto. Lo scarto in ambiente digitale è un caso emblematico: le Linee guida per la prima volta, lodevolmente, definiscono il processo di scarto facendo salve le competenze del Ministero della cultura sui beni culturali (archivi pubblici e archivi privati dichiarati di interesse storico) ma lasciano aperta la questione di fondo: stante i principi e le regole attualmente esistenti per la conservazione digitale cosiddetta “a norma”, prevista dal Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005-CAD) Capo III – Gestione, conservazione e accessibilità dei documenti e dei fascicoli informatici, è realmente applicabile il processo di scarto delineato all’ambiente digitale?

Proviamo a fare qualche riflessione

In generale, la conservazione dei documenti, per meglio dire delle aggregazioni documentali, è definita dal piano di conservazione del soggetto produttore pensato in maniera integrata con il piano di classificazione. I tempi dettati dal piano di conservazione si riferiscono alla conservazione delle aggregazioni documentali (fascicoli e serie) a partire dalla loro chiusura per un periodo di tempo definito, scaduto il quale le aggregazioni devono essere scartate o conservate in maniera permanente perché destinate a far parte dell’archivio storico.

La normativa di riferimento per la conservazione archivistica degli archivi pubblici è rappresentata, in particolare, dal Codice dei beni culturali e del paesaggio [..] (D.Lgs. n. 42/2004) e dal Testo unico […] in materia di documentazione amministrativa (Dpr n. 445/2000 -TUDA).

Il Codice dei beni culturali e del paesaggio attribuisce la tutela del patrimonio culturale, dunque anche dei beni culturali archivistici, qualunque sia la forma e il supporto adottato, al Ministero della cultura (art. 4) per il tramite degli uffici competenti (Direzione generale archivi, Archivi di Stato, Soprintendenze archivistiche e bibliografiche, Archivio centrale dello Stato), il Dpr n. 445/2000 stabilisce che le pubbliche amministrazioni devono elaborare il piano di conservazione degli archivi integrato con il piano di classificazione al fine di definire criteri di selezione periodica e conservazione permanente della documentazione (art. 68), devono trasferire fascicoli e serie chiusi dall’archivio corrente all’archivio di deposito (art. 67) e trasferire agli archivi storici competenti la documentazione soggetta a conservazione permanente (art. 69). Sia il Codice dei beni culturali che il TUDA evidenziano l’organicità dei trasferimenti e della conservazione: il Codice stabilendo che gli archivi siano conservati nella loro organicità (art. 30, comma 4), il TUDA stabilendo che il trasferimento dall’archivio corrente all’archivio di deposito avvenga nel rispetto dell’organizzazione che fascicoli e serie avevano nell’archivio corrente e dall’archivio di deposito all’archivio storico unitamente agli strumenti che ne garantiscono l’accesso. Il Codice inoltre stabilisce, per Legge, i periodi a partire dai quali devono avvenire i trasferimenti, per meglio dire i versamenti, previe operazioni di scarto, della documentazione a conservazione permanente all’archivio storico competente (rete degli archivi di Stato per gli archivi statali, proprio archivio storico per tutti gli altri archivi pubblici), artt. 30 e 40:

  • oltre 30 anni per i documenti degli organi giudiziari e amministrativi dello Stato;
  • 70 anni dopo l’anno di nascita della classe cui si riferiscono le liste di leva e di estrazione;
  • 100 anni dalla cessazione dei notai per gli archivi notarili;
  • oltre 40 anni per i documenti degli enti pubblici (regioni, e altri enti pubblici).

Con l’avvento della produzione digitale dei documenti, la gestione delle operazioni di scarto che prima riguardava unicamente documenti analogici ha riguardato anche la produzione documentale nel nuovo formato con risvolti tanto più complessi in relazione alla necessità di garantire nel tempo oltre alla conservazione permanente (archivio storico) di alcuni documenti e aggregazioni, anche la loro conservazione immediata per ragioni che potremmo sì definire tecniche ma comunque finalizzate a garantire la validità del documento: in sostanza i rischi dovuti all’obsolescenza hanno reso i processi di conservazione talmente critici, da aver indotto il legislatore italiano a stabilire interventi di protezione molto precoci che si concretizzano talvolta in una forma di conservazione immediata per alcune tipologie di documenti: il registro giornaliero di protocollo da inviare in conservazione entro la giornata lavorativa successiva, le fatture elettroniche che pure hanno dei tempi di invio in conservazione molto brevi rispetto al momento della loro formazione rappresentano alcuni esempi.

In particolare, il Codice dell’amministrazione digitale, art. 44, comma 1-bis, stabilisce che, Almeno una volta all’anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi. Se confrontiamo questo articolo con il citato articolo 67 del TUDA che stabilisce che Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione, che Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente e che il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito, appaino immediatamente evidenti due elementi divergenti:

  • Il TUDA riferisce il trasferimento ad aggregazioni chiuse, il CAD anche ad aggregazioni aperte;
  • Il TUDA, prima ancora del trasferimento della documentazione all’archivio storico competente, stabilisce che le aggregazioni siano trasferite presso l’archivio di deposito, il CAD non fa alcun riferimento all’archivio di deposito né all’archivio storico, ma al sistema di conservazione dei documenti.

Ancora. Se confrontiamo il medesimo articolo 44, comma 1-bis del CAD con quanto stabilisce il Codice dei beni culturali in relazione al versamento all’archivio storico dei documenti emerge che il versamento previsto per Legge dal Codice dei beni culturali non contempla la duplicazione dei documenti, i documenti vengono consegnati all’istituto conservatore o conservati in una sezione dedicata all’archivio storico, senza che continuino ad esistere anche presso l’archivio corrente o di deposito del soggetto produttore, la trasmissione prevista dal CAD può comportare anche la duplicazione: spesso i soggetti produttori trasmettono al sistema di conservazione documenti e aggregazioni senza eliminarli dal sistema di gestione informatica, del resto molte volte si tratta di documenti e aggregazioni ancora occorrenti per la gestione corrente delle pratiche.

Le Linee guida sulla formazione gestione e conservazione dei documenti informatici provano a coniugare gli aspetti propri della conservazione digitale archivistica con le esigenze della conservazione digitale “a norma” del CAD, facendo riferimento al piano di conservazione, all’archivio di deposito, al trasferimento al sistema di conservazione sia di aggregazioni chiuse che di aggregazioni aperte, alla scarto da effettuarsi nel sistema di conservazione ma anche in tutti i sistemi gestiti dal soggetto produttore nel rispetto della normativa in materia di beni culturali. Di seguito i passaggi principali:

  • I termini entro cui i documenti informatici e le aggregazioni documentali informatiche devono essere trasferiti in conservazione sono stabiliti in conformità alla normativa vigente e al piano di conservazione (§ 3.8);
  • nella Pubblica Amministrazione, il sistema di gestione informatica dei documenti trasferisce al sistema di conservazione […]: a) i fascicoli informatici chiusi e le serie informatiche chiuse, trasferendoli dall’archivio corrente o dall’archivio di deposito; b) i fascicoli informatici e le serie non ancora chiuse trasferendo i documenti in essi contenuti sulla base di specifiche esigenze dell’ente, con particolare attenzione per i rischi di obsolescenza tecnologica (§ 4.1);
  • il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione dei seguenti oggetti digitali in esso conservati […]: i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati; le aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie) con i metadati ad esse associati (§ 4.1);
  • i documenti informatici e le aggregazioni documentali informatiche possono essere oggetto di selezione e scarto nel sistema di conservazione nel rispetto della normativa sui beni culturali (§ 4.11);
  • I documenti e le aggregazioni documentali informatiche sottoposti a scarto nel sistema di conservazione devono essere distrutti anche in tutti i sistemi gestiti dal Titolare dell’oggetto di conservazione (§ 4.11).

Per quanto apprezzabile sia il tentativo delle Linee guida di regolamentare una materia complicata, permangono i problemi di fondo cui facevamo riferimento in apertura. Le due conservazioni, quella prevista dal Codice dei beni culturali e quella prevista dal CAD, si fondano su due principi diversi: la prima è finalizzata a stabilire il periodo di conservazione delle aggregazioni documentali consegnando all’archivio storico unicamente le aggregazioni destinate alla conservazione permanente, la seconda è finalizzata a superare le fragilità dei documenti informatici in termini di integrità, immodificabilità, validazione temporale, riconducibilità del documento al suo autore ai fini della sua efficacia probatoria.

Per concludere

Per quanto attiene alla necessità, mai messa in discussione dalle norme ma per un certo periodo di tempo passata in secondo piano rispetto alla ineludibile immediatezza della conservazione digitale, ormai sempre più consapevole di estendere la conservazione a lungo termine agli archivi digitali, è inevitabile osservare che gli attuali modelli di conservazione digitale mal si conciliano con le esigenze di scarto. Seppure le Linee guida rappresentino in questo senso un primo passo verso la definizione di una questione complessa, sembrerebbe irrisolto, almeno per ora, il nodo centrale: come coniugare quanto previsto per la gestione degli archivi in ambito beni culturali, con i vincoli tecnologici dei pacchetti di archiviazione che, come è noto, possono contenere documenti riconducibili ad aggregazioni differenti. A questa riflessione se ne collegano altre, in primo luogo la necessità di prevedere anche in ambiente digitale un momento che molti archivisti definiscono di decantazione della documentazione – il riferimento è all’archivio di deposito – prima ancora dell’archivio storico.

Sui temi legati alla conservazione digitale archivistica il documento Progetto Poli di conservazione. Definizione di un modello di riferimento per i Poli di Conservazione e della relativa rete nazionale, a cui abbiamo già fatto riferimento in questo blog, per un lato fornisce un quadro chiaro e completo della questione indicando le caratteristiche proprie delle due fattispecie di conservazione, quella a breve/medio termine (l’attuale conservazione digitale secondo il CAD) e quella a lungo termine/permanente (la conservazione digitale archivistica come da Codice dei beni culturali), per l’altro evidenzia come solo in un contesto di custodia qualificata, affidata ad adeguati profili professionali e a conoscenze interdisciplinari, che può essere affrontato in forme e a costi sostenibili il difficile nodo di mantenere, nel medio e nel lungo periodo e ancor più, quando necessario, a tempo indefinito, non solo l’autenticità dei documenti e degli archivi digitali, ma anche la loro intelligibilità per le comunità di utenti che di essi dovranno far uso.

In questo contesto il documento, in linea con il Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione 2019-2021, individua per la conservazione digitale degli archivi pubblici, oltre alla rete degli archivi di Stato – l’Archivio centrale dello Stato ha ricevuto per decreto ministeriale (D.M. 7 ottobre 2008 recante il regolamento interno dell’Archivio centrale dello Stato, art. 6, comma 2; D.P.C.M. 169/2019 Regolamento di organizzazione del Ministero della cultura […]) il mandato di costituire il “Repository degli archivi digitali degli organi centrali dello Stato” per conservare la documentazione digitale e, di conseguenza, precisa il documento, di individuare, sperimentare e adottare procedure e strumenti per la conservazione e fruizione permanenti da applicare a tutti gli Istituti conservativi dell’Amministrazione archivistica – i poli di conservazione. La risposta a tali esigenze, si legge nel documento, potrebbe essere rappresentata dai Poli di conservazione, come indica anche lo stesso Piano triennale: “Per quanto riguarda la conservazione permanente, cioè a fini di memoria storica, le amministrazioni possono rivolgersi ai Poli di conservazione, cioè a quei Poli strategici nazionali che svolgono anche funzioni di conservazione”.

Se dunque, semplificando, l’indirizzo sembrerebbe quello di prevedere per gli archivi dello Stato la conservazione da parte dello Stato (Archivio centrale dello Stato e rete degli Archivi di Stato), come già accade per la documentazione cartacea, e per gli altri archivi pubblici la conservazione a cura dei poli di conservazione, la vera conservazione digitale archivistica sembrerebbe ancora da costruirsi, lo stesso documento Progetto Poli di conservazione mette a confronto le esperienze di lavoro sulla Rete dei Poli di conservazione per consentire il confronto delle esperienze, enucleando le caratteristiche tecniche e organizzative che le accomunano e/o che le distinguono, anche al fine di evidenziare le criticità in tema di interoperabilità tra le piattaforme coinvolte.

Nonostante il problema resti aperto, è significativo che gli organi competenti stiano cercando di affrontare la questione in maniera integrata: solo la collaborazione tra il Ministero della cultura e le autorità competenti in materia di trasformazione digitale può individuare un percorso che consenta di tracciare degli scenari applicabili non solo agli archivi pubblici ma anche archivi privati (non dichiarati di interesse storico) che quotidianamente si confrontano con la conservazione digitale “a norma” che anche per loro è un obbligo al pari dei soggetti pubblici stabilito dal CAD. L’importanza che anche gli archivi privati rivestono per il nostro Paese resta indiscussa, pur non essendo beni culturali rappresentano comunque una memoria da preservare a lungo termine al di là della necessità contingente di garantirne il valore probatorio.

Torneremo su questi temi con approfondimenti successivi.

20 dicembre 2021  – Prosegue l’attività di AgID in vista della piena operatività delle Linee guida stabilita con Determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021 al primo gennaio 2022 e dell’entrata in vigore del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici anch’essa fissata al 1° gennaio 2022.

Ci siamo occupati a più riprese in questo blog dell’attività dell’Agenzia per l’Italia digitale in vista della scadenza di inizio 2022 cercando di tirare le fila in un momento, di qui al prossimo 1° gennaio, ancora di interregno. Proseguiamo ora il monitoraggio, segnalando le ulteriori novità emerse nei giorni scorsi.

Il 17 dicembre 2021, l’Agenzia ha pubblicato il documento I metadati del documento informatico di natura fiscale e contabile e un aggiornamento, con Determinazione n. 629/2021 del 16 dicembre 2021, del citato Regolamento.

Il documento relativo ai metadati del documento informatico di tipo fiscale è il risultato di un tavolo di lavoro interistituzionale coordinato da AgID che ha visto la partecipazione di soggetti pubblici e di soggetti privati portatori di interesse sul tema: Agenzia delle entrate e Sogei, Consiglio nazionale dei dottori commercialisti, Osservatorio Digital B2b della School of Management del Politecnico di Milano, Assosoftware, Assoconservatori, Anorc. L’obiettivo del tavolo è stato quello di esaminare l’Allegato 5 delle Linee guida al fine di arrivare ad una interpretazione condivisa dei metadati del documento informatico con riferimento ai documenti fiscali e contabili delle aziende, nello specifico al documento “fattura”. Come dichiara l’Agenzia, infatti, I chiarimenti contenuti nel documento fanno riferimento principalmente al documento fattura […] ma possono essere applicati per analogia anche ad altre tipologie documentali non trattate esplicitamente qualora se ne ravvisino le medesime condizioni di applicabilità descritte, ferma restando la responsabilità del produttore.

L’analisi condotta dal tavolo di lavoro è partita da uno studio dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano che ha fornito una prima interpretazione dell’Allegato 5. I punti controversi che hanno reso necessario il lavoro interistituzionale sono fondamentalmente i seguenti due.

  • I metadati: per le fatture esiste già un tracciato xml che contiene determinati metadati, alcuni dei quali derivati dalla normativa fiscale in materia (DPR n. 633/1972, DMEF 17/06/2014) oltre che dal DPCM 3 dicembre 2013, sicuramente in numero ridotto rispetto a quelli previsti dall’Allegato 5;
  • chi e quando associa i metadati al documento fiscale: pur prevedendo le Linee guida che Al momento della formazione del documento informatico devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati, alcuni di essi possono essere rilevati solo in una fase successiva a quella della formazione e buona parte di essi possono non essere associati dal titolare dell’archivio ma dal conservatore o da un provider di servizi, quest’ultimo ad esempio potrebbe svolgere attività di metadatazione in luogo del titolare.

Le risultanze del tavolo esposte nel documento in relazione ai due punti precedenti sono state le seguenti.

  • I metadati: restano i metadati stabiliti dalle Linee guida, il documento prodotto dal tavolo fornisce però una interpretazione sul loro significato e dà suggerimenti su come essi possono essere popolati;
  • chi e quando associa i metadati al documento fiscale: se non disponibili all’atto della formazione, i metadati possono essere associati al documento anche in un momento successivo, stante la responsabilità del titolare.

Al fine di agevolare la lettura e l’analisi interpretativa, il documento è corredato da uno schema esplicativo e riepilogativo dei contenuti esposti.

Per quanto riguarda le modifiche al Regolamento, esse non sembrerebbero particolarmente significative riguardando unicamente la piattaforma su cui sarà disponibile il marketplace dedicato ai servizi di conservazione, distinto dal Cloud Marketplace. Come dichiarato recentemente dall’Agenzia sarà possibile, per i soggetti che desiderino procedere con l’iscrizione, effettuarla a partire dal 1° gennaio 2022. La ratio che sottende il marketplace dedicato ai servizi di conservazione è la medesima prevista per la qualificazione dei servizi e delle infrastrutture cloud secondo quanto disposto dalle Circolari AgID n. 2 e n.3 del 9 aprile 2018: si tratta di elenco di operatori non verificati ma che autodichiarano di possedere i requisiti richiesti dal Regolamento comunque soggetti a monitoraggio e verifiche da parte di AgID.

In linea con quanto anticipato in questo blog, analizziamo alcuni aspetti delle Linee guida che, in virtù della rilevanza che rivestono nella corretta gestione del patrimonio documentario di una organizzazione, richiedono qualche riflessione ulteriore finalizzata ad indagare le concrete possibilità di applicazione al contesto digitale. In questo articolo ci occupiamo dell’archivio informatico, seguiranno successivi approfondimenti su altre tematiche.

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Come è noto il 10 settembre 2020 sono entrate in vigore le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate da AgID ai sensi dell’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale.

Lungi dal condurre una analisi sugli impatti tecnici relativi alla loro applicazione, l’obiettivo di questo articolo e dei successivi approfondimenti è quello di sottolineare il valore delle Linee guida che, pur nella difficoltà di interpretazione di alcuni passaggi, danno nuovo smalto ai principi archivistici Continua a leggere

Nelle ultime settimane, l’AgID ha pubblicato, in consultazione pubblica, alcune Linee guida nel rispetto di quanto stabilito dall’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione digitale. In particolare, l’attività dell’AgID si è concentrata sulla elaborazione e successiva pubblicazione in consultazione dei seguenti documenti:

  • Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
  • Regole Tecniche per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CAD
  • Linee Guida per la stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione dei documenti digitali.

La consultazione pubblica per le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici si è chiusa il 16 novembre 2019, quella per la sottoscrizione elettronica di documenti e per la stesura del piano di cessazione si chiuderà il 20 dicembre 2019.

Lo strumento delle Linee guida, in luogo delle Regole tecniche, è stato introdotto con l’art. 63 del D.Lgs. n. 127/2017 che ha modificato, tra gli altri, l’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale. L’obiettivo della modifica all’art. 71, ovvero individuare uno strumento di regolazione più flessibile rispetto alle regole tecniche previste dall’originario D.Lgs. n. 82/2005, risponde a quanto stabilito dalla Legge di delega al Governo in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche (L. n. 124/2015) che all’articolo 1, comma 1, lettera m) elenca, tra i principi e i criteri direttivi delle modifiche al CAD,  quello di semplificare le modalità di adozione delle regole tecniche e assicurare la neutralità tecnologica delle disposizioni del CAD, semplificando allo stesso tempo il CAD medesimo in modo che contenga esclusivamente principi di carattere generale. A tal proposito, il Consiglio di Stato nel parere sullo schema di decreto legislativo correttivo del CAD, Consiglio di Stato, Commissione speciale, 10 ottobre 2017, n. 2122, osserva che l’introduzione delle Linee guida appare in linea con il principio di neutralità tecnologica enunciato della Legge di delega e, in assenza di specifici rilievi da parte dell’Amministrazione circa la natura delle Linee guida, attribuisce ad esse una valenza erga omnes e un carattere di vincolatività.

La procedura di emanazione delle Linee guida risulta estremamente semplificata rispetto alla procedura originariamente prevista per le Regole tecniche. Le Linee guida sono emanate da AgID previa consultazione pubblica, sentite le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali, acquisito il parere della Conferenza unificata. Esse divengono efficaci dopo la pubblicazione nel sito internet istituzionale dell’AgID.

LINEE GUIDA SULLA FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, attese da tempo, sono state elaborate con il duplice obiettivo di aggiornare le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e di riunificare in un corpus normativo unico le regole tecniche e le circolari in materia attualmente in vigore.

In particolare, a partire dalla data della loro applicazione, centottantesimo giorno successivo alla loro entrata in vigore, le Linee guida abrogheranno totalmente o parzialmente regole tecniche e circolari come di seguito indicato:

abrogazioni

Rispetto a tali abrogazioni, si può osservare quanto segue:

Osservazioni mobile

Da notare che del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico, restano in vigore gli articoli emanati sulla base del Testo unico in materia di documentazione amministrativa, D.P.R. n. 445/2000.

La metodologia seguita, finalizzata ad ottenere un unicum normativo, si basa su un approccio olistico volto a rappresentare le interdipendenze tra le fasi della gestione documentale:

  • formazione del documento
  • gestione
  • conservazione.

La struttura del documento, base normativa più sei allegati, risponde alla dichiarata necessità di avere linee guida flessibili, che siano cioè facilmente adattabili ai cambiamenti tecnologici. I sei allegati sono relativi ai seguenti ambiti:

  • Allegato 1 – Glossario dei termini e degli acronimi
  • Allegato 2 – Formati di file e riversamento
  • Allegato 3 – Certificazione di processo
  • Allegato 4 – Standard e specifiche tecniche
  • Allegato 5 – I metadati
  • Allegato 6 – Comunicazioni tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

Come recentemente dichiarato dall’AgID, il 4 novembre scorso le Linee guida sono state notificate all’Unione europea secondo quanto previsto dalla Direttiva (UE) 2015/1535 del Parlamento europeo e del Consiglio del 9 settembre 2015. La procedura di notifica dovrebbe concludersi il 5 febbraio 2020.

REGOLE TECNICHE PER LA SOTTOSCRIZIONE ELETTRONICA DI DOCUMENTI AI SENSI DELL’ART. 20 DEL CAD

Come stabilito dall’art. 20 comma 1-bis del CAD, il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del c.c. […] previa identificazione informatica del suo autore attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire sicurezza, integrità, e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.

Le Linee guida regolamentano, dunque, la sottoscrizione di un documento on line in maniera dematerializzata, senza necessità che l’utente si doti di dispositivi per l’apposizione di firme: sarà sufficiente che si autentichi al proprio gestore di identità SPID. Il rispetto delle regole tecniche in questo ambito garantisce sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità del documento all’autore secondo quanto disposto dal CAD, consentendo il soddisfacimento del requisito della forma scritta.

LINEE GUIDA PER LA STESURA DEL PIANO DI CESSAZIONE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI

Il piano di cessazione è un documento previsto all’articolo 24 del Regolamento (UE) n.  910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio (Regolamento eIDAS) del 23 luglio 2014. Tale articolo è applicabile ai conservatori accreditati in quanto richiamato dall’articolo 29 del CAD, Qualificazione e accreditamento, che, al comma 2, stabilisce che il richiedente l’accreditamento deve trovarsi nelle condizioni previste dall’articolo 24 del Regolamento eIDAS.

Le Linee guida forniscono le modalità di stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione sia nel caso di cessazione volontaria che nel caso di cessazione involontaria. L’ Allegato A: Piano di Cessazione del Servizio di Conservazione, parte integrante delle Linee guida, ha l’obiettivo, dichiarato nel documento, di guidare il conservatore […] nella stesura del piano di cessazione garantendo omogeneità di struttura e completezza delle informazioni necessarie per la corretta conduzione delle attività per la cessazione del servizio di conservazione.

In un contesto in cui le tecnologie evolvono con ritmi di crescita esponenziali e l’avvicendamento delle aziende sul mercato è un dato di fatto, queste Linee guida rappresentano uno strumento fondamentale per garantire la custodia di documenti che possono essere soggetti anche a conservazione permanente.

Seguiranno, in questo blog, ulteriori approfondimenti conseguenti alla entrata in vigore di tutte le Linee guida descritte.