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Nelle ultime settimane, l’AgID ha pubblicato, in consultazione pubblica, alcune Linee guida nel rispetto di quanto stabilito dall’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione digitale. In particolare, l’attività dell’AgID si è concentrata sulla elaborazione e successiva pubblicazione in consultazione dei seguenti documenti:

  • Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
  • Regole Tecniche per la sottoscrizione elettronica di documenti ai sensi dell’art. 20 del CAD
  • Linee Guida per la stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione dei documenti digitali.

La consultazione pubblica per le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici si è chiusa il 16 novembre 2019, quella per la sottoscrizione elettronica di documenti e per la stesura del piano di cessazione si chiuderà il 20 dicembre 2019.

Lo strumento delle Linee guida, in luogo delle Regole tecniche, è stato introdotto con l’art. 63 del D.Lgs. n. 127/2017 che ha modificato, tra gli altri, l’art. 71 del Codice dell’Amministrazione digitale. L’obiettivo della modifica all’art. 71, ovvero individuare uno strumento di regolazione più flessibile rispetto alle regole tecniche previste dall’originario D.Lgs. n. 82/2005, risponde a quanto stabilito dalla Legge di delega al Governo in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche (L. n. 124/2015) che all’articolo 1, comma 1, lettera m) elenca, tra i principi e i criteri direttivi delle modifiche al CAD,  quello di semplificare le modalità di adozione delle regole tecniche e assicurare la neutralità tecnologica delle disposizioni del CAD, semplificando allo stesso tempo il CAD medesimo in modo che contenga esclusivamente principi di carattere generale. A tal proposito, il Consiglio di Stato nel parere sullo schema di decreto legislativo correttivo del CAD, Consiglio di Stato, Commissione speciale, 10 ottobre 2017, n. 2122, osserva che l’introduzione delle Linee guida appare in linea con il principio di neutralità tecnologica enunciato della Legge di delega e, in assenza di specifici rilievi da parte dell’Amministrazione circa la natura delle Linee guida, attribuisce ad esse una valenza erga omnes e un carattere di vincolatività.

La procedura di emanazione delle Linee guida risulta estremamente semplificata rispetto alla procedura originariamente prevista per le Regole tecniche. Le Linee guida sono emanate da AgID previa consultazione pubblica, sentite le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali, acquisito il parere della Conferenza unificata. Esse divengono efficaci dopo la pubblicazione nel sito internet istituzionale dell’AgID.

LINEE GUIDA SULLA FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, attese da tempo, sono state elaborate con il duplice obiettivo di aggiornare le regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e di riunificare in un corpus normativo unico le regole tecniche e le circolari in materia attualmente in vigore.

In particolare, a partire dalla data della loro applicazione, centottantesimo giorno successivo alla loro entrata in vigore, le Linee guida abrogheranno totalmente o parzialmente regole tecniche e circolari come di seguito indicato:

abrogazioni

Rispetto a tali abrogazioni, si può osservare quanto segue:

Osservazioni mobile

Da notare che del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico, restano in vigore gli articoli emanati sulla base del Testo unico in materia di documentazione amministrativa, D.P.R. n. 445/2000.

La metodologia seguita, finalizzata ad ottenere un unicum normativo, si basa su un approccio olistico volto a rappresentare le interdipendenze tra le fasi della gestione documentale:

  • formazione del documento
  • gestione
  • conservazione.

La struttura del documento, base normativa più sei allegati, risponde alla dichiarata necessità di avere linee guida flessibili, che siano cioè facilmente adattabili ai cambiamenti tecnologici. I sei allegati sono relativi ai seguenti ambiti:

  • Allegato 1 – Glossario dei termini e degli acronimi
  • Allegato 2 – Formati di file e riversamento
  • Allegato 3 – Certificazione di processo
  • Allegato 4 – Standard e specifiche tecniche
  • Allegato 5 – I metadati
  • Allegato 6 – Comunicazioni tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

Come recentemente dichiarato dall’AgID, il 4 novembre scorso le Linee guida sono state notificate all’Unione europea secondo quanto previsto dalla Direttiva (UE) 2015/1535 del Parlamento europeo e del Consiglio del 9 settembre 2015. La procedura di notifica dovrebbe concludersi il 5 febbraio 2020.

REGOLE TECNICHE PER LA SOTTOSCRIZIONE ELETTRONICA DI DOCUMENTI AI SENSI DELL’ART. 20 DEL CAD

Come stabilito dall’art. 20 comma 1-bis del CAD, il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del c.c. […] previa identificazione informatica del suo autore attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire sicurezza, integrità, e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.

Le Linee guida regolamentano, dunque, la sottoscrizione di un documento on line in maniera dematerializzata, senza necessità che l’utente si doti di dispositivi per l’apposizione di firme: sarà sufficiente che si autentichi al proprio gestore di identità SPID. Il rispetto delle regole tecniche in questo ambito garantisce sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità del documento all’autore secondo quanto disposto dal CAD, consentendo il soddisfacimento del requisito della forma scritta.

LINEE GUIDA PER LA STESURA DEL PIANO DI CESSAZIONE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI

Il piano di cessazione è un documento previsto all’articolo 24 del Regolamento (UE) n.  910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio (Regolamento eIDAS) del 23 luglio 2014. Tale articolo è applicabile ai conservatori accreditati in quanto richiamato dall’articolo 29 del CAD, Qualificazione e accreditamento, che, al comma 2, stabilisce che il richiedente l’accreditamento deve trovarsi nelle condizioni previste dall’articolo 24 del Regolamento eIDAS.

Le Linee guida forniscono le modalità di stesura del piano di cessazione del servizio di conservazione sia nel caso di cessazione volontaria che nel caso di cessazione involontaria. L’ Allegato A: Piano di Cessazione del Servizio di Conservazione, parte integrante delle Linee guida, ha l’obiettivo, dichiarato nel documento, di guidare il conservatore […] nella stesura del piano di cessazione garantendo omogeneità di struttura e completezza delle informazioni necessarie per la corretta conduzione delle attività per la cessazione del servizio di conservazione.

In un contesto in cui le tecnologie evolvono con ritmi di crescita esponenziali e l’avvicendamento delle aziende sul mercato è un dato di fatto, queste Linee guida rappresentano uno strumento fondamentale per garantire la custodia di documenti che possono essere soggetti anche a conservazione permanente.

Seguiranno, in questo blog, ulteriori approfondimenti conseguenti alla entrata in vigore di tutte le Linee guida descritte.