Nodo di smistamento ordini: pubblicate le Regole tecniche

Pubblicato il 15 marzo scorso il documento contenente le Regole tecniche per l’emissione e la trasmissione degli ordini elettronici attraverso il Nodo di smistamento degli ordini di acquisto delle amministrazioni pubbliche. Il documento, emanato a seguito di quanto disposto dall’articolo 2 del D. Mef 7 dicembre 2018, ha l’obiettivo di fornire le regole tecniche circa il formato e il meccanismo di trasmissione dei documenti elettronici attestanti l’ordinazione di acquisto di beni e servizi (ordini e altri documenti utilizzati nell’ambito dell’ordinazione), con particolare riferimento agli Enti del SSN. Le Regole tecniche non riguardano, pertanto, l’esecuzione degli acquisti.

Poiché, in virtù dell’articolo 3 del D. Mef, a decorrere dal 1° ottobre 2019 (data di entrata in vigore dell’obbligo) sulle fatture elettroniche dovranno essere obbligatoriamente riportati gli estremi degli ordini, le Regole tecniche forniscono anche le istruzioni per assolvere a tale obbligo.

Come in parte anticipato, il Nodo di smistamento rappresenta una delle componenti del sistema Acquisti pubblici in rete (APiR) dovendo il Mef, stando a quanto stabilito dalla Legge di bilancio 2018, garantire l’integrazione del NSO con la Banca dati nazionale dei contratti pubblici (BNCP), il Sistema di interscambio delle fatture elettroniche (SdI), il Sistema informativo sulle operazioni degli Enti pubblici (SIOPE) e il Nodo di smistamento dei pagamenti e degli incassi (SIOPE+). Le informazioni trattate dai predetti sistemi saranno rese disponibili sulla Piattaforma dei crediti commerciali (PCC).

Gli attori coinvolti nel processo di gestione elettronica degli ordini di acquisto attraverso NSO sono: pubbliche amministrazioni (dal 1° ottobre 2019 soltanto gli Enti del SSN), fornitori di beni e servizi, loro intermediari. I documenti che devono essere obbligatoriamente inviati al NSO sono, come si diceva, relativi all’ordinazione di beni e servizi. A tal proposito, le regole tecniche individuano, descrivendoli, i seguenti quattro documenti: Ordine, Ordine pre-concordato, Risposta, Ordine di riscontro. Ciascuno dei predetti documenti, contenuto nella busta di spedizione, deve essere predisposto secondo la specifica PEPPOL definita, al pari della busta di trasmissione.

Sulla base dei quattro documenti previsti, le Regole tecniche identificano, descrivendoli nel dettaglio, i seguenti tre processi di business:

• Ordinazione semplice, in cui può essere utilizzato il solo documento “Ordine”;
• Ordinazione completa, in cui possono essere utilizzati i tre documenti “Ordine”, “Risposta” e “Ordine di riscontro”;
• Ordinazione pre-concordata, in cui possono essere utilizzati i due documenti “Ordine pre-concordato” e “Ordine di riscontro”.

Le modalità di comunicazione dei soggetti obbligati con il NSO sono analoghe a quelle previste per la fattura elettronica (portale web, PEC, interoperabilità), con l’aggiunta dell’infrastruttura di trasporto PEPPOL. I canali di trasmissione, specifici per ciascuna modalità di comunicazione, sono i medesimi della fattura elettronica (PEC, web service, SdIFtp) con l’eccezione del servizio SPCoop in dismissione.

Nel quadro generale di emissione e trasmissione degli ordini elettronici, il Nodo assolve alle seguenti tre funzioni, diversamente esplicate nei due scenari (validazione e trasmissione) di interazione tra NSO e soggetti obbligati previsti dalle Regole tecniche.

• Identificazione: NSO provvede a identificare univocamente il messaggio (busta di trasporto più documento) e il documento, associando al primo l’identificativo della transazione (IdT), che sarà riportato in tutte le notifiche prodotte da NSO e al secondo la tripletta di identificazione composta da: identificativo del soggetto emittente, identificativo del documento associato dall’emittente e data del documento.
• Validazione: NSO provvede a verificare la correttezza dei dati che compongono il messaggio, validando sia la busta di trasporto che il corpo del messaggio e verificando l’unicità del documento ovvero verificando che non esista un altro documento con la medesima tripletta di identificazione. La validazione positiva è l’elemento imprescindibile affinché il messaggio possa essere recapitato, da NSO o attraverso altri canali, al destinatario e, come stabilito dal D. Mef, il requisito necessario affinché le pubbliche amministrazioni possano dare corso alla liquidazione e al successivo pagamento dell’ordine. Una copia dei messaggi validati positivamente sarà inviata da NSO alla PCC unitamente all’IdT. Tali messaggi saranno, dunque, ricercabili sulla PCC.
• Trasmissione: NSO provvede a inviare i messaggi validati al destinatario tranne nei casi previsti dalle Regole tecniche in cui il recapito avviene attraverso altri canali, di qui la distinzione dei due scenari: trasmissione e validazione.

Nello scenario di trasmissione, il NSO provvede ad identificare il documento e il messaggio, a validare e a recapitare il messaggio al destinatario. Dunque, nello scenario di trasmissione, il NSO svolge le tre funzioni sopra elencate. Il recapito del messaggio da parte di NSO avviene solo se NSO è in grado di risolvere l’indirizzo del destinatario vale a dire se l’indirizzo è un indirizzo rilasciato da NSO, una PEC o un indirizzo rilasciato da una terza parte accreditata su NSO (Access Point di un’infrastruttura di trasporto PEPPOL).

Nello scenario di validazione, il NSO dopo aver identificato il messaggio e il documento ed aver provveduto alle verifiche sulla busta di spedizione e sul documento (validazione), valida positivamente o scarta il messaggio. In entrambi i casi (validazione positiva e scarto), il Nodo produce una notifica per il mittente che, nel primo caso attesterà soltanto il superamento dei controlli di validazione, nel secondo caso che il messaggio non ha superato i controlli di validazione. In questo scenario, il NSO non provvede a inoltrare il messaggio al destinatario o perché non è in grado di risolvere l’indirizzo del destinatario indicato nel messaggio oppure perché il mittente e il destinatario sono attestati sulla medesima infrastruttura di comunicazione accreditata su NSO, che è in grado di provvedere autonomamente alla trasmissione del messaggio (Access Point di un’infrastruttura di trasporto PEPPOL). Nello scenario di validazione, dunque, NSO svolge due delle tre funzioni sopra elencate: identificazione e validazione.

In considerazione dell’ampiezza e della specificità dell’argomento, la panoramica qui fornita non vuole essere esaustiva, le Regole tecniche saranno pertanto oggetto di ulteriori successivi approfondimenti in questo blog. Attraverso tali approfondimenti cercheremo di comporre un quadro il più possibile funzionale all’analisi del documento e alla descrizione del processo.