Bisogna avere cura della casella PEC!

Con il Decreto Legge 119/2018 il legislatore nazionale rafforza l’obbligo di scambiare la documentazione processuale esclusivamente con modalità digitali.
In particolare, all’art.16, stabilisce che in caso di impossibilità di notificare tramite PEC per ragioni legate al destinatario, il mittente non sarà tenuto ad effettuare altre notifiche.

La disposizione conferma la direzione di una recente sentenza della Corte di Cassazione (7029/2018) nella quale è stato ritenuto inammissibile un ricorso presentato da una società lamentante la mancata notifica di un atto processuale a causa della propria casella PEC “piena”. La Cassazione, dichiarando che, anche in assenza di ricevuta di consegna per casella “piena”, l’obbligo di notifica si ritiene comunque ottemperato, ha evidenziato il principio per cui i soggetti per i quali la legge prevede l’obbligo di munirsi di un indirizzo di posta elettronica, devono porre in essere misure di straordinaria diligenza nel relativo utilizzo.

Per le organizzazioni è quindi fondamentale attivare una attenta gestione delle caselle di posta certificata, mediante adeguati interventi organizzativi e tecnologici. A titolo esemplificativo, azioni da valutare possono essere la razionalizzazione del numero di caselle attive, la definizione di ruoli deputati allo smistamento dei messaggi in entrata o alla trasmissione dei messaggi in uscita per ogni specifica casella PEC, la dotazione di strumenti di monitoraggio integrati in un sistema di gestione documentale, che consentano il controllo degli accessi, la ricezione automatizzata di specifici flussi documentali da specifiche caselle, il download automatico nell’archivio documentale per impedire che la casella superi il limite di capienza.