Archiflow sempre più SMART: cosa ci aspetta nel 2023?

Anche per il 2023 prevediamo importanti evoluzioni per Archiflow, la nostra Information Service Platform. Nuove funzionalità per la gestione della fatturazione elettronica estera, cruscotti di monitoraggio dei processi, evoluzione nella gestione dei task, nuovi strumenti di Business Intelligence: sono solo alcuni dei nostri buoni propositi.

Che tu sia una Azienda Privata o una PA, avrai tutto quello che ti occorre per competere in uno scenario molto dinamico e complesso.

Oggi per poter lavorare in modo efficiente, complici anche le sfide derivanti dal lavoro in mobilità e dallo smart working, devi saper gestire dati, documenti e informazioni per lavorare con processi digitali smart, assicurando al contempo il pieno rispetto delle normative in termini di sicurezza e riservatezza delle informazioni.

In Siav per il 2023 abbiamo in programma di potenziare ulteriormente le funzionalità di Collaboration di Archiflow, con l’obiettivo di favorire la condivisione di dati e documenti e l’accesso all’intero patrimonio informativo agli stakeholders che ne hanno l’autorizzazione.

Tali dati potranno rientrare nei nuovi strumenti di Business Intelligence per ricavare informazioni di valore per il business, e fornire al management indicazioni sull’efficienza dei processi.

Un altro importante fronte di sviluppo riguarderà la possibilità di gestire la fatturazione elettronica anche con aziende clienti e fornitrici in tutto il mondo, nel rispetto degli obblighi e dei formati previsti in ciascun Paese, che permetterà di semplificare la relazione tra aziende private ed enti di Stati diversi e migliorare l’interoperabilità e l’acquisizione dei dati.

Fatturazione elettronica estera: perché conviene prepararsi

La fatturazione elettronica è sempre più cruciale per l’ottimizzazione dei processi di business e vede importanti e continue evoluzioni anche a livello internazionale. Anche se le Amministrazioni finanziarie si stanno muovendo verso una semplificazione e standardizzazione delle regole e delle specifiche tecniche tra tutti i Paesi, permangono molte eccezioni.

Le necessità di digitalizzazione dei processi per adeguarsi ai nuovi formati e obblighi previsti richiede una continua attenzione in termini normativi, tecnici e procedurali.

Per rispondere a questa esigenza, Invoice Manager sarà evoluto per gestire l’interscambio di fatture con oltre 70 Paesi nel mondo, sia UE che extra UE, includendo nuove funzionalità per l’elaborazione, l’invio, la ricezione e il monitoraggio delle fatture, sempre nel rispetto dei formati obbligatori previsti.

Grazie alle nuove funzionalità di Invoice Manager, le realtà internazionali con più filiali distribuite nel mondo potranno gestire la fatturazione elettronica all’interno di ciascun paese in cui è presente una sede. Ad esempio, direttamente dalla filiale polacca, sarà possibile inviare le fatture alle aziende clienti polacche, senza la necessità di investire in molteplici soluzioni. Archiflow quindi costituirà un vero e proprio punto di riferimento per lo scambio documentale in Italia e all’estero, a prescindere dai canali e dagli standard previsti dalle singole nazioni.

In questo modo sarà possibile sfruttare appieno i vantaggi di una gestione digitale delle fatture, senza il timore di sbagliare a causa di norme internazionali complesse da comprendere.

Inoltre, avere una gestione unificata in formato elettronico di fatture italiane ed estere consente di raccogliere dati utili per formulare analisi e report e capire dove intervenire per ridurre i costi e aumentare l’efficienza dei processi.

Integrazione come semplificazione è da sempre uno dei principali obiettivi che in Siav ci proponiamo, per questo i servizi di fatturazione estera saranno abbinati e integrati perfettamente con le funzionalità di gestione dei documenti, delle informazioni e dei processi offerte dalla piattaforma Archiflow: sarà possibile, quindi, governare l’invio e la ricezione delle fatture, nonché l’archiviazione e la conservazione a norma secondo le regole previste da ogni singolo Paese.

Una ulteriore funzionalità che verrà implementata riguarda la gestione delle dichiarazioni IVA, sulla base delle richieste di ciascuno Stato di destinazione, semplificandone l’invio. In questo modo Siav si propone come unico partner per coprire queste nuove esigenze di digitalizzazione, permettendo di concentrarsi sulla attività core senza la preoccupazione di tenersi aggiornati sulle evoluzioni normative.

Cruscotti di monitoraggio dei processi: conoscere per decidere

Oggi è sempre più importante partire dai dati per individuare eventuali criticità e comprendere dove intervenire per migliorare i processi di business e ottimizzare le attività. Archiflow, attraverso il modulo Dashboard statistiche, risponde a questa esigenza, permettendo di creare cruscotti con grafici e statistiche per monitorare i flussi di lavoro e i processi aziendali. Il “sapere” derivante dai dati viene così sintetizzato in un solo colpo d’occhio e in un solo luogo, e reso fruibile in modo razionale, ordinato e di facile consultazione.

Nel 2023 lo strumento verrà potenziato per creare cruscotti e statistiche a livello dipartimentale grazie ad una più puntuale definizione delle regole di accesso e visibilità.

Se, ad esempio, si vuole consentire al CFO o alla CFO di controllare le RDA in lavorazione, è possibile creare un cruscotto che visualizza lo stato in cui si trovano tutte le RDA non ancora approvate. Grazie alle nuove funzionalità, si può fare in modo che questo report sia ad uso esclusivo dei CFO. Nel caso in cui il CFO o la CFO desideri delegare il monitoraggio di una parte delle RDA ai suoi collaboratori, lo stesso report potrà essere accessibile ad altre persone che vedranno solo le statistiche relative alle RDA che possono visualizzare in base alle regole di visibilità.

Evoluzione nella gestione dei task per flussi di lavoro più efficienti, flessibili, rapidi e sicuri

In Siav da tempo insistiamo sulle potenzialità della gestione collaborativa dei documenti e dei processi ad essi correlati, in quanto non si tratta solo di salvare dei file, ma favorire in modo strutturato l’interscambio di informazioni con gli stakeholder interni ed esterni, eliminando email e file sharing.

I moduli Easy Workflow e Task on Demand di Archiflow nascono proprio per automatizzare la gestione digitale dei flussi informativi e conferire specifici criteri di governance al lavoro collaborativo, offrendo la possibilità di creare workflow no code per mettere in sequenza le attività che le persone devono svolgere, in modo controllato e ordinato.

Nel 2023 estenderemo l’ambito di processi e procedure in cui utilizzarli, grazie a nuove funzionalità che renderanno sempre più smart i processi, come ad esempio:

• task per l’invio automatico di email, notifiche e documenti agli stakeholder coinvolti nel processo tenendoli allineati su compiti e scadenze;
• task per l’inserimento automatico di una annotazione per tracciare le attività o fornire informazioni aggiuntive nell’ambito della esecuzione di un processo;
• l’archiviazione automatica dei task completati per mantenere lo storico delle attività svolte da persone e uffici.

Inoltre, arricchiremo le funzioni di ricerca e consultazione dei task, ad esempio per conoscere se un documento è stato approvato tramite firma elettronica.

Business Intelligence: strategia e organizzazione aziendale

Ogni attività, anche la meno strutturata, genera un volume immenso di dati. La sfida è essere capaci di analizzarli e trasformarli in informazioni di valore, ed è qui che interviene la Business Intelligence (BI).

Per rispondere a questa esigenza, il 2023 vedrà la nascita di un nuovo strumento di controllo che fornisca informazioni utili e significative per il miglioramento dell’efficienza sulla base dei risultati ottenuti da una analisi aggregata e integrata di dati e flussi documentali.

Il modulo consentirà di estrarre dall’archivio di Archiflow i dati relativi a documenti, task e processi (ad esempio, il numero di documenti gestiti o i tempi di processamento) e di eseguire analisi incrociate dei dati, eventualmente integrabili con informazioni provenienti da altri software presenti nell’ecosistema informatico, per offrire la possibilità di leggere e interpretare in modo agevole i dati generati da Archiflow.

Grazie a questa soluzione, i dati prodotti da Archiflow verranno analizzati e navigati tramite una interfaccia di Business Intelligence con analisi visuale, arricchita con le funzionalità che normalmente caratterizzano questi ambienti, come, ad esempio, raggruppamenti, drill-down, ecc.

Nuova user experience per la gestione dei fascicoli

In Siav abbiamo previsto anche interventi sull’ergonomia e il perfezionamento dei processi, combinando efficienza, flessibilità, semplicità d’uso, in modo che Archiflow possa semplificare sempre di più il modo in cui le persone si approcciano al proprio lavoro, senza dover rimpiangere l’amata carta.

In questa direzione, alcune delle modifiche previste riguardano una serie di interventi sui fascicoli archivistici, tra cui la revisione della ricerca e navigazione nell’albero dei fascicoli, con un nuovo elenco paginato, la visualizzazione della gerarchia in cui trova un fascicolo, la possibilità di comprimere o espandere la gerarchia per una più agevole consultazione.