Archiflow preme l’acceleratore su Collaboration, Cloud Integration e Intelligenza Artificiale: rilasciata la versione 10.2!

Archiflow non va in vacanza: dato il periodo suona quasi come una battuta divertente, invece è la nostra realtà: le professioniste e i professionisti della nostra Factory non si fermano mai e continuano ad innovare Archiflow per rispondere ai cambiamenti del mercato e anticipare i bisogni delle Aziende. Collaboration, Cloud Integration, meccanismi di classificazione e smistamento automatici: queste le parole d’ordine della versione 10.2, che punta ad una gestione dei processi documentali sempre più smart.

Si sa, ogni traguardo è anche tempo di bilanci, passati e futuri. Ci si volta all’indietro per guardare da dove si è partiti, tutta la strada che si è percorsa, dove si vuole arrivare ancora, correggere la traiettoria e perché no, darsi anche una pacca sulla spalla. Concedeteci quindi un piccolo amarcord.

Una storia di gestione dei processi documentali lunga 30 anni

Era il lontano 1992 quando nasceva Archidoc, il software sviluppato per la gestione elettronica documentale, che già allora rappresentava una novità assoluta nel panorama italiano. In Siav fin da subito si comprese che lo spazio digitale di lavoro delle Organizzazioni sarebbe diventato sempre più ampio e pervasivo, fatto di flussi di contenuti e informazioni intrecciati tra loro in modo molto complesso.

Per questo, la naturale evoluzione di Archidoc fu Archiflow, rilasciato ufficialmente nel 2005, con una mission ben precisa: “mettere ordine” e “tenere in ordine” l’oceano di informazioni digitali che usiamo per lavorare.

Il nome scelto ne è una testimonianza: forse non tutti sanno che Archiflow è la crasi tra Archidoc e Workflow, proprio per indicare la volontà di fornire soluzioni che tengano sotto controllo e governino documenti, processi, in cui sia cruciale la collaboration tra stakeholders per rendere semplice il lavoro quotidiano nelle attività individuali, nella relazione con colleghe e colleghi, nell’ interazione con l’esterno.

Evoluzione degli strumenti di collaboration di Archiflow

Archiflow 10.2: cosa c’è di nuovo

Lo smart working ha accentuato notevolmente la necessità di comunicare tramite strumenti “da remoto”, a condividere informazioni solo in formato digitale e ad una diffusione sempre più ampia di documenti elettronici e di informazioni digitali scambiati attraverso la posta elettronica.

Ecco che lo sviluppo di Archiflow 10.2 ha seguito principalmente due direttrici:

• il potenziamento degli strumenti di collaboration, per incrementare le performance delle Aziende, favorire l’organizzazione del lavoro (proprio e altrui), il coinvolgimento degli stakeholder (interni ed esterni), il monitoraggio delle attività e la comunicazione tra persone che spesso si incrociano solo virtualmente.
• la classificazione automatica di documenti e informazioni che transitano attraverso la posta elettronica, che consente al sistema di comprendere il testo delle e-mail e degli allegati, individuarne la categoria di appartenenza ed inoltrarle ai destinatari di competenza, snellendo il lavoro di chi presidia la casella di posta istituzionale, e recapitando più rapidamente le comunicazioni.

Esaminiamoli più nel dettaglio.
 

Collaboration & Cloud Integration: come scambiare i documenti e collaborare sui contenuti, in modo sicuro e governato da regole

Una delle novità più grandi della versione 10.2 è l’integrazione di Archiflow con Google Drive e Microsoft One Drive, che permette di pubblicare e revisionare i documenti con gli strumenti dei cloud drive.

I nuovi moduli, Google Drive e One Drive Connector, consentono tutte le funzionalità tipiche dei cloud drive, in particolare la disponibilità sempre e ovunque, un editor online integrato nella piattaforma, la possibilità di lavorare in contemporanea sul documento, la collaborazione con altre persone, ma le arricchisce con le funzioni di gestione dei processi di Archiflow: assegnazione di task, workflow, gestione di scadenze, fascicolazione, profilazione.

Quest’ultimo è un aspetto fondamentale, perché i cloud drive sono pensati per un uso semplice e limitato, e se i documenti diventano troppo numerosi diviene veramente difficile ritrovarli: utilizzando i metadati di Archiflow, invece, è possibile ricercare un documento nel tempo, soprattutto se deve essere recuperato in una forma valida dal punto di vista legale o fiscale.

Un altro aspetto fondamentale del nuovo modulo è che risponde alle esigenze sempre più sentite di sicurezza e riservatezza delle informazioni: l’accesso alle informazioni avviene in un contesto controllato e governato dal sistema, in cui la condivisione dei documenti avviene solo nell’ambito delle regole di visibilità decise dalla piattaforma.

Classificazione automatica: come semplificare la gestione delle PEC

Un’altra novità fondamentale riguarda il modulo PEC Manager. Nella versione 10.2, permette di implementare la classificazione automatica delle PEC, che applica algoritmi di Machine Learning per comprendere qual è il contenuto delle e-mail e fornire indicazioni utili per le successive fasi di smistamento e lavorazione.

Il Classificatore Siav attribuisce ad ogni messaggio una “categoria” che consente di classificarlo senza alcun intervento umano, dopo averla “appresa” da una lista di documenti esemplificativi.

Questa informazione consente di suddividere i messaggi in base al loro contenuto, e di applicare regole di smistamento automatico in modo da inoltrare l’e-mail alle incaricate e agli incaricati di competenza. Se, ad esempio, il Classificatore individua un reclamo, questo può essere automaticamente inoltrato al Customer Care; se invece arriva una richiesta di informazioni, la si può inviare alla Segreteria commerciale.

Esempio di Categorie di PEC individuate dal Classificatore

La classificazione automatica completa le funzioni di smistamento automatico e manuale recentemente introdotte in Archiflow. I vantaggi di questa evoluzione sono innegabili: aumentano la produttività e l’efficienza, in quanto le persone possono gestire solo i “messaggi residuali”, cioè quelli che non ricadono in nessuna delle categorie definite, e si riducono i costi e i tempi, in quanto i messaggi vengono lavorati in modo molto più rapido e mirato.

Gli sprint verso Archiflow 10.3 sono già partiti e abbiamo ancora molte frecce al nostro Arc..hiflow! Ma per ora ci fermiamo qui!

Alla prossima!