Trasformazione digitale di Imprese e PA: la sfida del decennio digitale Europeo
Con la programmazione strategica per il decennio digitale europeo e gli obiettivi per il 2030, l’Europa ha lanciato a tutti gli stati membri una sfida ambiziosa per la trasformazione digitale.
“L’Europa mira a dare maggior forza alle imprese, alle cittadine e ai cittadini in un futuro digitale incentrato sulla persona, sostenibile e più prospero”.
Queste sono infatti le parole con cui la Commissione Europea ha presentato le strategie per il prossimo decennio e gli obiettivi per il 2030, definendo una “bussola digitale” concepita attorno a quattro punti cardinali: cittadini dotati di competenze digitali, professioniste e professionisti altamente qualificati nel settore digitale; infrastrutture digitali sostenibili, sicure e performanti; trasformazione digitale delle imprese; digitalizzazione dei servizi pubblici.
L’obiettivo è quindi quello di creare un sistema europeo sostenibile attraverso la digitalizzazione e la strada da percorrere è quella di guardare alle tecnologie digitali e all’innovazione dei processi come a uno strumento per lo sviluppo economico, sociale e sostenibile.
Le priorità da affrontare per la trasformazione digitale dell’Italia
La data di scadenza per centrare i traguardi digitali di carattere comunitario è davvero vicina e non solo non possiamo mancarla, ma dobbiamo arrivarci forti di visioni e risultati che auspicabilmente siano già in anticipo sull’asse del futuro che ci indica.
Serve quindi un tavolo permanente di confronto per affrontare la gestione di sistemi sempre più complessi ed il cambiamento dei servizi offerti alle cittadine e ai cittadini. Un punto di aggregazione dove le istituzioni e le organizzazioni pubbliche e private possono condividere le esigenze di innovazione e l’applicazione intelligente delle nuove tecnologie.
Documenti digitali: la normativa
In ambito normativo si può sicuramente affermare che nell’ultimo ventennio, a partire dal testo unico 445 del 2000 e a seguire con il codice dell’amministrazione digitale del 2005 e la numerosa produzione di regole tecniche e linee guida, la normativa ha cercato di dare una regolamentazione alla introduzione delle tecnologie per la trasformazione digitale della pubblica amministrazione e dell’intero Paese.
La normativa italiana in questi anni ha recepito le normative europee e pertanto, seppur migliorabile, si può ritenere adeguata ad affrontare le sfide che ci aspettano per realizzare i progetti del PNRR. Anche le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici hanno ormai, ad un anno dalla loro emanazione, raggiunto un pieno livello di diffusione che fa ben sperare nella loro applicazione da parte delle pubbliche amministrazioni.
La digitalizzazione degli archivi
Ma la normativa è solo uno dei fattori in gioco. Per sostenere la trasformazione digitale, entra in campo in maniera preponderante la necessità di profili di competenza in materia di gestione documentale, così come l’aggiornamento delle piattaforme e una compiuta digitalizzazione degli archivi.
La gestione di archivi digitali è una delle attività più complesse che le amministrazioni e le imprese devono oggi affrontare. Non si tratta di replicare meccanicamente nell’ambiente digitale le stesse forme di organizzazione dei documenti che adottiamo nel mondo analogico, ma di individuare i principi essenziali e le metodologie sviluppate nel passato in questo settore e renderli operativi in modi adeguati nei nuovi ambienti. Si deve essere consapevoli che le tecnologie informatiche non solo trasformano il modo di lavorare e comunicare, ma sono anche in continua evoluzione, offrono potenzialità da non trascurare, facilitano la condivisione delle informazioni ma introducono anche rischi che non sempre siamo in grado di riconoscere, valutare e contenere.
I documenti si producono per dare supporto alle nostre attività e rendere persistenti informazioni che hanno valenza giuridica e valore tecnico. I documenti prodotti e conservati devono garantire la leggibilità e la verifica di autenticità nel lungo periodo, mentre l’obsolescenza tecnologica (dei formati, dei supporti, dei software) mette in continuo pericolo la continuità dei documenti conservati, la loro capacità di durare.
Tutto questo rende pertanto centrale la gestione degli archivi nel piano decennale per la digitalizzazione.
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Dematerializzazione e conservazione
Un altro tema critico quando parliamo di trasformazione digitale è quello della preservazione del documento e della conservazione digitale massiva. L’attuale stato degli archivi cartacei è un fattore critico in un progetto di dematerializzazione massiva in linea con la normativa vigente, ma altrettanto importanti sono la corretta applicazione delle norme di riferimento a garanzia della validità del documento e il livello di qualificazione del sistema per la dematerializzazione a cui si vuole ricorrere e gli standard minimali in esso inclusi.
Nell’era della Trasformazione Digitale la dematerializzazione massiva di archivi con processo certificato diventa un passaggio necessario per tutte le aziende pubbliche e private che vogliono continuare a presidiare un mercato in continuo mutamento. Vari i vantaggi che ne derivano, non solo in termini di costi e ottimizzazione del lavoro, ma anche di riduzione di sprechi e miglioramento della tracciabilità. L’articolo 23-ter del CAD, e l’allegato 3 delle linee guida AgID, hanno introdotto la certificazione di processo, una procedura organizzativa e tecnologica, che garantisce la piena e totale corrispondenza tra tutti i documenti analogici e le rispettive copie informatiche. Lo strumento della certificazione di processo evita di dover raffrontare singoli documenti, agevolando, quindi, la dematerializzazione di grandi archivi cartacei e la digitalizzazione di flussi informativi che coinvolgano una grande mole di documenti. Consente quindi di ottimizzare e velocizzare le operazioni mantenendo il valore legale delle operazioni.
Il ruolo dell’innovazione per nuovi servizi pubblici digitali
Tra i driver indicati dalla Commissione Europea per migliorare il rapporto tra PA, cittadini e imprese, è sicuramente necessario intervenire anche per aumentare e migliorare i servizi pubblici digitali e per l’interoperabilità e l’integrazione delle tecnologie digitali.
In questo tassello chiave per la trasformazione digitale, le tecnologie emergenti hanno un ruolo importantissimo: possono integrarsi con i sistemi esistenti e portare contributi in termini di maggiore sicurezza, interoperabilità, trasparenza e rinnovamento dei servizi offerti.
Tra queste sicuramente l’Intelligenza Artificiale ha un ruolo dominante grazie al fatto che l’Europa ospita la comunità di ricerca sull’IA all’avanguardia nel mondo, come pure imprenditori e imprenditrici innovativi e imprese start-up ad elevatissimo contenuto tecnologico ed è all’avanguardia nelle tecnologie manifatturiere, sanitarie, dei trasporti e spaziali, che fanno sempre più affidamento sull’IA.
L’Europa svolge anche un ruolo importante nello sviluppo e nell’utilizzo delle piattaforme che forniscono servizi alle imprese e alle organizzazioni (business-to-business), delle applicazioni per progredire verso l’“impresa intelligente” e dell’e-government. L’applicazione dell’IA alla gestione documentale potrebbe permettere di semplificare la classificazione dei documenti, ottimizzare l’accesso ai dati e di automatizzare i processi attraverso l’uso di algoritmi.
Gli studi in corso sulla blockchain dimostrano come questa tecnologia potrebbe offrire nuove opportunità alla costruzione di sistemi di conservazione ancora più affidabili e sicuri di quelli attuali.
Nel 2018 la Commissione europea ha avviato il progetto Ebsi con l’obiettivo strategico di creare un sistema di connessione in interoperabilità cross-border per il mercato unico europeo. L’idea di Ebsi è quella di costruire una prima infrastruttura di blockchain istituzionale a livello comunitario la cui responsabilità è condivisa da tutti gli Stati membri. Dal 2020 Ebsi sta implementando una rete di nodi distribuiti in tutta Europa, supportando applicazioni focalizzate su casi d’uso selezionati. Tale infrastruttura, finalizzata a garantire l’interoperabilità tra le diverse piattaforme di blockchain, dovrebbe rendere più semplice l’applicazione di questa tecnologia ai sistemi di conservazione.