Strumenti per smart working, quali sono quelli fondamentali per l’HR
Lo smart working rappresenta un’opportunità per tutti, aziende e lavoratori: le giuste pratiche e gli strumenti per l’HR più avanzati possono diventare un potente motore per questo cambiamento virtuoso.
Perché all’HR servono strumenti per lo smart working
Ormai è chiaro: il vento della rivoluzione digitale è entrato in azienda e ne ha scompaginato il tradizionale approccio culturale. Un caos solo apparente da cui – con le strategie e gli strumenti per l’HR più efficaci – sarà possibile far nascere un nuovo paradigma culturale vantaggioso sia per il business sia per le persone che ne fanno parte, a tutti i livelli. I primi attori di questo cambiamento sono proprio i lavoratori stessi, ormai abituati nella loro quotidianità a fruire dei vantaggi di una digitalizzazione sempre più pervasiva e ben disposti a cogliere le opportunità di un approccio agile alle loro mansioni professionali. Nello specifico, il centro nevralgico da cui è possibile innescare un meccanismo così virtuoso è senza dubbio l’ufficio HR. Protagonista e promotore di questo cambiamento culturale, filosofico e operativo, chi si occupa di Risorse Umane oggi è chiamato a supportare i percorsi di trasformazione digitale e l’innovazione dei modelli di business, ridefinendo le prassi organizzative in ottica di smart working, con l’obiettivo di valorizzare il capitale umano. E, proprio a fronte di queste radicali trasformazioni, l’ufficio HR deve innanzitutto rinnovare se stesso dall’interno: è importante acquisire le competenze e implementare gli strumenti per l’HR necessari per guidare il cambiamento in tutta l’azienda.
Gli strumenti di smart working per l’HR da implementare
Per risultare realmente efficace e abilitare appieno lo smart working nell’ufficio delle Risorse Umane, questo nuovo approccio deve basarsi su un set di soluzioni all’avanguardia. Ecco quali sono, lungo tutto il processo operativo, gli strumenti per l’HR più decisivi nell’era del lavoro agile:
1. Strumenti di smart working per la creazione di documenti digitali:
Creare documenti nativamente digitali – come contratti di assunzione o richieste formali – permette di risparmiare tempo (di compilazione e gestione dell’iter documentale), spazio (di archiviazione fisica) e risorse (carta, inchiostro, manutenzione stampanti).
2. Sistemi di firma digitale e grafometrica
Abilitare la firma elettronica (semplice o avanzata) permette di gestire le diverse pratiche con una rapidità mai sperimentata prima. Eliminando l’incombenza della firma cartacea, infatti, è possibile firmare e far firmare immediatamente qualsiasi tipo di documento, anche da remoto, mantenendo la piena visibilità, scongiurando la possibilità che si verifichino errori di compilazione ed evitando la movimentazione dei documenti tra luoghi differenti (con relativo rischio di perdita di carte importanti).
3. Piattaforma documentale elettronica: uno strumento di smart working vitale
Uno degli strumenti per l’HR più importanti da implementare nell’era dello smart working è senza dubbio quello relativo alla gestione e archiviazione elettronica. Una soluzione di questo tipo, infatti, permette di conservare qualsiasi documento nel pieno rispetto della normativa e con il massimo livello di sicurezza, senza la necessità di una gestione “fisica” del cartaceo. Dal punto di vista operativo, questa funzionalità garantisce al personale HR un accesso sicuro all’archivio senza vincoli di spazio e tempo – ma con un focus sul rispetto dei diritti di visibilità e sul GDPR – e con la possibilità di ricerca sui contenuti tramite parole-chiave puntuali. Questo strumento abilita anche la gestione automatizzata del fascicolo HR di ogni lavoratore: i flussi approvativi si snelliscono e la storia del dipendente può essere tracciata con la massima rapidità, accedendo agilmente a ogni documento presente nel fascicolo. Per gestire l’inserimento o l’aggiornamento di una pratica non occorre più rintracciare fisicamente il relativo fascicolo, tra chissà quanti altri: tutto il lavoro è fattibile da remoto, in pochi clic.
4. Strumenti di smart working per la condivisione delle informazioni
Che si tratti di un canale PEC o un portale web dedicato, permettere al personale delle Risorse Umane di condividere informazioni e documentazione con i dipendenti – in tempo reale e senza il vincolo della presenza fisica – conferisce una fluidità operativa senza precedenti.
Oltre gli strumenti: lo smart working nell’ufficio HR
Grazie agli strumenti per l’HR che favoriscono lo smart working, anche il personale delle Risorse Umane può quindi finalmente lavorare da remoto e in mobilità: si tratta di un vero e proprio salto quantico nella gestione amministrativa di un ufficio le cui attività si basano fondamentalmente sulla gestione di documenti da inviare e ricevere, far firmare, validare, vagliare, controfirmare e archiviare.
Il settore delle Risorse Umane, infatti, è tradizionalmente quello in cui transita la maggior parte dei documenti cartacei di tutta l’azienda. Documenti eterogenei per forma, funzione e provenienza. Un fenomeno evidente, soprattutto, nelle organizzazioni di grandi dimensioni: più alto è il numero di dipendenti e collaboratori, compresi quelli stagionali, solitamente con turnover più elevati, più aumenta la pila di carte da gestire.
Strumenti di smart working e digitalizzazione
A ogni lavoratore, infatti, corrisponde un fascicolo. E ogni fascicolo contiene tutto ciò che riguarda la storia professionale tra azienda e risorsa: dalle proposte di contratto, ai documenti di assunzione passando per fogli presenza, note spese, richiesta di ferie o permessi, moduli per malattia, buste paga e rinnovi contrattuali, fino ai documenti relativi alla risoluzione del rapporto di lavoro. Tutto, rigorosamente, da archiviare con la massima precisione e rendere consultabile rapidamente – aspetto importante nel lavoro quotidiano e cruciale in caso di contenziosi – e conservare digitalmente secondo i tempi previsti dalla normativa vigente. In questo contesto, dunque, la portata rivoluzionaria rappresentata dagli strumenti per l’HR che abilitano lo smart working è evidente: digitalizzazione e dematerializzazione, all’interno dell’ufficio Risorse Umane, semplificano e velocizzano i flussi approvativi e i processi di recupero dati, snelliscono sensibilmente le operazioni di tracciamento della storia di ogni lavoratore e ne ottimizzano l’archiviazione.
