I sistemi di gestione documentale contribuiscono a ridefinire l’organizzazione aziendale sin dal profondo. Non a caso, sono fra gli elementi cardine della trasformazione digitale del business in ottica 4.0.

La loro portata si esprime soprattutto nella capacità di dare una rivoluzionaria svolta smart ai processi aziendali: dotandoli di maggiore flessibilità, rapidità di esecuzione e semplicità, accrescono il valore competitivo dell’impresa nel suo complesso.

Senza sistemi di gestione elettronica dei documenti, le organizzazioni non possono sfruttare le potenzialità di una maggiore collaborazione e connessione tra i colleghi, non possono garantirsi la possibilità di assegnare attività e relative scadenze in modo semplice e veloce, non possono scambiare documenti e comunicare in modo rapido, con processi “smart” definiti con pochi clic dall’utente.

Insomma, il valore aggiunto di questi strumenti oggi è innegabile. E per molti versi, irrinunciabile.

Sistemi di gestione documentale per accrescere l’efficienza aziendale

 Per comprendere in che modo i sistemi di gestione documentale possano accrescere l’efficienza aziendale, può essere utile ragionare con esempi concreti.

Un sistema di gestione documentale, come saprai, non nasce al solo scopo di gestire, organizzare, condividere ed archiviare file: ne abbiamo parlato più approfonditamente qui.

Un software di questo tipo consente infatti di automatizzare e gestire i processi correlati ai dati e ai documenti.

La capacità di digitalizzazione e dematerializzazione di queste soluzioni amplifica in modo radicale il concetto di collaboration, rendendo estremamente flessibile ed efficiente la gestione dei processi, anche senza costruire un flusso di lavoro digitale (workflow) strutturato.

I benefici si manifestano in modo evidente soprattutto nella gestione delle attività che prevedono più contributor: dall’organizzazione dei task digitali al versioning (traccia delle varie revisioni del documento), sino all’editing collaborativo o al ricorso allo scadenzario: sono molteplici i momenti operativi in cui i sistemi di gestione documentale vengono in aiuto.

Partiamo da un esempio pratico fra i più eclatanti: la gestione dei processi.

Pianificare workflow con i sistemi di gestione documentale

Grazie ai più avanzati sistemi di gestione documentale oggi è possibile effettuare queste operazioni senza competenze tecniche, per ogni utente, in modo visuale e guidato, semplicemente collegando tra loro una serie di task per costruire un flusso documentale on demand, con la possibilità di inserire degli snodi che consentono di scegliere quale percorso intraprendere, in base a delle regole definite (come l’area aziendale di riferimento o uno dei valori del documento) attraverso una interfaccia drag & drop sui metadati.

Questa modalità consente di avere maggiore controllo sulla lavorazione dei processi interni, e può essere messa a disposizione anche degli utenti finali, se autorizzati, in una logica di “self-provisioning”.

Si tratta di funzionalità la cui presenza è circoscritta ai sistemi di gestione documentale più evoluti, che garantiscono una user experience di massima qualità all’utente e gli permettono di costruire flussi in modalità low code, senza quindi competenze tecniche specifiche di programmazione.

Assegnare e pianificare i task senza mail e post-it con i sistemi di gestione documentale

Altro tassello con cui i sistemi di gestione documentale favoriscono la collaborazione interna è rappresentato dalla pianificazione dei cosiddetti “task on demand”. Per rendere ancora più flessibile ed efficiente la gestione dei processi, senza costruire a priori un flusso di lavoro, i sistemi più evoluti offrono la possibilità di gestire le attività attraverso richieste di esecuzioni di attività collegate ad una scheda.

La collaborazione fra utenti, in questo caso, diventa cruciale: le attività “on demand” implicano infatti la possibilità di inviare un documento ai colleghi, specificando loro qual è l’attività da svolgere e la relativa scadenza, cioè entro quando devono completarla. Il meccanismo consente di utilizzare alcune delle funzionalità tipiche di un sistema di workflow procedurale, affiancandovi la massima flessibilità garantita dal fatto che sono gli Utenti stessi a decidere se ricorrere a questa funzionalità, specificandone i contenuti e le tempistiche.

Sistemi di gestione documentale, meglio task o workflow? Ecco i riscontri pratici

Qual è l’effetto pratico?

Il responsabile di un ufficio, grazie a questi strumenti, potrà ad esempio creare in autonomia la sequenza di task necessaria a completare una procedura di sua competenza, e modificarla nel tempo in base alle mutate esigenze organizzative. Allo stesso modo, ogni collaboratore autorizzato potrà quindi creare il proprio workflow impostando il primo task, definendo assegnatario e scadenza, ed i task successivi, con altri assegnatari e scadenze posteriori, che verranno ‘recapitati’ solo dopo il completamento del compito precedente.

Insomma, sarà molto semplice concatenare una serie di task per realizzare un semplice flusso documentale, specificando quali utenti, gruppi o uffici devono eseguire ciascuna attività, ed indicando inoltre tempi di scadenza, priorità e una descrizione con cui spiegare cosa deve essere fatto.

In alternativa ad un flusso di lavoro, è possibile assegnare rapidamente anche una singola attività.

È il trionfo della smart collaboration, in un ambiente interattivo che – grazie all’invio di notifiche interne ed e-mail, anche tramite app mobile – tiene costantemente aggiornati tutti i protagonisti aziendali in merito ai loro compiti e scadenze.

Pieno controllo su processi, documenti e attività

Non solo processi 100% digitali, dunque, ma anche 100% monitorati. Disporre di processi completamente digitali, rapidi e semplici da creare non basta senza un adeguato controllo. E i sistemi di gestione documentale giù avanzati possono venire incontro anche in questo senso.

Grazie a un’apposita dashboard di monitoraggio integrata al sistema, gli utenti – in particolare il management – possono infatti accedere on demand ad un focus sullo stato di avanzamento delle attività e il quadro puntuale dei processi che impattano maggiormente in termini di tempo e risorse necessari per il loro svolgimento.

In che modo tutto ciò può facilitare la collaboration?

Strumenti come questi, offerti dai sistemi di gestione documentale di ultima generazione, consentono a tutti gli utenti di agire in modalità collettiva nelle sole attività su cui hanno competenza, secondo diritti di visibilità designati in base alle schede coinvolte nei task dei processi. Una dashboard statistiche consente inoltre di filtrare per tipologie di processo, stato dell’attività, assegnatario, owner del task e data di scadenza, offrendo una visuale precisa del quantitativo e della tipologia di lavoro svolto in un determinato periodo, anche filtrati per utente e per periodo di riferimento.

Tutto ciò facilita in modo importante il lavoro di squadra, la cui fluidità può essere accresciuta da un ulteriore strumento offerto dai sistemi di gestione documentale: la gestione delle scadenze. Sfruttare i benefici offerti dalla digitalizzazione per gestire, assegnare e visualizzare le scadenze all’interno del sistema documentale, innescando le necessarie attività correlate, consente infatti di migliorare l’efficienza dei processi aziendali. La gestione delle scadenze è inoltre cruciale per disporre di un archivio sempre aggiornato: non a caso, i sistemi documentali più efficienti consentono di avere il massimo controllo su tutti i file, compresi quelli in scadenza, al fine di pianificare tempestivamente le necessarie azioni correttive, coinvolgendo eventualmente stakeholder esterni come partner, fornitori e clienti. Un modulo dedicato può quindi rivelarsi di grande supporto per tutta l’organizzazione, dal momento che consente di gestire, assegnare e visualizzare le scadenze, migliorando così l’efficienza dei processi aziendali, in piena integrazione con le potenzialità documentali del sistema di gestione, dai workflow approvativi, alle firme alla reportistica.

Una carta vincente da giocare

Dagli esempi concreti elencati si deduce che la potenzialità dei sistemi di gestione documentale in termini di riorganizzazione ed efficientamento delle attività è estremamente ampia. Per l’azienda ricorrere a questi strumenti, puntando sullo sviluppo della gestione documentale e digitale dei processi, è un passo che può riversare sul business vantaggi importanti. Non si tratta dunque di un optional: in tempi di competitività sempre più spinta, di scenari di mercato sempre più aggressivi e di condizioni sociali sempre più critiche, potersi vantare di un’operatività smart, fluida ed efficiente può fare la vera differenza.