Quanto risparmiano le aziende con la digitalizzazione dei processi

Quanto si risparmia con la digitalizzazione dei processi? La risposta è “tanto”, basti pensare che già nel 2012 la società internazionale di consulenza manageriale McKinsey stimava che gli strumenti di social collaboration promuovevano un aumento medio della produttività del 23% e una diminuzione intorno al 12% dei costi operativi. E stiamo parlando di tecnologie e infrastrutture di quell’anno, sicuramente diverse, considerata la rapida evoluzione ICT, molto differenti da quelle di cui oggi è possibile fruire. Soluzioni che rispondono sempre più all’esigenza delle aziende di essere sufficientemente flessibili da adattarsi ai cambiamenti del mercato (e soprattutto alle esigenze dei clienti che ne sono protagonisti) e di creare un ambiente di lavoro che promuova l’impegno dei collaboratori e nuovi modelli operativi. La digitalizzazione dei processi va infatti ben oltre la dematerializzazione dei documenti, ma coinvolge tutta l’organizzazione, comportando vantaggi in termini di risparmi e maggiore produttività.
La digitalizzazione è in grado di permeare tutta l’azienda, può essere implementata all’interno di qualsiasi divisione di impresa gestendo in maniera rapida ed efficiente tutti i dati che le appartengono.

In sostanza rendere digitale, e quindi immediatamente condivisibile, la conoscenza dell’azienda mediante sistemi informativi integrati, permette di rendere più fluidi l’azienda e il suo modo di operare, riduce la complessità. E cosa altrettanto fondamentale per essere più produttivi, promuove la collaborazione, semplificando le organizzazioni tradizionalmente gerarchiche e spesso troppo burocratizzate.

Digitalizzazione dei processi: quali strumenti servono

Artefici di questi fondamentali cambiamenti sono i software che implementati in vari ambiti aziendali determinano significativi risparmi sui costi. Esistono diverse tipologie di strumenti che variano per dimensioni e complessità e che si contraddistinguono in base alle loro funzioni. In linea generale, possono occuparsi di attività operative, supportando per esempio le aziende nelle operazioni di acquisto e vendita di materie prime e poi dei prodotti finiti. Il ruolo degli applicativi può però essere anche più strategico, basti pensare ai tool che consentono di analizzare le performance dell’azienda per sollecitare innovazioni dei metodi di lavoro e del miglioramento del time-to-market per arrivare, appunto, alla funzione più preziosa e raffinata di questi strumenti che è quella del supporto ai manager di alto livello per il loro processo decisionale.

Nello specifico, le soluzioni di Enterprise Information Management (EIM) includono tutte quelle tecnologie che vanno dalla gestione delle informazioni e dei documenti a 360 gradi ai sistemi di monitoraggio e misurazione dei processi, anche in un’ottica di miglioramento della customer experience.

Perché i dati servono alla digitalizzazione dei processi

Si parla di informazioni perché proprio sul patrimonio informativo delle aziende si basano i processi: più le informazioni sono rese condivisibili e facilmente gestibili (cioè più il modo di lavorare è digitale) più si riesce a essere tempestivi nel rispondere alle richieste del mercato, nell’allineare le varie divisioni di business tra di loro e con i fornitori e i partner, nell’intervenire ove ci siano rallentamenti o criticità.

Quali sono i vantaggi dalla digitalizzazione dei processi

La dematerializzazione sta alla base della digitalizzazione dei processi ed è un aspetto che determina vantaggi da vari punti di vista. Annullare o ridurre al minimo la presenza di carta in azienda significa risparmiare tempi e risorse e aumentare la redditività. Le persone impiegate nell’archiviazione e nel recupero dei documenti vedono infatti liberarsi del tempo che possono dedicare ad attività a maggiore valore aggiunto; d’altra parte, viene meno la necessità di allestire grandi archivi e gestire gli spazi utili alla loro realizzazione. Inoltre, tendono ad azzerarsi le possibilità di errori dovuti a compilazione manuale, di ritardi nel trasferimento dei messaggi utili al lavoro dei propri colleghi e, in generale, di rallentamenti.

Risparmiare con la digitalizzazione dei processi

Entrando più nel dettaglio dei vantaggi generati nelle organizzazioni dalla digitalizzazione dei processi ci si accorge immediatamente di quelli che possono essere i risparmi o, d’altra parte, gli aumenti di fatturato. Pensiamo, per esempio, alla possibilità di avere sempre presenti le priorità in modo da non perdere preziose opportunità, a quella di ridurre interventi di emergenza (anche addirittura di rimuovere cause di inefficienza alla radice), di prendere decisioni basate su fatti e dati reali piuttosto, o comunque non solo, che sull’esperienza. Tutto ciò significa in ultima analisi innescare un processo di miglioramento continuo dell’organizzazione per poi ovviamente migliorare la Customer Experience.

Digitalizzazione dei processi = miglioramento continuo

I benefici riconducibili alla digitalizzazione dei processi possono però andare più in profondità, al cuore dell’organizzazione. Avere una visione completa e aggiornata dell’operatività dell’azienda, come accennato sopra, consente infatti di intervenire in modo tempestivo ove sia necessario per non penalizzare le performance complessive dell’azienda e di farlo in base a informazioni reali; ciò significa avviare un circolo virtuoso per cui si ha un miglioramento continuo delle attività (il che include la riduzione degli sprechi, la possibilità di aggiornare gli obiettivi dei collaboratori, selezionare i fornitori più convenienti per ciascuna commessa, eccetera).

Oltre i confini dell’azienda con la digitalizzazione dei processi

Interessanti ripercussioni positive della digitalizzazione dei processi aziendali possono sperimentarsi anche al di fuori del perimetro aziendale; basti pensare alla possibilità di implementare una più efficiente supply chain, al fine di semplificare i rapporti con i fornitori e rendere più smart ed efficienti le comunicazioni con il cliente finale. Anche in questo caso avere una più efficace interazione con i propri interlocutori significa evitare di commettere errori e di sostenerne i relativi costi, di fornire assistenza e informazioni in modo più tempestivo, costruendo una migliore immagine sul mercato e, infine, permette di mettere a punto una migliore strategia logistica per la distribuzione dei prodotti.

Smart working e digitalizzazione dei processi

Lo Smart Working, complice anche l’emergenza Covid-19, è un fenomeno in costante crescita e riguarda molto di più del telelavoro, con cui inizialmente in alcuni casi è stato confuso, perché consiste nella possibilità, da un lato, di andare incontro alle necessità dei dipendenti, al loro benessere, dall’altro, vuol dire mettere i collaboratori al centro di modelli organizzativi di lavoro flessibili che consentano alle organizzazioni di fruire di risorse senza porsi i limiti degli orari e degli uffici tradizionali (pensiamo, per fare un solo esempio, alla collaborazione tra colleghi addetti a uno specifico progetto che stanno lavorando in geografie lontanissime tra loro). Lo smart working contribuisce a innalzare la produttività del 15% e a ridurre il tasso di assenteismo del 20%, ha risultati positivi in termini di raggiungimento dei risultati personali, dal punto di vista dell’efficacia del coordinamento e della qualità complessiva del lavoro svolto. Fruire quindi di tool che consentano di condividere digitalmente i documenti, di lavorare in simultanea alle stesse applicazioni, si traduce in generale in maggiore efficienza dei processi di business.

Digitalizzazione e ottimizzazione dei processi: il trend del business

Il fatto che la digitalizzazione dei processi comporti un enorme vantaggio competitivo per le aziende è infine dimostrato dai numeri. Secondo Report Assintel 2019, l’automazione e l’ottimizzazione dei processi è tra le principali priorità dell’IT delle aziende italiane, al secondo posto solo alla riduzione dei costi. Lo stesso andamento positivo si ritrova lato applicativo, dove l’adozione dei software che permettono la gestione documentale e workflow è in continua crescita. Dal 2018 al 2019 l’investimento delle aziende italiane in software “Collaborative & Content Application”, e quindi di Enterprise Information Management, prevede un incremento superiore al 9%, superando tutte le altre famiglie di applicativi (CRM, ERM, SCM e altro). È significativo, infine, osservare, che questo trend non solo accomuna tutte le fasce di aziende dalle PMI alle enterprise, ma anche tutti i settori, dalla PA all’industria.

Questi dati non sorprendono se si pensa ai vantaggi connessi alla digitalizzazione dei processi, in termini di aumento della competitività dell’organizzazione, produttività ed efficienza, in poche parole tutto quello che le aziende hanno bisogno oggi per competere.