Perché devi passare alla gestione digitale per le risorse umane

Implementare le migliori soluzioni per la gestione dei processi digitali nell’ufficio delle Risorse Umane permette di cogliere appieno il potenziale dell’HR full digital. Per migliorare tutte le attività che vengono svolte all’interno del dipartimento HR, infatti, è necessario poter contare sulla massima visibilità di tutti i documenti che transitano in ufficio. In un contesto tradizionale, dominato da moduli cartacei di ogni genere, questo rappresenta una sfida estremamente impegnativa. La gestione dei processi digitali – se adeguatamente supportata da software innovativi e servizi personalizzati – garantisce invece la fruibilità completa e immediata di ogni singola informazione aggiornata, anche da remoto e in mobilità. L’HR full digital diventa così sinonimo di maggiore produttività e collaborazione.

Gestione digitale delle risorse umane: da dove partire

Per trarre il massimo valore dalla gestione dei processi digitali occorre innanzitutto definire un modello operativo che ottimizzi l’organizzazione degli archivi nella loro versione virtuale. Solo così si può iniziare a costruire un unico archivio digitale normalizzato: da un lato, generando documenti digitali a partire dalle fasi di selezione del personale e, dall’altro, dematerializzando e indicizzando il materiale cartaceo già presente in ufficio. Su questo fronte, Siav supporta le aziende con un servizio personalizzato di scansione, indicizzazione e conservazione dell’archivio cartaceo che va ad alimentare l’archivio digitale corrente, organizzato in maniera ottimale per mezzo della gestione elettronica dei documenti.

Documenti e gestione digitale delle risorse umane

Identificare i documenti da dematerializzare, scegliere i metodi di classificazione, stabilire le tempistiche di conservazione delle varie tipologie di fascicolo e decidere quali moduli potranno nascere già digitalizzati: sono questi i primi passi da compiere lungo il viaggio verso l’ufficio HR full digital. Le linee guida di questa analisi archivistica svolta dal personale qualificato Siav, vengono fissate all’interno di un Manuale di Gestione contente i riferimenti normativi da seguire per garantire la rintracciabilità e la dovuta protezione dei diversi dati trattati.

La gestione dei processi digitali nelle risorse umane: i 4 punti chiave

Una volta che i fascicoli del personale sono catalogati in un efficiente archivio virtuale, è possibile concentrarsi sui punti chiave da sviluppare per ottimizzare la gestione dei processi digitali. Siav offre una serie di soluzioni innovative che permettono di cogliere appieno il potenziale di un approccio HR full digital. Ecco le quattro aree di intervento fondamentali da sviluppare.

1. Gestione dei processi digitali nelle risorse umane: dai workflow ai task on demand

Operazioni più fluide, snelle e automatizzate garantiscono maggiore produttività e aumentano la soddisfazione professionale del team HR. Bastano queste considerazioni per comprendere quanto sia fondamentale implementare una soluzione di Business Process Management che abiliti una migliore gestione dei processi.

Con le soluzioni Siav, gli utenti possono programmare il loro lavoro e coinvolgere i colleghi semplicemente creando dei task con scadenze predefinite, oppure combinando vari task in maniera da organizzare dei workflow, sempre in modo semplice e senza l’intervento di tecnici, per arrivare ad essere “attori” di processi più complessi e strutturati definiti dall’organizzazione con il supporto di tecnici specializzati. A prescindere dalla tipologia di automazione scelta, è il sistema che in maniera proattiva guida gli utenti e semplifica il lavoro quotidiano.

2. Dì addio ai post-it grazie alla gestione digitale delle scadenze

Quando si deve gestire una mole considerevole di documentazione, con scadenze imposte da enti e norme – come avviene all’interno del dipartimento Risorse Umane – è fondamentale avere un sistema preciso e puntale di raccolta, sottoscrizione e gestione delle scadenze di ogni file. In un contesto tradizionale, questa attività è ad altissimo rischio di errore umano, richiede grande attenzione e può portare via diverso tempo; la gestione dei processi digitali migliora considerevolmente anche questo aspetto cruciale. All’interno della soluzione Siav, infatti, è presente un modulo che permette di pianificare i termini di scadenza di pratiche e documenti, monitorandone costantemente la regolarità, garantendo un’amministrazione fluida e proattiva. In pratica, ogni giorno, il sistema effettua automaticamente una scansione di tutti i documenti archiviati: nel caso di scadenze o necessità di revisioni imminenti, ne invia prontamente notifica al personale di competenza.

3. Gestione digitale nelle risorse umane: la firma digitale

Documenti, moduli e richieste da validare e far firmare sono una costante in qualsiasi ufficio HR. Con il cartaceo, anche in questo caso, tale attività risulta tutt’altro che immediata: fogli persi, lunghe tempistiche di riconsegna, errori di compilazione, copie duplici o triplici per ogni documento, costi di gestione per la spedizione della documentazione tra sedi lontane. La firma digitale rappresenta una vera svolta. Siav offre uno strumento dedicato che supporta il personale HR nella gestione amministrativa, indicando con precisione quali sono i documenti da sottoporre ai diversi utenti (in base allo stato di lavorazione della relativa pratica) e permettendo di procedere alla sottoscrizione mediante firma grafometrica semplice o avanzata, a seconda della tipologia di documento da firmare e alla relativa tipologia di segnatura richiesta dalla normativa di riferimento. Meno carta e meno passaggi, più risparmio e velocità operativa.

4. Maggiore collaborazione e meno e-mail: la comunicazione nella gestione digitale dell’HR

La gestione dei processi digitali è un’opportunità per raggiungere un grado di collaborazione impensabile all’interno di un paradigma tradizionale. Nell’era del digital workplace e delle HR full digital, collaborazione e condivisione sono i capisaldi in grado di portare a un livello superiore la produttività.

E-mail, messaggi in chat private o, addirittura, post-it lasciati sulla scrivania del collega: capita in ogni azienda che lo scambio di comunicazioni avvenga in maniera dispersiva e non risulti totalmente efficace, generando lentezze, errori, sovrapposizioni o disguidi. La soluzione Siav offre un unico hub collaborativo attraverso cui i singoli lavoratori, i vari team o i diversi reparti aziendali possono interagire in maniera semplice e immediata, attraverso un sistema integrato di chat, annotazioni e condivisioni.