Onboarding aziendale: 10 consigli per ottimizzarlo col digitale

Onboarding aziendale in tempi di distanziamento, magari sempre più strutturale? Si può fare, e anche bene. L’emergenza sanitaria da coronavirus non ha sopito la vitalità del mercato del lavoro: in numerosi comparti, per le posizioni più disparate, anche il periodo del lockdown e del lavoro a distanza ha coinciso con un momento di assunzioni e nuovi ingressi, e di persone da accogliere, introdurre, ambientare e poi formare alle nuove mansioni. Ma questo non significa che la qualità dei processi ne abbia risentito. 

Quella dell’onboarding aziendale è una delle fasi più delicate della vita lavorativa del dipendente. Ma anche una delle più critiche. 

Secondo una ricerca di Wynhurst Group, quando un addetto passa attraverso un processo strutturato di Onboarding aziendale ha il 58% di possibilità in più di rimanere con l’organizzazione dopo 3 anni (retention dei dipendenti). Allo stesso tempo, secondo uno studio condotto da Headway Executive Search il 75% dei professionisti non ha una buona memoria dei propri primi giorni in azienda.  

Cosa significa tutto questo? Che mettere in atto un programma di accoglienza e inserimento articolato, competo, ben strutturato e, soprattutto, veritiero e lungimirante significa, da un lato, aumentare il grado di retention e, dall’altro, ridurre drasticamente i feedback negativi sull’impatto con la nuova realtà. 

Ma fermarsi qui non basta. In una fase storica in cui le esigenze di smart working, remotizzazione dei processi e dematerializzazione si fanno sempre più consuete e strutturali, anche lo step dell’onboarding aziendale deve necessariamente essere riscritto secondo nuove logiche.  

Insomma: da un lato serve una sempre più raffinata cultura dell’inserimento, dall’altro è necessario che questa fase possa essere implementata in modo snello, rapido, mobile e distanziato.  

L’onboarding aziendale efficace è digitale  

L’onboarding aziendale è, in sostanza, il processo di benvenuto che cerca la corretta integrazione di nuovi dipendenti nell’azienda. In questa fase, la risorsa deve acquisire conoscenze e apprendere i comportamenti per diventare parte integrante della società, sia a livello organizzativo sia di cultura e clima aziendale. 

Il digitale, in particolare la digitalizzazione dei documenti e dei processi, offre grandi margini di miglioramento e di efficientamento dei processi esistenti relativi all’onboarding aziendale. 

L’innovazione tecnologica oggi viene ampiamente in aiuto di fronte a queste esigenze, mettendo a disposizione strumenti che rendono possibile l’implementazione da remoto, nella massima efficienza, dell’onboarding aziendale. 

Le dieci linee guida del buon “onboarding aziendale” 

Ma vediamo, più nello specifico, che cosa bisogna fare per strutturare al meglio un onboarding aziendale da remoto. 

• Sfruttare software HR specifici, in grado di semplificare in maniera sostanziale i progetti e le procedure per dare il benvenuto e formare un nuovo dipendente in azienda. Questi permettono, ad esempio, di impostare piani formativi per rinforzare le competenze dei dipendenti appena assunti, anche grazie a modalità interattive e collaborative (social network aziendali, forum, chat). 
• Prevedere l’integrazione del Recruitment software con il software HR per l’onboarding, in modo da avere un passaggio automatico fra i dati dei candidati (poi dati del dipendente) nella piattaforma Onboarding e il workplace di gestione delle risorse umane. 
• Sfruttare lo strumento cruciale della firma elettronica per la gestione dei documenti. Oggi datori di lavoro e lavoratori comunicano, sempre più spesso, con mezzi elettronici. La firma digitale è al centro di questa rivoluzione: con essa è infatti possibile inviare documenti e averli pronti più rapidamente, poiché non è necessario che la persona si presenti fisicamente negli uffici. Il contratto di assunzione è l’esempio più lampante di documento ormai sottoscrivibile da remoto nella massima rapidità operativa. 
• “Coccolare” gli starter, inviando loro un pack di benvenuto direttamente a casa. Trattandosi di processi ridondanti, che si ripetono in modo pressoché identico ad ogni nuova assunzione, possono essere gestiti tramite task e workflow automatici che si innescano a seguito di una nuova assunzione e notificano all’area IT le attività da svolgere. 
• Curare la logistica. Pianificare l’adempimento dei primi doveri burocratici in anticipo, nella fase di pre-boarding immediatamente successiva al “sì” del candidato, aiuta a velocizzare e remotizzare le procedure. Questo consente da un lato di reperire rapidamente tutte le informazioni utili, dall’indirizzo di casa all’Iban, e a mettere subito lo starter nelle condizioni di operare al meglio fin da subito. Anche queste attività, come quelle relative al pack di benvenuto possono essere standardizzate e automatizzate, rendendo il sistema proattivo quando viene registrata la possibile nuova assunzione. 
• Offrire supporto tecnico e contenuti. Al nuovo entrato sarà utile ricevere tutte le indicazioni tecniche per rendersi subito operativo: dalla configurazione del computer all’accesso alle e-mail, sino alle indicazioni sulle principali applicazioni in uso. In questo senso possono essere utili i sistemi di gestione dell’apprendimento. Non solo. È importante che lo starter si senta accolto nella “nuova famiglia” attraverso contenuti interattivi come video, questionari, form, link esterni. In questo caso, si rivelano molto utili anche strumenti come i chatbot e assistenti virtuali. 
• Essere trasparenti. L’onboarding aziendale da remoto deve consentire al nuovo arrivato di avere pieno accesso alla documentazione relativa alla busta paga, a ferie e permessi, a benefici. L’interfaccia deve essere alla sua portata e il sistema di gestione documentale deve garantire adeguati livelli di sicurezza, privacy e gestione di ruoli e visibilità. 
• Rendersi collaborativi e creare squadra. Il nuovo arrivato dovrà poter contare sul sostegno e la collaborazione dei colleghi ovunque sia, anche a casa. In mancanza di incontri fisici, è quindi importante programmare conversazioni con il maggior numero possibile di membri del team, non solo colleghi di lavoro diretti, ma anche persone provenienti da tutta l’azienda. Queste conversazioni non solo fungono da “rompighiaccio”, ma aiutano anche lo starter a conoscere le persone e comprendere i ruoli di tutti, e a respirare i valori aziendali e ricevere indicazioni sulla mission dell’impresa. 
• Permettere la massima operatività. Lo starter dovrà essere messo nelle condizioni di accedere fin da subito a strumenti di workflow e assegnazione di task per la gestione delle attività lavorative. In questo senso, nella fase di onboarding aziendale è fondamentale che il neo assunto possa accedere a sistemi proattivi che standardizzino i task ripetitivi e personalizzino l’esperienza del collaboratore a seconda della tipologia di utente. 
• Formare. Nella fase di onboarding aziendale, il nuovo arrivato deve poter accedere anche a iniziative di apprendimento automatizzato ed esercitazioni guidate (Learning Cloud), in modo da formarsi al meglio sulle proprie mansioni.   

Vantaggi fin da subito

Che gli step siano schedulati prima o dopo la data di assunzione, i vantaggi di un programma di onboarding aziendale da remoto, strutturato e automatizzato, sapranno palesarsi fin da subito. L’azienda registrerà una migliore talent retention, un aumento della produttività in breve tempo, ma anche una riduzione di tempo ed energie dedicate alla risorsa e al processo di Recruiting, con conseguente riduzione dei costi di formazione. Inoltre, va detto che un’azienda che si prende cura dei suoi nuovi dipendenti dice molto di sé e si distingue nel complesso mercato del lavoro attuale. In questo modo, l’employer branding del datore di lavoro aiuterà a creare un’immagine aziendale molto positiva, sia verso l’interno, sia verso l’esterno, facilitando, ancora una volta, il lavoro dell’ufficio HR, in questo caso relativamente alle mansioni di ricerca del personale.