Logistica e documenti: stop alla complessità con Siav

Il comparto della logistica e dei suoi documenti sta attualmente attraversando un periodo di grandi cambiamenti. Le soluzioni Siav aiutano le aziende del settore e i dipartimenti aziendali deputati a semplificare, tracciare e rendere più efficienti i processi, garantendo al contempo la conformità alle più recenti normative. Ma in che modo? Vediamo nello specifico le funzionalità che gli operatori della supply chain ritengono ormai fondamentali.

Logistica, documenti, controllo e monitoraggio

Le criticità che spingono i clienti a richiedere l’intervento di Siav sono nella maggior parte dei casi legati alle tematiche del controllo e del monitoraggio, attività che sono impossibili da svolgere con informazioni in modalità cartacea.

Ciò che caratterizza particolarmente i processi di digitalizzazione della logistica è la notevole mole di documenti non strutturati e di diverse tipologie presente in ogni reparto, in quanto ogni azienda gestisce l’insieme della documentazione relativa alla logistica ancora in modalità cartacea e in modo proprio.

Avere documenti di carta che circolano tra i vari magazzini e nei vari step della supply chain genera spesso rallentamenti, errori e inefficienze, oltre all’impossibilità di tracciare e monitorarne l’iter. E le aziende che esternalizzano, in tutto o in parte, i propri processi logistici riscontrano ancora maggiori difficoltà di analisi e controllo, in quanto il flusso è naturalmente spezzato.

Il ruolo del document management per la logistica

Alle esigenze delle aziende logistiche, o dei direttori dei relativi dipartimenti, Siav risponde con soluzioni di document management in grado di digitalizzare (o creare in modalità nativamente digitale), catalogare, taggare, condividere, gestire e analizzare tutte le tipologie di documenti coinvolte, come ad esempio:

– picking List;

– packing List;

– DDT di movimentazione;

– DDT di spedizione;

– CMR;

– mandato di sdoganamento al broker;

– dichiarazione di libera esportazione;

– fattura di vendita.

Logistica e documenti, il ruolo della collaboration

Parlare di complessità nel settore logistico è anche parlare di una molteplicità di attori coinvolti e della necessità di fornire loro una piattaforma unica per operare efficacemente sugli stessi documenti. Questa è precisamente la funzione delle soluzioni di collaboration offerte da Siav, che permettono di migliorare la condivisione delle informazioni e della documentazione e consentono a più persone di lavorare su uno stesso documento senza errori o sovrapposizioni. I dipendenti hanno modo di operare su una piattaforma pratica e agile, con un sistema efficiente di messaging e notifiche push che diminuisce drasticamente il numero di e-mail scambiato in azienda e minimizza le incomprensioni e i rallentamenti. Le funzionalità offerte da Siav permettono inoltre di snellire e velocizzare i processi di approvazione e apposizione di firma digitale, assicurando la conformità alle nuove normative fiscali.

Logistica, documenti e BPM

Le soluzioni fornite da Siav danno alle aziende anche la possibilità di analizzare e migliorare i processi interni, partendo dai dati non strutturati presenti nei loro sistemi informativi, e si connettono e integrano con strumenti di Business Process Intelligence: questo porta all’elaborazione di statistiche e grafici che riescono a descrivere il funzionamento dei processi ed evidenziano eventuali criticità e colli di bottiglia. Così, il management può tenere sotto controllo i flussi di lavoro ed eventualmente intervenire per migliorarli. È il concetto del Process Mining, una prospettiva estremamente interessante per le aziende, che promette importanti sviluppi soprattutto in tema di prediction, ovvero della possibilità di predire il funzionamento e gli esiti di un progetto confrontando i dati attuali con quelli storici attraverso algoritmi di machine learning.