HR paperless e full digital in 8 passi
HR paperless vuol dire rendere digitale l’intera gestione amministrativa relativa alla carriera dei dipendenti, dal reclutamento, alla crescita professionale, fino alle pratiche di chiusura del rapporto di lavoro. L’approccio full digital è un’opportunità che ogni direzione HR dovrebbe cogliere. Quello delle Risorse Umane, infatti, è tradizionalmente uno dei dipartimenti più oberati, responsabile di così tante procedure da richiedere la gestione della più ampia mole di documenti e dati eterogenei di tutta l’azienda. Per decenni carte, faldoni e schedari sono stati gli unici mezzi utilizzabili da questo ufficio: oggi, grazie alla digitalizzazione, le cose sono cambiate e i dipartimenti HR paperless aprono un nuovo scenario operativo smart dominato da vantaggi e opportunità.
I benefici di un HR paperless
Le organizzazioni HR paperless, grazie all’abbandono dei classici supporti cartacei, rappresentano un cambio di paradigma rivoluzionario sia per il personale HR sia per i dipendenti aziendali. Dematerializzazione e digitalizzazione liberano le persone dall’onere di compilare manualmente moduli di ogni sorta, aggiornare fogli di calcolo o archiviare documenti in pile polverose di faldoni accatastati uno sull’altro, o distribuiti in varie sedi territoriali. Poter contare su un ufficio full digital significa snellire i processi, ottimizzare le attività, automatizzare le operazioni di routine, restituire tempo prezioso alle risorse ed eliminare errori umani. Per ottenere tutti questi vantaggi dall’HR paperless, però, è necessario poter contare su un partner affidabile in grado di offrire non solo soluzioni innovative e semplici da usare, ma anche servizi di outsourcing e consulenze normative che siano all’altezza delle esigenze di un dipartimento così strategico.
Abilitare le HR paperless in 8 step: il percorso SIAV
Le tecnologie applicative SIAV permettono di digitalizzare la gestione delle Risorse Umane in maniera semplice, affidabile ed a norma seguendo un percorso che possiamo riassumere in 8 passi:
1. Documenti nativamente digitali per HR paperless
Le soluzioni SIAV permettono di creare documenti digitali partendo da un template predefinito disponibile tramite ADD In di Microsoft Office. In questo modo, CV, moduli, contratti di assunzione, richieste formali e qualsiasi documento chiave nella gestione amministrativa delle risorse umane può nascere digitalmente. Questo significa poter contare su una raccolta e un’archiviazione dei dati enormemente più efficace, ricercabile, consultabile, ordinata e sicura rispetto a quella che avviene con il cartaceo.
2. Paperless HR e firme elettroniche
Che siano semplici o avanzate, apposte mediante tablet o tavoletta grafica, oggi la tecnologia permette di sfruttare l’opportunità delle firme digitali legalmente riconosciute. Per comprendere la portata di questa rivoluzione basta pensare al perenne scambio di carte da firmare che il dipartimento HR tratta per ogni collaboratore, tra pratiche burocratiche da validare, pile di moduli da firmare, fotocopiare e allegare in chissà quale cartella. Nell’era delle HR paperless, grazie a Smart Desk di Siav, la firma grafometrica diventa uno strumento potente di ottimizzazione operativa, tanto più per organizzazioni caratterizzate da turnover elevati – dovuti ad esempio da una quota cospicua di lavoratori stagionali – e strutturate su molteplici sedi dislocate sul territorio.
3. Archiviazione a norma nel paperless HR
Garantire una archiviazione dei documenti conforme alla normativa, all’interno di una piattaforma documentale sicura, è un altro tassello essenziale per comporre il puzzle delle HR paperless. L’ufficio Risorse Umane, infatti, grazie alla digitalizzazione delle attività relative a raccolta e archiviazione dei dati dei dipendenti può contare su un livello di sicurezza, accessibilità ed efficienza impensabili all’interno del paradigma tradizionale. La gestione documentale digitale è infatti un elemento di fondamentale importanza per garantire il rispetto di norme come il GDPR, evitando accessi indesiderati ai dati sensibili. Nondimeno, scegliendo un fornitore di soluzioni documentali esperto, è possibile contare anche su un supporto normativo di tipo consulenziale in grado di cucire un progetto tailor made, unendo gli obblighi imposti dalla normativa in tema di digitalizzazione alle peculiari modalità di lavoro dell’organizzazione. Per questo motivo Siav dispone di un Osservatorio Normativo interno che traduce le novità normative in features dei prodotti e dei progetti.
4. La ricerca full text che serve al paperless HR
Gestire archivi cartacei o ibridi (sia cartacei sia digitali) di grandi dimensioni, in cui dover trovare rapidamente informazioni specifiche – assicurando nel contempo il rispetto delle normative a tutela dei dati personali – è una delle sfide quotidiane a cui deve far fronte il team HR. La digitalizzazione offre il vantaggio di poter effettuare delle ricerche puntuali all’interno della enorme mole di contenuti presenti in archivio attraverso specifiche parole chiave. Ogni modulo o informazione è così rintracciabile in tempo reale, con pochi clic. La tempestività nel reperire un’informazione offerta da Archiflow e più in generale dalle soluzioni Siav, oltre ad influire positivamente nei livelli di produttività e soddisfazione dei collaboratori, garantisce un prezioso supporto anche negli eventuali casi di contenzioso che possono vedere coinvolta l’azienda.
5. Workflow approvativi nel paperless HR
Potendo contare su documenti nativamente digitali, anche i processi possono migliorare di molto. Ad esempio, la richiesta di approvazione di un documento fatta ad un responsabile, la firma di quest’ultimo o la condivisione di un file con un collega, sono attività che tramite una gestione cartacea dei documenti si traducono in abitudini improduttive e destrutturate: mail in copia conoscenza, telefonate per chiedere conferma della presa visione dell’e-mail, costose stampe in duplice o triplice copia soggette ad un’archiviazione manuale e a frequenti smarrimenti.
Le funzionalità di Business Process Management di Archiflow consentono di standardizzare le modalità di lavoro, fornendo un efficace supporto al personale più operativo – tramite scadenzari elettronici e dashboard proattive che guidano tra le attività da fare e le priorità da rispettare – e al management, consentendo la costruzione di report che supportano la presa di decisioni e il monitoraggio dei carichi di lavoro e dei risultati conseguiti dall’area HR.
6. Paperless HR e condivisione delle informazioni
Condivisione e collaborazione, oltre ad essere capisaldi di una sana cultura aziendale, sono fondamentali per migliorare le prassi operative dei dipendenti e, di riflesso, i risultati aziendali.
Archiflow, strutturato tramite uffici e gruppi, abilita la condivisione delle informazioni tra HR e lavoratori, permettendo di ricostruire in modo agevole e digitale l’organigramma aziendale, attribuendo ad ogni singolo collaboratore le adeguate visibilità. I sistemi di annotazioni e condivisioni interne al documentale, inoltre, garantiscono una collaborazione concreta, minimizzando l’impiego della posta elettronica, da sempre nemico della produttività aziendale.
La condivisione e la comunicazione è tuttavia importante anche da e verso gli stakeholders aziendali: dai soci ai consulenti esterni, passando per i clienti, i partner e i fornitori. Attraverso portali documentali dedicati ed app mobile, Siav garantisce che lo scambio informativo-documentale e quindi la collaborazione, possa avvenire in modo efficace anche al di fuori dei confini aziendali.
7. Digitalizzazione degli archivi storici
Poter contare su un servizio in outsourcing di dematerializzazione e digitalizzazione della documentazione cartacea storica, archiviata in un repository digitale unico e completo, significa – tra le altre cose – poter accedere immediatamente alle informazioni e se necessario conoscere la posizione fisica di ogni singolo fascicolo archiviato per reperire i documenti originali. Oltre ad innalzare la produttività, delegando attività a basso valore con garanzia di qualità e tempi certi di esecuzione, questo garantisce all’azienda di mettersi al riparto da spiacevoli smarrimenti o fisiologici deterioramenti delle informazioni stampate su carta.
8. Conservazione digitale a norma e Disaster Recovery nel paperless HR
Lungo questo percorso verso le HR paperless e full digital, la massima protezione dei dati sensibili del collaboratore e, parallelamente, il rispetto della normativa in materia, sono garantite dal servizio di conservazione digitale in outsourcing dell’archivio HR.
Il servizio di Disaster Recovery completa inoltre il quadro delle garanzie di sicurezza di gestione delle informazioni e dei documenti, principale patrimonio aziendale, assicurando di poter contare sulle informazioni anche in caso di situazioni estreme come terremoti o alluvioni, permettendo in ogni momento un ripristino repentino dei dati e, di conseguenza, garantendo sempre la massima continuità operativa.
Pronti per la rivoluzione HR paperless?
Seguendo questi passi potrete lavorare in un ufficio risorse umane più moderno, efficiente, sicuro e green.
