Gestione documentale in cloud per una logistica perfetta

L’ufficio logistica è per definizione uno dei dipartimenti aziendali nei quali la carta è rimasta il principale fattore di rallentamento. Bolle, DDT, picking e packing list, mandati di sdoganamento: sono solo alcune delle tipologie di fogli che abbondano tra le scrivanie e i magazzini delle aree logistiche, anche delle aziende più automatizzate, con ripercussioni in termini di efficienza, time to market e sostenibilità.

Gestione documentale in cloud, una soluzione sempre più comune

La gestione documentale cloud, da questo punto di vista, è un aiuto concreto, disponibile da subito, in grado di snellire e semplificare i processi, consentendo l’accesso istantaneo alle informazioni. D’altronde, non è un caso che gli investimenti in soluzioni di gestione documentale siano protagonisti da tempo di una vertiginosa crescita e, secondo una ricerca Market Study di qualche settimana fa, sembra che entro il 2024 il settore raggiungerà quota 980 milioni di dollari (nel 2019 erano 800 milioni di dollari), con una crescita media annua del 3,6%.

Perché molte realtà hanno investito in sistemi documentali? Quali sono i benefici? E soprattutto, perché gli uffici logistica dovrebbero ricorrere a soluzioni di gestione documentale cloud?

In che cosa consiste la gestione documentale cloud

Innanzitutto, va sottolineato che la gestione documentale cloud è pratica e immediata come solo il web sa essere; inoltre è più sicura, perché generalmente gli investimenti fatti dai cloud provider, in termini di protezione e sicurezza, da hacker ed eventi straordinari, sono di solito molto più alti rispetto a quanto speso dalle singole aziende, garantendo accessi sicuri anche da casa e genericamente da internet. L’emergenza coronavirus, con la conseguente diffusione dello smart working, ha insegnato a tutti l’importanza di poter accedere in modo sicuro al patrimonio informativo anche a distanza, pur mantenendo la produttività. Infine, va sottolineata la garanzia di riservatezza nella condivisione dei documenti aziendali offerta dalla gestione documentale cloud, che permette di definire in modo puntuale diritti di visibilità e scrittura di ogni spazio documentale virtuale.

Logistica e gestione documentale cloud, binomio vincente

Ma perché la gestione documentale cloud dovrebbe avere ricadute positive anche nella logistica?

Prima di tutto perché lo spostamento delle informazioni che erano presenti nei documenti, e quindi della carta, viene sostituito da pochi clic per l’apposizione di una firma grafometrica e l’invio automatico ad uffici ed utenti predefiniti. In seconda battuta, perché l’operatività può essere svolta anche da mobile e quindi in centri di smistamento, per gli operatori logistici che devono produrre la documentazione relativa alle merci in transito, o fuori sede per le direzioni che sono coinvolte nei processi approvativi e di firma.

Addio alla carta con la gestione documentale in cloud

Inoltre, poiché la gestione documentale in cloud si integra con altri strumenti – con la posta elettronica, gli strumenti di produttività del mondo Office o con l’ERP aziendale – essa abilita la gestione di documenti nativamente digitali: in questo modo la carta non compare in nessuna fase di lavorazione delle pratiche, rendendo digitale la creazione, la consultazione, la riproduzione, la modifica, lo smistamento, la spedizione e la fascicolazione di documenti e dati. E questi ultimi, possono inoltre essere reimpiegati in attività di analisi e reportistica, garantite dalle migliori piattaforme documentali cloud per la logistica, in un processo di miglioramento continuo.

Logistica 4.0: digitalizzazione, gestione documentale cloud e tecnologia

Lo ha recentemente chiarito l’Osservatorio Contract Logistics “Gino Marchet” del Politecnico di Milano: nella logistica è in atto un cambiamento fisiologico e al tempo stesso inesorabile, cambiamento che mette al centro l’innovazione tecnologica, la digitalizzazione e i dati. Il che significa che la logistica, mai come oggi, è guidata dall’informazione, e dunque dall’oggettività, perché l’analisi dei dati è prassi per comprendere i processi, misurarli, quantificarli.

Oltretutto, la pandemia da coronavirus ha evidenziato questa esigenza di cambiamento, sottolineando ancor di più l’importanza della tecnologia e della digitalizzazione: meccanismi più smart rispetto alla gestione cartacea dei documenti, non solo agevolano i processi, ma li rendono anche più sicuri. Ne consegue che le infrastrutture cloud sono sempre più importanti per le aziende in generale, e per la funzione logistica in particolare, perché la flessibilità garantita dal cloud non soltanto consente di adottare soluzioni tailor made, ma permette, anche, di rendere efficienti e sicuri processi che, altrimenti, sarebbero improduttivi e rischiosi.