Fascicolo del personale: perché all’HR serve una soluzione digitale?
Come integrare e avere sempre velocemente a disposizione tutti i documenti relativi al fascicolo del personale? In che modo poter centralizzare le informazioni sui collaboratori anche dislocati in altre sedi aziendali? Le soluzioni di gestione documentale digitale consentono tutto questo e favoriscono da un lato trasparenza amministrativa e, dall’altro, tante funzioni che assicurano riservatezza dei dati più sensibili.
Il mercato offre soluzioni di gestione elettronica dei documenti che possono essere implementate nei propri sistemi informativi così come servizi in outsourcing a corredo che aiutano le aziende nella scansione e indicizzazione dei documenti al fine di costruire in modo efficace archivi digitali completi.
Ma quali sono i benefici di impiegare una soluzione digitale per la gestione del fascicolo del personale?
Fascicolo del personale: le ragioni per cui adottare una soluzione digitale
Il fine ultimo degli strumenti di gestione documentale elettronica è quello di abilitare negli uffici risorse umane il digital workplace ossia un luogo di lavoro che garantisca attività semplificate e flussi di lavoro ottimizzati. Ma ecco qui di seguito, nello specifico, le opportunità offerte da una soluzione documentale digitale in questo ambito.
1. Dematerializzazione dei documenti e digitalizzazione
Evitare l’utilizzo della carta genera tutti quei benefici tipici della dematerializzazione, tra i quali spicca il risparmio di costi per carta e stampanti oltre che per lo spazio fisico da adibire ad archivio. Ma i risparmi economici più consistenti sono frutto della possibilità di ridurre (tendenzialmente annullare) i tempi di ricerca, copia e riposizionamento del documento di cui si aveva bisogno, col rischio, tra l’altro, di compiere errori di archiviazione nel rimettere tutto a posto. Una soluzione documentale digitale permette la gestione di qualsiasi tipo di file, tra cui curriculum vitae, note spese, rimborsi, contratti, dotazione assegnata al dipendente, corsi di formazione effettuati, certificazioni di malattia o infortuni, provvedimenti disciplinari, avanzamenti di carriera, assegnazioni di benefit, e altro ancora rendendo il tutto immediatamente disponibile. Questo facilita il lavoro quotidiano e semplifica anche processi non banali come fusioni o acquisizioni tra aziende, occasioni in cui è molto utile compiere velocemente un aggiornamento dell’archivio.
2. Manuale di gestione
Potendo contare sull’esperienza e sulle competenze di fornitori di soluzioni specializzati in queste tematiche è possibile poter accedere a tutte le informazioni necessarie per organizzare al meglio la costruzione del proprio archivio (inclusi approfonditi skill archivistici) rispettando le norme vigenti sul tema.
3. Ricerche rapide e mirate
Digitalizzando i documenti le piattaforme creano i metadati (quell’insieme di dati che descrivono i dati stessi) che rendono istantaneo e molto preciso il recupero delle informazioni di cui si ha bisogno. In pratica, grazie all’utilizzo dei metadati, quanti vogliano consultare il fascicolo del personale hanno a disposizione una serie di chiavi di ricerca e tag che consentono di individuare tempestivamente quale sia il documento di cui si ha bisogno. Uniformare il tutto in una piattaforma digitale significa avere sempre un quadro unico e ordinato della situazione cui fare riferimento con la certezza che sia sempre aggiornato. Questa opportunità è particolarmente preziosa nel momento in cui si dovessero aprire contenziosi, per avere sempre la situazione sotto controllo e poter rispondere in tempi brevi alle richieste.
4. Sicurezza
Tutti i dati contenuti in questa tipologia di fascicoli sono sensibili e devono essere gestiti in maniera tale da soddisfare i requisiti imposti dalle normative vigenti, come per esempio il GDPR. Le soluzioni digitali consentono di definire i privilegi di accesso in modo semplice e immediato e, d’altra parte, di tenere traccia di tutti gli accessi ai sistemi, offrono inoltre la possibilità di un accesso selettivo anche ai singoli file che compongono il fascicolo digitale del personale. Il digitale, d’altra parte, mette al riparo dal rischio di errori umani (per esempio nell’archiviazione) o dallo smarrimento dei documenti stessi.
5. Semplificazione di tante attività
Per fare solo qualche esempio, le soluzioni di gestione documentale implementate in realtà di grandi dimensioni – a maggior ragione in quelle caratterizzate da elevati livelli di turnover – permettono di rendere più facile la gestione delle pratiche di infortunio e maternità, le richieste di part time o di accesso ai benefici della legge 104, agevolano le operazioni di assunzione degli stagionali (non bisogna dimenticare che anche per questa categoria di collaboratori è necessario conservare il fascicolo) e così via.
6 Funzionalità aggiuntive
Le soluzioni di gestione documentale si occupano di varie attività, arrivando a garantire la conservazione digitale a norma ove questa operazione sia ammessa secondo la legislazione vigente. D’altra parte, ove necessario, un fornitore di soluzioni in questo ambito è in grado di fornire l’opportunità di archiviare in sedi a basso costo i documenti che seppur digitalizzati non possono essere distrutti.
Non solo, integrando e mettendo a fattore comune le informazioni raccolte con tutti i dati patrimonio del sistema IT è possibile promuovere servizi innovativi. Per fare un solo esempio: a partire dalla digitalizzazione delle note spese si può realizzare un processo automatico di approvazione e poi rimborso dei pagamenti sostenuti dai dipendenti con un evidente ritorno positivo sia per il personale HR preposto a queste attività – che può dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto – sia, ovviamente, per gli impiegati.
È, infine, possibile creare un portale azienda/dipendente che consenta una comunicazione veloce e immediata per esempio in relazione a cedolini, rimborsi e turni di lavoro, potenziando il dialogo azienda-collaboratore e consentendo all’ufficio HR di evitare di gestire numerose richieste da parte degli addetti al personale.
