Come fare un perfetto archivio digitale per l’HR

Come costruire un perfetto archivio digitale per l’HR? E perché farlo? Un’inefficace attività di gestione del personale inevitabilmente si ripercuote sull’intera azienda, in particolare, l’archiviazione sbagliata, o comunque non ottimizzata, dei documenti che riguardano le risorse umane causa una serie di inefficienze che possono arrivare a costare care all’organizzazione nel suo complesso. La digitalizzazione e la dematerializzazione sono pratiche che aiutano a rendere più sicura l’archiviazione, eliminando fattori problematici come la deteriorabilità dei documenti, il disordine e l’accesso difficoltoso agli atti.  

Archivio digitale: cos’è e cosa serve 

Da sempre qualsiasi attività aziendale inizia e finisce con un documento (che sia un ordine o una fattura, che sia un curriculum o un contratto di lavoro). A ciò si aggiunga che oggi l’economia e la società si fondano sullo scambio di informazioni che sempre più devono essere raccolte e catalogate nella maniera più efficiente possibile in modo da poter essere rapidi nel ritrovare ciò di cui si ha bisogno. In linea generale, poter dunque fruire di un archivio digitale completo (in cui tutti i dati sono normalizzati, organizzati con criteri logici e suddivisi in pratiche/fascicoli) da cui trarre informazioni permette di semplificare i flussi di lavoro e rappresenta un valore aggiunto prezioso per la riorganizzazione e l’ottimizzazione dei processi. 

L’archivio digitale dell’HR

Guardando nello specifico agli uffici delle risorse umane, per costruire un archivio documentale di questo genere è fondamentale poter contare su specifiche competenze archivistiche al fine di chiarire quale sia per ciascun documento la procedura più corretta da svolgere per la sua conservazione secondo la normativa vigente. È cioè importante fare riferimento a un fornitore che all’offerta di soluzioni applicative in questo ambito abbini la disponibilità di consulenti che vantano specifiche skill in materia. Avere a disposizione tutto questo, in sintesi, significa aumentare l’efficienza produttiva e innalzare la qualità del proprio processo di gestione delle attività nel pieno rispetto della norma. 

I problemi da eliminare con l’archivio digitale

Ma vediamo nel dettaglio dove si annidano invece le principali inefficienze che possono caratterizzare i processi di archiviazione e quindi ripercuotersi sul buon andamento dei processi o addirittura sui risultati di business. L’archiviazione cartacea, tradizionalmente intesa, implica la raccolta ed eventuale stampa iniziale dei documenti, successivamente, la necessità di fare fotocopie una volta recuperato ciò di cui si ha bisogno e poi, naturalmente, rimetterlo al suo posto: tutto questo significa principalmente dispendio di tempo (ore uomo spese per gestire tutti i processi dalla creazione dell’archivio al processo di consultazione), correre il rischio di compiere errori nel riposizionamento e, in generale, nella ri-catalogazione. Inoltre, vi è sempre il pericolo del deterioramento dei contenuti dell’archivio il che comporta inevitabili costi di recupero delle informazioni e della documentazione da altre fonti, se ancora disponibili. Nel processo di archiviazione digitale, invece, i file digitali sono caratterizzati da metadati (ovvero informazioni che descrivono un insieme di dati) che consentono di organizzare prima e ritrovare poi tutte le informazioni che si hanno a disposizione. I software di gestione documentale sono dotati di automatismi che consentono il corretto posizionamento dei file e soluzioni di conservazione digitale che  garantiscono il perdurare nel tempo dei contenuti e la protezione delle informazioni e dei dati archiviati. 

Archivio digitale vs cartaceo: i problemi della distribuzione

Mentre in un archivio digitale è possibile avere sempre una vista unica di tutti i documenti HR in possesso dell’azienda, con un archivio cartaceo spesso si incorre in problemi di gestione dovuti alla distribuzione dei documenti su più faldoni, talvolta anche in più sedi distaccate. Per fare un solo esempio, basti pensare a una realtà con tantissimi dipendenti sparsi sul territorio, che magari vengono spostati nelle varie filiali (o punti vendita) lungo il loro percorso di carriera. Disporre in modo tempestivo di informazioni complete ed aggiornate è cruciale non solo in termini di monitoraggio e analisi ma anche in caso di contenziosi, momenti in cui è necessario essere rapidi e precisi nel rispondere alla controparte. 

La sicurezza dell’archivio digitale online

I sistemi di sicurezza fisica degli archivi cartacei sono da implementare a diversi livelli: protezione da eventi straordinari (incendi, allagamenti, altre cause impreviste), sistemi antintrusione, e in generale policy da seguire per evitare accessi non autorizzati alle informazioni. Un archivio digitale, a maggior ragione se in cloud, elimina i problemi di protezione degli spazi fisici e grazie alla flessibilità del software consente impostazioni veloci di identity and access management (gestione dei profili utente abilitati alla consultazione). Non solo è possibile settare velocemente le prerogative di accesso all’archivio ma è offerta l’opportunità di stabilire accessi selettivi a determinati file che contengono dati sensibili (pensiamo per esempio alle informazioni relative alla salute) nel pieno rispetto del GDPR – General Data Protection Regulation.