Tutto quel che devi sapere sulla fattura elettronica UE ed extra UE

Gestire le fatture elettroniche UE ed extra UE non è semplice. Oltre a conoscere le norme europee, infatti, bisogna anche essere al corrente delle leggi dei Paesi extra UE. Fortunatamente, è anche possibile farlo in piena comodità con una soluzione in outsourcing. Un sistema che consente di non doversi occupare direttamente di tutti gli aspetti tecnici legati all’adempimento burocratico, perché penserà a tutto il service provider cui si è scelto di affidarsi. Bisognerà solo accogliere l’innovazione nella propria azienda, fruendo delle vantaggiose ricadute che questi strumenti hanno sull’efficienza dei processi amministrativi.

Fattura elettronica UE ed extra UE: come funziona e come interviene l’outsourcing

Nel mondo si sta diffondendo il trend di utilizzare sempre più l’infrastruttura di rete standard Peppol per la trasmissione delle fatture elettroniche. In Europa, l’infrastruttura di rete Peppol è stata scelta come strumento standard per la fattura elettronica europea. Si tratta di un particolare genere di e-invoice pensato per essere utilizzato tra le pubbliche amministrazioni e i fornitori di Stati membri diversi, per facilitare le operazioni commerciali senza dover sottostare alle differenze burocratiche stabilite dalle varie nazioni a livello locale.

Le norme della fatturazione elettronica nei Paesi europei

Peppol è un’innovazione entrata ormai in piena attività: da aprile 2019 le pubbliche amministrazioni principali devono essere in grado di gestire tale metodo di fatturazione, cosa che invece le pubbliche amministrazioni secondarie sono obbligate a fare da aprile 2020. Questo richiede ovviamente alle aziende europee che fanno affari con pubbliche amministrazioni estere di utilizzare Peppol. L’infrastruttura di rete può gestire documenti nel formato standard UBL XML, per cui è necessario creare un file in tale formato. Bisogna anche servirsi di un access point Peppol, il canale attraverso cui transitano i documenti per essere gestiti da Peppol.

Fattura elettronica extra UE

Questi sono gli strumenti per sfruttare la fattura elettronica UE, mentre nei Paesi extra UE, qualora non sia stato adottato Peppol, la fatturazione elettronica si basa su specifiche nazionali che possono essere diverse per ogni Paese . Una situazione che può portare problemi per i fornitori, in quando aumenta la complessità amministrativa e i rischi legati alla compliance normativa.

I vantaggi dell’outsourcing per la Fattura elettronica UE ed extra UE

La soluzione per superare queste criticità è sfruttare l’outsourcing. In Italia, la legge consente di rivolgersi a delegati che gestiscano in outsourcing le fasi tecniche del processo di gestione del ciclo della fattura, per esempio la ricezione e la conservazione a norma secondo le regole del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). In questo modo non bisogna preoccuparsi di niente, la procedura telematica sarà gestita dal service provider. Le soluzioni in outsourcing consentono all’azienda di delegare ogni fase del processo di fatturazione elettronica UE ed extra UE al fornitore del servizio, dunque non dovrà direttamente gestire il processo.

Scegliere la tecnologia in outsourcing per utilizzare la Fattura elettronica UE ed extra UE porta vantaggi nella quotidianità dell’impresa. Il livello di digitalizzazione cresce, consentendo all’azienda di presentarsi al mercato come una realtà moderna e aggiornata, capace di sfruttare l’innovazione per migliorare la propria efficienza. I principali benefici che una soluzione in outsourcing porta alle aziende che la scelgono sono:

Fattura elettronica UE ed extra UE semplice

Sfruttando i servizi di fattura elettronica UE ed extra UE in outsourcing, è possibile superare i problemi legati a normative nazionali differenti in tema di e-invoicing. La gestione diretta di questi aspetti da parte delle aziende è complicata, richiederebbe di stanziare budget per dotarsi di diversi strumenti a seconda di quanto richiesto dai singoli Paesi. Per i service provider invece è consuetudine avere a che fare con norme e specifiche tecniche differenti.

Meno costi per la gestione della fatturazione

Le procedure vengono gestite all’esterno, su delega, quindi non sarà necessario stanziare risorse per la gestione interna di questi iter amministrativi. Si potranno quindi evitare i costi legati a software, procedure di accreditamento presso le authority di settore o per ottenere certificati necessari, nonché le spese legate al personale che dovrebbe occuparsi direttamente dei processi. Inoltre, l’outsourcing non richiede che si investano somme per intervenire sui propri mezzi informatici aziendali, viene delegata all’esterno anche la gestione della security oltre a eventuali problemi legati a errori di trasmissione.

Risparmio di tempo

Il personale non dovrà perdere tempo prezioso per seguire le pratiche amministrative legate alla Fattura elettronica UE ed extra UE. Quindi con il servizio esternalizzato, i dipendenti potranno concentrarsi su attività più importanti per la propria impresa.

Fattura elettronica UE ed extra UE sicura

Esternalizzare significa anche far gestire al delegato la sicurezza relativa a quell’ambito. Un service provider certificato e affidabile dispone di competenze e strumenti di cyber security capaci di garantire la data protection. La sicurezza quindi non sarà più, per i documenti relativi alla Fattura elettronica UE ed extra UE, un peso per l’azienda. Il provider penserà anche a questo.

Fatturazione in compliance alle norme

Con un servizio in outsourcing si è certi di essere sempre al passo con l’evoluzione normativa, perché il fornitore del servizio è tenuto a un aggiornamento costante. In un ambito come quello della fatturazione elettronica, questo aspetto è particolarmente rilevante. Infatti, di pari passo con l’evoluzione tecnologica il Legislatore potrebbe mutare in futuro le regole dei processi per adattarli all’attualità, per cui è fondamentale essere sempre in grado di far fronte agli adempimenti normativi, in primis conoscendoli.

Gestione modulare delle fatture in outsourcing

Sul mercato sono presenti soluzioni “modulari”, che permettono di scegliere ad esempio se esternalizzare solo una parte del ciclo della Fattura elettronica UE ed extra UE, come per esempio la sola conservazione a norma o il servizio di ricezione delle fatture o ancora la gestione della multicanalità in caso di fatturazione extra europea.