Soluzioni di firma digitale: tutto quel che deve sapere l’HR

La firma digitale e la firma grafometrica integrate nelle soluzioni HR rappresentano un potente vettore di rinnovamento del business. Il dipartimento delle Risorse Umane è il fulcro catalizzatore da cui l’organizzazione trae la sua energia più importante: i collaboratori. Per questo, riveste un ruolo centrale nel processo di implementazione e promozione di una nuova cultura aziendale volta alla trasformazione digitale.

Il focus della trasformazione digitale è la ricerca di una maggiore agilità dei processi che dia nuova spinta al business. Proprio nell’ufficio HR, però, transita tradizionalmente il maggior numero di documenti cartacei di tutta l’azienda: pile e pile di fascicoli, uno per ogni dipendente, tra contratti di assunzione, buste paga, fogli ferie, richieste di permessi, note spese. È chiaro: digitalizzare tutti questi documenti, conferendo loro la stessa efficacia giuridica del classico cartaceo, può rivoluzionare profondamente le attività, con un risparmio di tempi, spazi, costi e risorse.

Soluzioni di firma digitale, quale scegliere?

La normativa in materia di firme elettroniche e identità digitale è fissata dal cosiddetto eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), il Regolamento UE n. 910/2014 che fornisce specifiche definizioni per le varie tipologie di firme elettroniche legalmente riconosciute a livello europeo, accolte dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) italiano.

Firma elettronica avanzata, grafometrica e qualificata

La Firma Elettronica Avanzata (FEA), definita dall’articolo 26, deve essere unicamente connessa al firmatario, idonea a identificarlo e collegata ai dati sottoscritti in modo da permetterne l’identificazione durante ogni successiva modifica. Un esempio particolare di FEA è rappresentato dalla firma grafometrica: la penna elettronica rileva parametri biometrici (come velocità, pressione e movimento del tratto apposto su una tavoletta digitale o tablet) che vengono collegati indissolubilmente, in maniera protetta, al documento elettronico sottoscritto. La definizione di Firma Elettronica Qualificata (FEQ), espressa al punto 12 dell’articolo 3, si riferisce invece a una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo specifico e basata su un certificato qualificato. Un esempio, definito dal CAD, è la firma digitale: grazie a un sistema di chiavi crittografiche, permette al titolare di rendere manifeste (attraverso la chiave privata) provenienza e integrità di un documento informatico e al destinatario di verificarle (attraverso la chiave pubblica).

Soluzioni di firma digitale e firma grafometrica nei processi HR: esempi pratici

I dipartimenti HR si destreggiano quotidianamente tra documenti cartacei di ogni tipo, spesso relativi a centinaia di candidati e dipendenti, magari sparsi in diverse filiali. Firmare e far firmare contratti, registri, moduli è un’attività all’ordine del giorno che richiede sforzi e risorse non indifferenti. L’efficienza di queste attività è legata a una gestione tempestiva, corretta e completa di ogni singolo documento: per questo motivo implementare un servizio di firma elettronica rivoluziona positivamente tutto il processo operativo, dal reclutamento fino alla chiusura del rapporto di lavoro. Nella fase di reclutamento, la documentazione essenziale (offerte, proposte contrattuali, accordi di riservatezza) può essere firmata in pochi secondi. Lo stesso vale per lo step successivo: una volta avviato il processo di assunzione, la firma del contratto diventa molto più rapida. Ed ecco che inizia il rapporto professionale vero e proprio, un incessante scorrere fiumi di inchiostro su tonnellate di carta, tra buste paga, moduli, documenti? No, se tutto è firmato e conservato digitalmente. A tutto vantaggio dei flussi di lavoro (dell’ufficio HR e del dipendente).

Dematerializzazione nelle Risorse Umane: i 5 vantaggi di una soluzione di firma digitale

È ormai chiaro: firma digitale e firma grafometrica per i documenti HR, in un’ottica di dematerializzazione e automazione dei processi, rappresentano uno strumento in grado di offrire numerosi benefici lungo tutto l’iter operativo. Ecco i 5 più importanti:

1. Le soluzioni di firma digitale sono semplici

Aspettare che un documento venga firmato a mano può rallentare notevolmente i ritmi di lavoro. Nei casi di maggiore urgenza, rischia addirittura di far perdere qualche buona opportunità. Il personale HR, d’altronde, si trova spesso con le mani legate: in un contesto tradizionale, infatti, è difficile avere piena visibilità di tutta la documentazione cartacea, sapere se gli interessati hanno ricevuto i documenti di competenza, se li hanno firmati in maniera corretta e in tutti i punti indicati o se, invece, qualche modulo ha accidentalmente interrotto il suo percorso e giace dimenticato, sepolto da altri mille fogli, sulla scrivania di qualcuno, in chissà quale ufficio. Implementando soluzioni di digitalizzazione e di firma elettronica il problema è risolto: è possibile avere massima visibilità di ogni singolo modulo e firmare immediatamente i documenti necessari, anche da remoto, senza la necessità di stampanti, fax o scanner.

2. Abbattere i costi con una soluzione di firma digitale

Firmare digitalmente qualsiasi documento, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, permette evidentemente di ridurre i tempi di elaborazione ma non è tutto: avere tutti i documenti in digitale – con valore legale – significa non doverli più stampare. Una significativa riduzione dei costi di carta, inchiostro e manutenzione delle stampanti. Allo stesso modo, non sono più necessari archivi e scaffali con faldoni e fascicoli polverosi, con la possibilità di liberare spazio per destinarlo ad utilizzo di maggior valore.

Vi è un poi un costo sommerso ma estremamente rilevante: il tempo speso per ricercare i documenti. Disporre di documenti nativamente digitali, oltre a semplificarne l’archiviazione, rende i contenuti liberamente ricercabili; questo è reso possibile sia da metadati che ne sintetizzano il contenuto, sia da ricerche full-text che consentono di ricercare ogni parola, numero o simbolo all’interno di ogni documento archiviato.

3. Soluzioni di firma digitale e qualità del lavoro

Semplificare il lavoro delle persone che si occupano di Risorse Umane non è solo un ottimo sistema per migliorarne la produttività, ma aumenta anche notevolmente la loro soddisfazione nei confronti dell’azienda.

I compiti di routine più ripetitivi si semplificano: le persone hanno così più tempo per dedicarsi a mansioni di maggior importanza, si sentono più valorizzate, lavorano più volentieri. Una escalation virtuosa che ha ripercussioni positive su tutti i dipendenti.

4. Le soluzioni di firma digitale aiutano l’ambiente

La sensibilità verso il tema della sostenibilità ambientale cresce esponenzialmente: per una buona reputazione aziendale è necessaria la massima attenzione. Su questo fronte, la fiducia e la stima dei propri dipendenti si possono conquistare fin dall’inizio. L’elaborazione di un contratto di lavoro, infatti, implica un consistente consumo di carta: l’uso della firma elettronica riduce questo impatto e trasmette subito una eccellente immagine dell’azienda.

5. Soluzioni di firma digitale per i giovani

Il successo di un’impresa è, in larga parte, determinato dal talento dei suoi dipendenti. Attirare le menti più brillanti in circolazione è l’investimento migliore. Oggi, gran parte della forza lavoro è costituita dagli appartenenti alla cosiddetta “generazione Y”. Sono i Millennial, giovani cresciuti a pane e tecnologia, avvezzi alle comodità tipiche dell’era digitale e poco inclini ad assecondare lentezze burocratiche e procedure poco snelle. Approcciarsi a questi candidati con offerte contrattuali che possono essere firmate elettronicamente permette di fare una buona impressione su una platea di talenti tecnologicamente esperti.