L’importanza di collaboration e gestione documentale per la logistica
La logistica protagonista della rivoluzione digitale
I dipartimenti di logistica così come le aziende che operano nel settore logistico sono al centro di un profondo rinnovamento, che porta le organizzazioni ad abbracciare le nuove tecnologie e, con esse, ad adottare nuove soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e dei processi.
Trattando delle diverse piattaforme disponibili per modernizzare e rendere più efficiente la supply chain, le funzioni di document management e collaboration sono tra le più essenziali.
Vediamo in cosa consistono e in che modo possono essere utili per un’impresa logistica.
Il ruolo cruciale della gestione documentale per la logistica
Gli asset digitali vanno acquisendo un ruolo sempre più centrale nei processi logistici e gli strumenti deputati a gestirli sono sempre più strategici per ogni organizzazione.
Le piattaforme di document management sono strumenti che permettono di gestire in formato elettronico dal DDT alla fattura, dalle bolle doganali alle picking list, creando, catalogando, taggando, condividendo e analizzando i file in modo agile e integrato rispetto all’ecosistema di software aziendali, che ad oggi richiede la gestione sia di documenti cartacei che di informazioni e documenti nativamente digitali come ad esempio le PEC ed i messaggi di posta elettronica in genere.
Per questo, adottare una valida piattaforma di document management consente alle aziende di:
- limitare il rischio di perdita di documenti e informazioni importanti;
- ridurre tempi e limiti di accesso all’archivio;
- scambiare i documenti in modalità più veloci, efficienti e tracciate;
- tracciare e analizzare i processi, individuando colli di bottiglia e pianificando azioni correttive eventualmente necessarie;
- utilizzare ed organizzare documenti di formato misto elettronico e cartaceo;
- eliminare delle inefficienze negli scambi cartacei di documenti;
- liberare lo spazio fisico in precedenza destinato all’archiviazione dei documenti;
- ridurre i costi di stampa e carta;
- efficientare le performance relative a tempi e costi di consegna dei prodotti;
- rendere più efficienti le attività svolte dall’ufficio amministrativo;
- accedere a tutti i documenti necessari in qualsiasi momento, anche da una pluralità di dispositivi mobili (eventualmente integrabili con app di firma grafometrica) utilizzati quotidianamente dagli attori lungo tutta la supply chain: dal magazzino, ai mezzi di trasporto, alla destinazione finale;
- conformarsi alle normative vigenti in tema di fatturazione elettronica e firma digitale;
- semplificare gli scambi con la Pubblica Amministrazione, con la possibilità di presentare il fascicolo all’Agenzia delle Entrate completamente digitalizzato.
Il ruolo cruciale della collaboration nella logistica
La sfida presentata dall’avvento della digitalizzazione non si vince limitandosi a digitalizzare tutte le informazioni che in precedenza erano gestite in modo cartaceo; per questa ragione i migliori sistemi documentali supportano e facilitano la definizione, ancor prima della struttura dell’archivio digitale, dei processi digitali (workflow).
Una delle esigenze fondamentali per un’azienda del settore logistico o da un ufficio logistica è quella di analizzare e ripensare metodi e procedure di lavoro analogiche, evitando di replicare lacune e rigidità di attività svolte in precedenza offline.
Le migliori soluzioni per la logistica includono strumenti di collaborazione e gestione del flusso di lavoro, che consentono all’organizzazione di:
- – utilizzare sempre la stessa versione del documento digitale condiviso registrando in tempo reale le note e gli autori delle stesse;
- – migliorare la condivisione delle informazioni e della documentazione;
- – avere più persone che lavorano su uno stesso file o documento senza errori o sovrapposizioni;
- – snellire e velocizzare i processi di approvazione e firma digitale;
- – predisporre workflow collaborativi tailor made, in base alle specifiche esigenze dell’organizzazione;
- – assegnare task a diversi collaboratori, uffici o gruppi di utenti;
- – definire e comunicare scadenze;
- – ridurre in modo consistente il numero di e-mail;
- – istituire un sistema efficiente di messaging e notifiche push, in funzione di eventuali comunicazioni automatiche generate dal sistema e/o inviate da admin a singoli operatori o punti di front-end;
- – migliorare la comunicazione interna;
- – ridurre imprecisioni, incomprensioni ed errori nei processi;
- – aumentare la produttività;
- – migliorare la condivisione di documenti e i rapporti con aziende partner.
Com’è ovvio, la condivisione di dati e documenti pone importanti quesiti a livello di sicurezza e privacy.
È necessario che le piattaforme che operano in un’ottica collaborativa siano in grado di garantire un accesso sicuro e controllato ai dati e ai documenti, sia dall’interno sia dall’esterno dell’azienda, anche in conformità con le più recenti normative in materia di trattamento dei dati personali. La sicurezza, in questo ambito, può essere garantita sia a livello architetturale, per esempio attraverso funzioni di regolazione della visibilità tramite ruoli) sia applicativo, impiegando tecnologie di cifratura.
