Gestione contratti digitali: processo semplice e sicuro con Siav

In tempi di smart working, distanziamenti e dematerializzazione diffusa, la gestione dei contratti è fra le prime questioni cui l’azienda deve ripensare in ottica innovativa. Semplificare e rendere full digital le attività relative alla contrattualistica significa puntare su risparmio economico, produttività e sicurezza del processo, rendendo più semplici, intuitive e flessibili le mansioni degli addetti. 

Garantire agli agenti la possibilità di firmare a distanza un documento cliente-fornitore; puntare sulla firma grafometrica via tablet; dare all’ufficio HR l’opportunità di sottoscrivere per via digitale pratiche, come una banale sottoscrizione Telepass; consentire a una multiutility di spedire i documenti ai clienti, chiedendo loro di firmarli direttamente dal divano di casa: tutto questo non sarebbe possibile senza soluzioni innovative di gestione dei contratti digitali. Con questi strumenti, le potenzialità di una gestione rapida ed efficiente delle pratiche si arricchiscono infatti di valori importanti: semplicità d’uso, cross-devicing e compliance normativa in caso di futura opposizione. 

Con Siav ottimizzi i tuoi flussi informativi

Se ciò che ti serve è puntare sulla gestione dei contratti digitali, noi di Siav abbiamo la soluzione ai tuoi problemi. L’ambito d’azione è rappresentato da Archiflow, la nostra Information Service Platform per la gestione di documenti, informazioni e processi: dentro questa cassaforte digitale, l’archivio viene gestito in modalità full digital, accessibile da pc, tablet e da mobile. Che si tratti di moduli, contratti, ordini, fatture, e-mail, fotocopie o messaggi PEC, questo strumento rende i documenti analogici fruibili esattamente come quelli nativamente digitali, in completa sicurezza ed efficacia.  

Non solo. Con Archiflow le procedure si arricchiscono anche di funzionalità 4.0, che rendono smart le classiche attività amministrative (come appunto la gestione dei contratti) e permettono di monitorarne in maniera centralizzata il flusso di attività e gestione. 

In questo quadro, noi di Siav possiamo accompagnarti lungo l’intero ciclo di vita della tua contrattualistica. In che modo? 

La prima cosa che possiamo fare per te è partire dalla creazione del contratto digitale.  

Oltre alla possibilità di effettuare “tradizionali” import di documenti creati tramite altri sistemi, puoi sfruttare le integrazioni con Archiflow con il tuo ERP per generare documenti che intendi sottoscrivere, evitando duplicazioni, copie e proliferazioni di e-mail o versioni. L’add-in Microsoft Word di Archiflow, inoltre, ti consente di creare un nuovo documento a partire da modelli predefiniti; l’integrazione tra tool di editing e tool documentale porta con sé numerosi vantaggi; per fare alcuni esempi pensa al salvataggio sincronizzato e automatico nell’archivio, versioning, co-editing, modifica del file senza download in locale e successivi upload. 

Generato il contratto digitale, il nostro contributo si addentra nell’ambiente della Collaboration. In questo ambito, grazie al modulo Easy Workflow, permettiamo agli utenti di lavorare insieme attraverso flussi di lavoro chiari e univoci.  

Easy Workflow è un editor no code di processi digitali che ti consente di assegnare task per richiedere a utenti o team di apportare cambiamenti o integrazioni ad un documento e monitorare lo stato di avanzamento delle attività.  

Consolidata la versione definitiva del contratto digitale il sistema lo converte automaticamente in formato PDF e si potrà procedere con l’eventuale fase successiva, ovvero quella delle Approvazioni.  

Archiflow su questo fronte consente di apporre visti approvativi su più livelli tramite firme elettroniche e flussi di task predefiniti, fissare scadenze per ogni documento, tracciare la storia della scheda e apporre annotazioni. 

A questo punto entriamo nella fase cruciale della firma del contratto. Integrati ad Archiflow, sono previsti strumenti che ti consentono di semplificare e velocizzare le diverse attività relative alla sottoscrizione della tua contrattualistica elettronica: 

– il modulo Firma a distanza, la soluzione che abilita la firma digitale da remoto, completando la totale digitalizzazione del processo di sottoscrizione dei documenti; 

– Smart Desk, la soluzione che permette di apporre la firma digitale tramite tablet o tavoletta grafometrica su contratti e documenti in formato elettronico. 

Firma a distanza per la gestione dei contratti 

Il modulo Firma a Distanza arricchisce il software di gestione di documenti e informazioni Archiflow di una potenzialità importantissima, soprattutto in era di smart working diffuso: far firmare la documentazione a distanza agli utenti, senza chiedere quindi loro di essere fisicamente presenti in ufficio. 

Si tratta comunque di una soluzione versatile, utilizzabile non solo all’interno dei confini aziendali (ad esempio dall’ufficio HR o da quello amministrativo) ma anche all’esterno. Un esempio, su questo fronte, è costituito dalle aziende del settore multiutility che, grazie al modulo di Archiflow, possono richiedere ai propri clienti di sottoscrivere la documentazione contrattuale in modalità 100% digitale.  

La firma elettronica o digitale da remoto, di fatto, completa la totale digitalizzazione del processo di sottoscrizione dei contratti e dei documenti. La user experience ottimale e la perfetta integrazione con Archiflow consente ad ogni utente di firmare da qualsiasi luogo si trovi, con qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento. Il firmatario riceve via e-mail l’invito a sottoscrivere il documento e viene guidato passo passo lungo la semplice procedura di sottoscrizione del contratto. 

Smart Desk: firma grafometrica per i tuoi contratti digitali 

Abbinato al software di gestione di documenti e informazioni  Archiflow, Smart Desk  ti consente di apporre la firma digitale tramite tablet o tavoletta grafometrica su tutti i documenti in formato elettronico, come contratti e DDT, semplificando il loro iter amministrativo in senso full digital.  

Le attività di firma dei documenti vengono gestite tramite pratiche digitali la cui struttura è configurabile in modo flessibile. In particolare, ogni pratica segue uno dei modelli preconfigurati che guidano l’utente nelle attività da svolgere per completare le sottoscrizioni dei documenti. 

Questi ultimi possono essere acquisiti in modalità multicanale: da Archiflow, data l’integrazione nativa con Smart Desk, ma anche tramite fotocamera, scansione o dall’archivio del dispositivo in uso. 

Le tipologie di sottoscrizioni elettroniche supportate da Smart Desk sono diverse e coprono ogni caso d’uso. È infatti possibile apporre Firme elettroniche Semplici, Firme elettroniche Avanzate e Firme elettroniche di tipo Qualificato, in modo tale da supportare sottoscrizioni con valenze legali differenti, in base al tipo di pratica e di documento. 

Infine, una volta che la pratica è stata firmata, Smart Desk la invia direttamente al repository di Archiflow per l’archiviazione, tutto in modalità completamente digitale, compliant e perfettamente sicura. 

Soluzioni che possono cambiarti la vita… e il futuro 

Come può cambiare la vita della tua azienda con queste soluzioni? 

Come sai, quando nasce un contratto, questo deve essere firmato da ambo le parti per poter essere approvato e ritenuto valido. La consuetudine vuole che, per procedere, sia necessario stampare il documento cartaceo, spesso in molteplici copie, da consegnare poi all’azienda per l’archiviazione. Tutto questo, oggi, può essere fatto senza occupare spazio, senza costringere ad alcuno spostamento e senza temere errori, smarrimenti, problemi normativi e lentezze. È la forza della dematerializzazione, il tema su cui noi di Siav vantiamo un’esperienza trentennale. 

Se vuoi dare una svolta al tuo business, ora non hai più scuse. Chi può aiutarti siamo noi.