Una gestione semplificata e full digital
Smart Desk è uno strumento che consente di semplificare e velocizzare le diverse attività relative alla gestione di documenti in formato elettronico (gestione DDT elettronici, gestione delle pratiche) dalla loro ricezione passando per la firma grafometrica sino alla loro successiva archiviazione all’interno di un software di gestione documentale o di un gestionale.
Il prodotto riceve i documenti da un ERP o da un documentale, semplifica l’acquisizione e la firma dei diversi documenti necessari ai fini dello svolgimento di specifici processi digitali ed invia i documenti firmati ai sistemi utilizzati per l’archiviazione.
Migliore software per firma grafometrica
Grazie a Smart Desk è possibile sottoscrivere i diversi documenti mediante firma grafometrica: grazie all’utilizzo di una tavoletta grafica l’utente può firmare un singolo documento o una pratica digitale (ad es. esempio un DDT oppure un contratto) con Firma Elettronica Semplice (FES) o Firma Elettronica Avanzata (FEA) con la rilevazione dei dati biometrici.
Un approccio flessibile e multi-device
La soluzione può essere utilizzata da PC e può essere integrata, con connettori specifici, ai software di gestione documentale Siav (Archiflow o Silloge), oppure a prodotti terzi.
Smart Desk può essere utilizzato per la gestione dei documenti e delle pratiche relativi ad uffici/settori diversi (logistica, utility, PA, ecc.) ed acquisire i vari documenti da vari devices (anche mediante fotocamera), rendendo il prodotto flessibile ai diversi contesti d’utilizzo.
Il prodotto è ottimizzato per la gestione delle pratiche in formato digitale (es. gestione contratti di abbonamento) ed è anche disponibile il modulo verticale gestione DDT elettronici dedicato alla Logistica.
GESTIONE PRATICHE DIGITALI
Smart Desk, mediante l’utilizzo di una interfaccia intuitiva ed immediata, mediante un apposito Wizard, evidenzia le pratiche da lavorare, la lista dei documenti da richiedere alla persona Cliente finale (es. carta d’identità, consenso informato raccolta dati biometrici, eventuale delega di firma) e quelli da far firmare, semplificando notevolmente il lavoro di costruzione della pratica digitale.
Principali funzionalità offerte da Smart Desk:
- Ricezione dei documenti da ERP o sistema documentale
- Chiara evidenza delle pratiche da lavorare e di quelle già lavorate
- Visualizzazione degli step di lavorazione da svolgere per ogni pratica
- Firma grafometrica (firma elettronica semplice o firma elettronica avanzata) con tavoletta grafica
- Stampa/e-mail all’utente del resoconto di lavorazione della pratica
- Invio automatico della pratica digitale all’ERP o al software di gestione documentale
GESTIONE DDT ELETTRONICI
Smart Desk è il migliore software per gestire i ddt digitali: lo strumento consente di ottenere con pochi click tutti i documenti da sottoporre e far firmare ai diversi spedizionieri, inviando i documenti digitali al sistema documentale o all’ERP per l’archiviazione dei dati e stampando in automatico le copie da consegnare alla società di trasporto.
Principali funzionalità offerte da Smart Desk:
- Ricezione dei DDT digitali da ERP o sistema documentale
- Suddivisione dei documenti per azienda che gestisce le spedizioni
- Visualizzazione della «lista di documenti da firmare»
- Firma grafometrica (firma elettronica semplice e firma elettronica avanzata) con tavoletta grafica
- Invio automatico dei documenti firmati all’ERP o al software di gestione documentale
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La piattaforma è costituita da una serie di moduli che ne arricchiscono le funzionalità.
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