Modulo Firma a Distanza

La soluzione per la firma da remoto di ogni utente, interno ed esterno all’organizzazione

Perché un software per la firma a distanza?

Il crescente ricorso al lavoro agile ha imposto una digitalizzazione dei processi capillare che non si limita ai confini aziendali. Questo vale soprattutto per una delle attività più cruciali per ogni tipologia di business: la firma.

Da questo punto di vista, consentire a qualsiasi utente esterno all’organizzazione di poter firmare un documento, a prescindere dal luogo in cui si trova e dal tipo di device che sta utilizzando, diventa cruciale per rendere fluidi ed efficienti i processi. Ecco perché la presenza di un software per firmare a distanza è imprescindibile.

Il modulo Firma a Distanza consente ad Archiflow di digitalizzare ogni processo di firma verso l’esterno con una user experience di qualità, senza che sia necessaria una preventiva configurazione del sistema o il censimento degli utenti firmatari.

Come firmare a distanza un documento grazie alla soluzione

Approvazioni, prese visioni, sottoscrizioni contrattuali: firmare un documento sono attività ricorrenti, a volte meramente formali altre invece sostanziali. Internamente, tutti questi processi avvengono in modo trasparente e totalmente digitale grazie ad Archiflow.

Il modulo Firma a Distanza, rende Archiflow in grado di gestire in modalità 100% digitale anche i processi di sottoscrizione che coinvolgono soggetti esterni all’organizzazione. Il sistema di gestione documentale diventa quindi non solo il centro stella dell’azienda, ma il punto di riferimento per tutte le sue attività.

In particolare, il modulo snellisce la raccolta delle firme senza richiedere la presenza fisica del soggetto firmatario, aspetto fondamentale per supportare i processi delle aziende che operano in regime di smart working. Inoltre, disponendo di un’interfaccia flessibile e che non richiede un censimento preventivo a sistema degli utenti firmatari – che possono procedere con la sottoscrizione da qualsiasi tipologia di device utilizzato – si presta a soddisfare trasversalmente le esigenze di firma digitale all’interno di ogni dipartimento aziendale.

3 motivi per adottare il modulo Firma a Distanza

Raccogli firme da ogni utente esterno all’organizzazione senza doverlo censire a priori

Alcuni esempi applicativi

Scopri gli scenari organizzativi e i casi d’uso per un impiego efficace del modulo Firma a Distanza di Archiflow

Processi di firma a distanza efficienti, integrati e sicuri

Con il modulo Firma a Distanza, Archiflow rende completamente digitale ogni processo di firma. Ecco 3 motivi per cui non puoi farne a meno:

UNA NUOVA MODALITÀ DI FIRMA, IL TUO ARCHIVIO DI SEMPRE

Grazie alle funzionalità di questo modulo, Archiflow digitalizza e gestisce in modo integrato anche i processi di firma verso l’esterno.
Una volta concluso il processo di sottoscrizione la versione firmata del documento viene sincronizzata in modo automatico, aggiornando l’archivio in tempo reale.

UNA SOLUZIONE, TANTI TIPI DI FIRMA

Il modulo Firma a Distanza supporta numerose tipologie di sottoscrizioni, con valenze legali differenti. A seconda della tipologia di documento e del processo, possono essere infatti apposte:

Firme Elettroniche Semplici (FES)
Firme Elettroniche Avanzate (FEA)
Firme Digitali (FD).

USER EXPERIENCE DI MASSIMO LIVELLO

Il modulo consente di specificare per ogni documento punti firma in modo flessibile. Il soggetto firmatario, a prescindere dal device utilizzato, viene notificato via mail e invitato a sottoscrivere il file. Nel processo di firma, l’utente viene guidato da un’interfaccia semplice, completa e intuitiva.

Casi d’uso del modulo Archiflow dedicato alla firma a distanza

Gestione della contrattualistica

Il processo di sottoscrizione dei contratti digitali – come ad esempio quelli di fornitura o di vendita – viene snellito grazie alle funzionalità del modulo. I soggetti interessati possono quindi apporre firme a distanza e con valore legale, mentre Archiflow aggiornerà in automatico il documento nel relativo fascicolo di competenza.

Pratiche digitali ed efficienti

Il modulo Firma a Distanza consente di gestire in modo efficiente la sottoscrizione delle pratiche. Per esempio, le aziende dei comparti Utility, Finance e Insurance possono contare su uno strumento che consente di gestire e finalizzare – tramite firme elettroniche semplici o avanzate – le pratiche dei servizi offerti alla propria utenza.

Documentazione del dipartimento HR

Autorizzazione al trattamento dei dati personali, consegna di dotazioni aziendali o la firma stessa del contratto di assunzione. Il modulo rende fluide le attività dell’ufficio risorse umane, soprattutto nelle aziende con personale in smart working e dislocato su sedi differenti.