3 buoni motivi per adottare il modulo Scadenzario
Automazione, efficienza e flessibilità al tuo servizio per gestire al meglio documenti a termine e scadenze
Perché un software per gestire le scadenze?
A chi non succede di riempire il proprio schermo di post-it, inviare promemoria ai colleghi o gestire l’agenda con grandi punti esclamativi per ricordare le cose da fare o per le quali si è già in ritardo?
Qualsiasi persona, all’interno di qualsiasi organizzazione, è chiamata quotidianamete ad affrontare la sfida del rispetto dei tempi e delle scadenze.
Non a caso, disporre di un archivio con tutte le approvazioni necessarie e la traccia di chi ha fatto cosa è un aspetto strategico per varie ragioni.
Conservare nel tempo la compliance ai processi aziendali e alle numerose normative che prevedono documentazioni a termine, prevedere rinnovi e/o cessioni di contratti in modo tempestivo, mantenere intatto il valore percepito dai clienti grazie al possesso di certificazioni aggiornate, gestire in modo accurato le scadenze degli accordi con i fornitori, sono solo alcuni esempi per i quali gestire le scadenze in modo efficiente è fondamentale.
Con lo Scadenzario i promemoria non sono più necessari
L’adozione del modulo Scadenzario ti consente di pianificare le tue scadenze, di monitorare in ogni momento la validità dei documenti archiviati e gestire in modo proattivo le attività da svolgere su di essi.
La soluzione, nativa in Archiflow, effettua una scansione quotidiana, automatica e totalmente trasparente per l’utente delle date di validità di tutti i documenti inseriti all’interno dell’archivio. Al termine della scansione notifica, agli utenti, ai gruppi o agli uffici che ne hanno competenza, le schede in scadenza. In particolare, grazie allo Scadenzario, è possibile definire una data di inizio e di fine validità delle schede documentali, un termine di scadenza intermedio e uno di preavviso, al fine di garantire maggiore tempestività e proattività agli utenti che devono occuparsi di aggiornare la documentazione.
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Alcuni esempi applicativi
Scopri gli scenari organizzativi e i casi d’uso per un impiego efficace del modulo Scadenzario di Archiflow
Libera la mente da documenti in scadenza e lista delle cose da fare
Con lo Scadenzario Archiflow diventa ancora più proattivo e puoi concentrarti sulle reali priorità quotidiane, senza dover sprecare tempo ed energie per ricordarti attività con scadenze future. Ecco 3 motivi per cui non puoi farne a meno:
MAGGIORE AUTOMAZIONE = MAGGIORE EFFICIENZA
Il modulo Scadenzario automatizza la verifica dei documenti in scadenza e notifica via e-mail – in modo automatico – i destinatari designati della necessità di intervento.
In questo modo, il tempo dedicato alla verifica periodica della validità, così come quello necessario per l’assegnazione e la presa in carico delle attività di aggiornamento, può essere dedicato ad attività a maggior valore aggiunto.
FLESSIBILITÀ E MASSIMA ADERENZA ALLE ESIGENZE AZIENDALI
La gestione di documenti a scadenza è un’esigenza diffusa in molti dipartimenti aziendali. Per questa ragione il modulo, pur essendo standardizzato, è stato pensato con logiche di flessibilità e può essere agevolmente arricchito di funzionalità per riuscire a soddisfare in modo puntuale le più svariate esigenze.
Ad esempio, i template di notifica via e-mail, così come le tipologie di documenti cui legare i sistemi di monitoraggio e controllo delle scadenze, sono completamente configurabili.
USER FRIENDLY
L’interfaccia è immediatamente comprensibile e non sono necessari corsi o tutorial formativi per utilizzarlo da subito.
Casi d’uso del modulo Archiflow dedicato alle scadenze
Gestione efficiente
del sistema qualità
Una delle più frequenti cause di non conformità, legate al rispetto delle procedure interne definite nei manuali della qualità, è l’utilizzo di documentazione non aggiornata.
Grazie al modulo Scadenzario di Archiflow puoi definire termini di preavviso e scadenze intermedie che aiutano ad essere preparati al momento delle certificazioni e agli audit.
Dagli accordi di fornitura
alla vendita
Gli accordi contrattuali, ma soprattutto gli allegati alle pratiche, sono spesso costellati da scadenze che ne inficiano la validità, o comportano sanzioni, con conseguenti rischi per l’azienda.
Gli uffici legale e quello amministrativo possono ricavare benefici come la riduzione di attività ridondanti e dei rischi di «dimenticare» le scadenze.
La contrattualistica
delle risorse umane
La gestione dei CV, come quella dei contratti relativi al personale, soprattutto negli uffici Human Resources che in prevalenza gestiscono rapporti a tempo determinato o stagionali, richiedono sforzi ingenti.
Grazie al modulo il monitoraggio delle scadenze può essere demandato al sistema, permettendoti di concentrarti su attività più strategiche.
Dall’HACCP
alla sicurezza sul lavoro
Oltre a esigenze orizzontali e comuni a tutte le organizzazioni, ci sono anche necessità verticali e legate allo specifico settore in cui l’azienda opera.
Ad esempio, attestati relativi alla sicurezza sul lavoro così come i certificati HACCP possono essere fondamentali per rispettare le norme e salvaguardare il business.
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Siav è in grado di supportare la tua Azienda nella costruzione del progetto perfetto per la tua organizzazione.
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