Vantaggi di un software di gestione documentale: quanto si risparmia?

Quanto può convenire, davvero, un software di gestione documentale? Tanto, perché consente di risparmiare nel processo di gestione dei documenti, governare l’organizzazione all’insegna dell’efficienza, misurare il buon funzionamento delle attività operative per intervenire immediatamente dove si verifichino problemi che possano ripercuotersi sui risultati finali. Le piattaforme di gestione di informazioni e documenti, integrate con i sistemi informatici aziendali, permettono di semplificare il lavoro, rendendo più facile la gestione dei carichi di lavoro e il lavoro in mobilità.

Chi usa i software di gestione documentale

La digitalizzazione dei processi interni è una delle priorità delle aziende: lo testimonia l’ultima edizione dell’Osservatorio Fatturazione elettronica & eCommerce B2B. Questo riporta che, nell’ambito B2B, il 36% delle grandi aziende e il 37% di quelle piccole e medie si vogliono impegnare adottando soluzioni di gestione elettronica documentale e conservazione digitale (non solo ERP). Le imprese mostrano interesse anche verso i software per digitalizzare il ciclo dell’ordine: il 18% sono PMI mentre il 29%, grandi aziende. Analogamente, le soluzioni per la collaboration sono prese in considerazione dal 13% delle PMI e il 16% delle grandi imprese.

Vantaggi economici di un software di gestione documentale

Come si legge, quindi, il software di gestione documentale riveste un ruolo di primo piano nella trasformazione digitale: esso consente di acquisire qualsiasi tipo di documento (oltre ai cartacei, i differenti file digitali, dai fogli elettronici alle immagini), è in grado di indicizzare il tutto, integrarlo, conservarlo digitalmente e renderlo, poi, fruibile al bisogno. Facendo tutto questo promuove i seguenti benefici in azienda che si traducono in vantaggi economici:

Software di gestione documentale: più produttività e meno costi

Questi software consentono di abbreviare il tempo necessario per reperire le informazioni, comprendere ciò che avviene in azienda e quali attività sia meglio svolgere per essere più efficienti e spendere meno. D’altra parte, il primo compito di un moderno software documentale è quello di evitare la replicazione di documenti elettronici , come ad esempio le email con numerosi destinatari in copia conoscenza ed altrettante risposte”incrociate”, un obiettivo che ha immediate ripercussioni positive sul conto economico aziendale in quanto permette di risparmiare tempo e risorse rispetto ad un approccio tradizionale che invece di ottimizzare un unico archivio porta ad archiviare e recuperare i documenti in modo ripetitivo e distribuito.

Meno errori con i software di gestione documentale

Automatizzando tanti compiti è possibile evitare errori riconducibili ad attività manuali. Non solo, avendo tutti i dati a disposizione non si corrono rischi di dimenticanze o fraintendimenti nell’interpretazione di quanto accade in azienda, il che significa maggiore qualità del prodotto o servizio finale e minori costi per risolvere eventuali problemi.

Software di gestione documentale e legge

Maggiore velocità di adeguamento alle normative. I tool di gestione documentale più evoluti permettono il trattamento dei dati dell’azienda in piena conformità alla legislazione in vigore (basti pensare alla necessità di essere GDPR compliant) il che solleva l’organizzazione dall’acquisire competenze in merito e dal dedicarvi persone.

Collaborazione maggiore con i software di gestione documentale

Favorire la diffusione delle informazioni e la collaborazione interna. Una veloce condivisione di informazioni, assegnazione delle attività e meccanismi automatici di distribuzione dei dati consentono di arricchire il bagaglio di conoscenza di ogni singolo collaboratore. In particolare, un software di gestione documentale evoluto consente di organizzare i fascicoli documentali (ossia quelle aggregazioni di documenti che fanno tutti parte di una pratica o correlati in base a criteri stabiliti dagli utenti, in base ad applicazioni ecc.) per essere sempre aggiornati su ciascun evento aziendale e recuperare istantaneamente tutti i dettagli necessari. Fatto salvo il fatto che questo accesso alle informazioni è regolato in base ai privilegi di visualizzazione attribuiti a ciascun profilo lavorativo.

Digitalizzazione aziendale

Promuovere in azienda il concetto di digitalizzazione. Gli strumenti digitali possono rendere più efficiente qualsiasi aspetto dell’organizzazione, abituare man mano i collaboratori aziendali all’innovazione significa andare oltre alla rigidità di metodi e flussi di lavoro consolidati e poter più facilmente e velocemente rinnovare l’organizzazione.

Il requisito dei software di gestione documentale

Al fine di cogliere i vantaggi economici sopra descritti, è opportuno che l’utilizzo del software sia accompagnato da una adeguata analisi dei documenti e dei processi e dalla condivisione di best practices che consentano di mettere a fattore comune esperienze positive.