Software per la firma elettronica: sottoscrizioni digitali da utilizzare nella logistica
Per attivare una digitalizzazione nativa dei documenti, tra i vari strumenti da adottare vi sono sicuramente dei componenti software per la firma elettronica, la cui identificazione richiede chiarezza sulle modalità di utilizzo della sottoscrizione digitale, dalla firma digitale alla firma grafometrica. Perché se è vero che la gestione digitale dei documenti aziendali presenta innegabili vantaggi – tra cui, lo si vedrà meglio, la riduzione dei costi e l’efficienza dei processi – è altrettanto vero che occorre operare nel pieno rispetto della normativa.
Per tale motivo, a beneficio di chi vuole intraprendere un percorso di digitalizzazione nella propria azienda, soprattutto nell’area logistica, si rende necessario un breve excursus circa la differenza (sostanziale) tra le diverse tipologie di firma utilizzabili per la sottoscrizione digitale. Partendo però da due premesse.
La prima: è bene iniziare a familiarizzare con la firma cosiddetta grafometrica e con i software di firma. La seconda: digitalizzare la parte documentale di un’organizzazione non è complesso se ci si affida a partner dalla comprovata esperienza, che possano supportare nella scelta del processo corretto in base al contesto ed alla finalità e che mettano quindi a disposizione software di firma appropriati, dall’interfaccia user friendly e che garantiscono la massima compliance di processo, al fine di evitare errori. Detto questo, vediamo quale firma utilizzare nella logistica, passando però prima dagli indiscutibili vantaggi che la digitalizzazione comporta.
Software per la firma elettronica e benefici della digitalizzazione
Grazie alla digitalizzazione ed ai software per la firma elettronica i documenti sono immediatamente reperibili e per ottenerli sono sufficienti davvero pochi clic. Non solo, per visualizzare e sottoscrivere il documento che serve, non occorre necessariamente essere in ufficio: grazie ai software di firma digitale o di firma elettronica, si può operare anche da remoto, magari utilizzando il proprio smartphone. Un aspetto da non sottovalutare, considerata l’esplosione del lavoro agile a seguito dell’emergenza sanitaria.
Il tutto secondo la normativa vigente (nazionale e internazionale) e più agevolmente rispetto alla tradizionale gestione cartacea, poiché si possono semplificare le operazioni, per esempio grazie alla firma digitale massiva, ossia la firma contemporanea di più documenti.
I sistemi di firma elettronica estendono il valore dell’archivio aziendale digitale, trasformando attività e processi – come quelli approvativi – in modalità 100% digitale. Il tutto si traduce in una gestione della documentazione più smart, più easy, più sicura e, anche, più conveniente dal punto di vista economico. Ma quali caratteristiche deve avere la firma digitale?
Software di firma elettronica o digitale? Facciamo chiarezza
Innanzitutto, è bene chiarire che il termine “firma digitale” non è esattamente un sinonimo di “firma elettronica”. Le tipologie di sottoscrizione digitale sono differenti e ciascuna di esse è dotata di caratteristiche e valenza probatoria differenti, che è opportuno conoscere almeno in linea generale prima di approfondire il tema.
Secondo l’art. 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale (la normativa italiana di riferimento in materia di digitalizzazione, coordinata con il Regolamento Europeo EIDAS in materia di identificazione elettronica) si possono individuare quattro tipi di firma. Ogni tipologia di sottoscrizione digitale si identifica in una Firma Elettronica, perché per firma elettronica si intende “L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. Possiamo considerare esempi di Firma elettronica “semplice” (a cui nel prosieguo dell’articolo ci riferimento con l’acronimo FES) ad esempio, l’apposizione di un campo o di flag, in un applicativo al quale ci si è connessi dopo aver effettuato una login con username e una password. La FES è idonea a soddisfare il requisito della forma scritta in base alle sue caratteristiche di sicurezza integrità ed immodificabilità.
La FEA – Firma Elettronica Avanzata – è definita come “un insieme di dati in forma elettronica allegati o connessi ad un documento informatico, che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”. Di fatto, quindi la FEA è un sottoinsieme di firme elettroniche, caratterizzata da alcune caratteristiche aggiuntive rispetto alla FES, per le quali il processo di autenticazione garantisce al firmatario il controllo esclusivo ed il controllo dell’integrità di quanto sottoscritto.
Una particolare tipologia di FES e FEA, molto utile e consigliata in ambito logistico, è la firma grafometrica che consente di raccogliere il tratto della firma (scenario FES) ed eventualmente i dati biometrici (scenario FEA) del firmatario mentre sottoscrive il documento su una tavoletta digitale con l’impiego di una pennetta dedicata. La FEA soddisfa il requisito della forma scritta a prescindere.
La Firma Elettronica Qualificata (FEQ) è una particolare FEA nella quale il firmatario è identificato da un certificato qualificato rilasciato da apposito soggetto titolato (prestatore di servizi fiduciari ai sensi del Regolamento europeo succitato) ed apposta mediante specifici dispositivi regolamentati da EIDAS
La Firma Digitale (FD), infine, è a sua volta una specifica tipologia di FEQ. Essa è “… basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”. Si tratta della “classica” firma apposta mediante smart card /token che negli ultimi anni è possibile gestire anche da remoto mediante OTP.
La firma grafometrica, perfetta per la logistica
Quale tipologia di firma elettronica risulta essere la migliore da utilizzare in ambito logistico?
La firma grafometrica è la più diffusa ad esempio per la sottoscrizione dei documenti di trasporto, in quanto non richiede prerequisiti per il firmatario, quali il rilascio preventivo di certificato, ed è estremamente intuitiva: come dispositivo di firma si utilizza la propria mano in pratica, la firma grafometrica, nello scenario di Firma Elettronica Avanzata, non è altro che la memorizzazione di un insieme di dati – ritmo, velocità, pressione, accelerazione – relativi al movimento compiuto durante l’apposizione di una firma autografa. Tali dati sono raccolti, crittografati e conservati insieme al documento e con esso restano legati indissolubilmente. Esattamente come avviene con i documenti firmati “a penna”, ma con numerosi vantaggi in più, basti pensare che i documenti digitali non si deteriorano e non si smarriscono. Nello scenario FES è possibile anche adottare una sottoscrizione massiva.
Per realizzare la firma grafometrica occorre essere muniti di un opportuno software per la firma elettronica che colloqui con un dispositivo, ossia un tablet o una tavoletta capace di cogliere il tratto della sottoscrizione e di registrare i dati biometrici dello scrivente, connettendo le informazioni di identificazione, in maniera protetta, al documento.
Vantaggi nella supply chain adottando un software per la firma elettronica
La firma grafometrica comporta vantaggi a tutti i livelli operativi, dalla gestione dei contratti fino alla dematerializzazione dei DDT (Documenti Di Trasporto). Tra i principali:
- Permette di gestire in full digital tutto il processo documentale legato a un ordine.
- I documenti hanno piena valenza legale.
- Nei software di sottoscrizione digitale si possono introdurre controlli per individuare firme mancanti o per guidare chi deve firmare in modo da ridurre gli errori e le dimenticanze.
- Pieno controllo sui documenti da sottoporre e far firmare agli spedizionieri; tali documenti – naturalmente digitali – saranno inviati all’ERP per l’archiviazione.
In questo quadro va aggiunto che un buon software per la firma elettronica avanzata può essere integrato a una soluzione di gestione dei contratti e, con connettori specifici, ai software di gestione documentale aziendali. La versatilità di un prodotto qualificato consente così di gestire documenti e pratiche relativi ad uffici/settori diversi (non solo logistica, ma anche utility, PA, ecc.) e acquisire i vari documenti da vari devices (anche mediante fotocamera), rendendo il prodotto flessibile ai diversi contesti d’utilizzo.
