Piattaforma HR per documenti digitali: l'azienda a casa dei collaboratori

Ti sei mai informato sul funzionamento di una piattaforma HR? Dovresti, se il tuo ufficio Risorse Umane è ancora sommerso da carte, faldoni, schedari e polverosi documenti. Dovresti, se i tuoi archivi sono ibridi, a metà fra materiali e digitali, o se le informazioni scambiate tramite mail del tutto destrutturate.

E dovresti ancor più, se gli accessi ai documenti nella tua azienda sono poco sicuri e i processi di gestione e approvazione delle pratiche HR troppo articolati e dispendiosi.

Una piattaforma HR è la soluzione proprio a questo tipo di problemi. Il suo merito è infatti quello di implementare la nuova filosofia manageriale e operativa che, da tempo, riconosce il valore di una gestione digital dei processi e dei dati: l’unica in grado di conferire al business gli ormai indispensabili caratteri di efficienza, flessibilità, velocità, connessione, reattività e capacità proattive.

Cambia il paradigma aziendale

Con i tempi che evolvono, anche l’universo HR sta cambiando. Oggi le Risorse Umane si affacciano al mondo paperless e smart, in perfetta linea con quelle esigenze di lavoro remoto e mobile che i tempi moderni, complice la pandemia, stanno rendendo sempre più imprescindibili.

Di questa era, anche tu hai il dovere di fare parte.

Ma come?

L’attività di un ufficio HR si fonda sullo scambio continuo e incessante di documenti e informazioni. CV, contratti, rinnovi, fogli ferie, moduli, note spese, buste paga: dalle operazioni di recruiting alla selezione, sino alla gestione dei fascicoli dei dipendenti e alla formazione, non esiste attività dell’area risorse umane che non abbia riscontro documentale.

Il problema nasce quando la mole di dati si fa sempre più ampia e le esigenze di massima visibilità, reperibilità immediata e fluidità operativa dei dati diventano strategicamente cruciali. E le cose si fanno ancor più pesanti nel confronto con le criticità più contingenti: dal Covid-19 all’implementazione dello smart working, sino alle nuove disposizioni normative (come le nuove linee guida AgID), tutte questioni che richiedono grande resilienza e capacità di adattamento.

Davanti a problematiche di questo tipo, il ricorso a una piattaforma HR rappresenta la strategia migliore e più efficiente. Le ragioni sono molte.

In termini generici, infatti, questo strumento:

rende disponibile ogni documento (e quindi i dati in esso contenuti) ad ogni dipendente in tempo reale;
gestisce la comunicazione con ogni dipendente in modo il più immediato ed efficace possibile;
riduce al minimo il tempo dedicato alle attività di routine;
azzera la possibilità di errore e malagestione (problemi di compilazione, firme mancanti, lentezze operative, documenti deteriorati, archivi disordinati).

Perché non puoi fare a meno di una piattaforma HR

Ma entriamo più nel dettaglio. E vediamo cosa può fare per te una buona piattaforma HR:

1. Rende il tuo archivio “full digital”. La digitalizzazione dei documenti consente di garantire una gestione sicura delle informazioni riservate e sensibili dei dipendenti in ottica GDPR, ma anche di offrire visibilità sulle diverse pratiche HR in base al ruolo ricoperto e di abbattere i costi di gestione dei fascicoli. Allo stesso tempo, la ricerca dei documenti e delle informazioni si fa più rapida ed affidabile, attraverso un approccio smart che facilita l’accesso da remoto e il lavoro in mobilità.
La generazione di documenti digital “nativi”, poi, aggiunge a tutto questo la possibilità di sottoscrivere pratiche con firma grafometrica, di operare in modo integrato con l’ERP e importare documenti dal gestionale.

2. Snellisce i processi. Gli strumenti IT che una piattaforma HR ti mette a disposizione consentono di disegnare e definire processi diversificati a seconda delle necessità dell’ufficio, gestire velocemente le esigenze e assegnare specifiche attività ai propri collaboratori per snellire i processi approvativi legati alle pratiche HR (es. assunzioni, licenziamenti, cambi di ruolo etc.). Inoltre, permettono di gestire in modo puntuale le scadenze per la raccolta e la sottoscrizione, attività frequenti nell’area risorse umane.

3. Connette ufficio HR e collaboratori via web. Una buona piattaforma HR favorisce il dialogo fra l’azienda e i propri addetti alle Risorse Umane, consentendo ad esempio la consultazione delle informazioni anche in mobilità, accessi sicuri con autenticazione e una facile estrazione dati, statistiche e dinamiche di dati sempre aggiornati.

4. È perfettamente compliant. Una buona piattaforma HR opera nel pieno rispetto delle normative sulla conservazione digitale e assicura, eventualmente anche attraverso un outsourcing certificato, la corretta integrità, reperibilità, protezione ed opponibilità a terzi di tutti i documenti HR lavorati.

Vantaggi lungo tutto il percorso del dipendente

L’insieme di queste funzionalità e vantaggi operativi consente all’ufficio Risorse Umane di gestire con il massimo dell’efficienza e della flessibilità ogni step del suo rapporto con il dipendente. Il supporto full digital ottimizza, velocizza, semplifica e rende più efficienti tutte le fasi del journey:

Recruiting (gestione della candidatura e screening CV);
Assunzione (firma del contratto e onboarding);
Vita lavorativa (pratiche e processi digital e gestione dei processi spontanei);
Formazione e sviluppo (up-skilling digitale);
Cessazione (riconsegna dei benefit e comunicazioni varie).

Insomma, i fatti parlano: l’approccio full digital è un’occasione imperdibile per un business competitivo e di successo. Grazie a una piattaforma HR, le Risorse Umane possono contare su prassi più veloci, automatizzate e sicure, e di conseguenza investire il loro tempo in mansioni più soddisfacenti per loro e a più alto valore aggiunto per l’impresa.

Ti pare poco?