Le sfide del CFO: dalla Fattura Elettronica ai processi digitali

Modernizzazione delle imprese, riduzione dei costi amministrativi, semplificazione del rapporto tra Privati e Pubblica Amministrazione/autorità fiscali, interoperabilità tra operatori europei: sono i principali obiettivi che il legislatore europeo si è posto nel promuovere il processo di Fatturazione Elettronica. A ciò si aggiunga il fatto che l’iniziativa rientra nello sforzo teso a costruire il Mercato Unico Digitale Europeo e alla lotta all’evasione fiscale. Le aziende, recependo l‘obbligo previsto dalla Legge di Bilancio 2018, devono tenere presente tutti questi aspetti e non limitarsi a vivere l’imposizione entrata in vigore in Italia dall’inizio di quest’anno come l’ennesima legge alla quale mettersi in regola. La fattura elettronica può e deve, infatti, rappresentare un’opportunità di crescita per le singole organizzazioni e per il sistema più in generale.

Risparmi, ma non solo

Secondo una stima contenuta nel rapporto del 2018 “Fatturazione Elettronica: nuovo impulso per il Digital B2B” dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica ed eCommerce B2B del Politecnico di Milano, in Italia circolano in media 1,3 miliardi di fatture ogni anno tra organizzazioni private e circa un miliardo emesse ai consumatori finali: si tratta di un numero davvero elevato che con l’introduzione del digitale può determinare interessanti economie di scala. Basti pensare che, secondo i calcoli degli analisti del Politecnico, un’azienda che ha un volume di fatture oltre le 3mila annue può arrivare a risparmiare tra i 7 e i 12 euro a fattura, non dovendo fare operazioni di stampa e imbustamento, di gestione degli archivi cartacei e degli spazi relativi. Risparmi che arrivano fino a 65 euro a fattura digitalizzando interamente i cicli di fatturazione attivo e passivo.

Abbracciare la sfida della digitalizzazione significa infatti poter beneficiare di vantaggi ben superiori che riguardano l’azienda nel suo complesso, dall’organizzazione ai suoi modelli di lavoro, e che si ripercuotono su produttività e competitività. Oltre a beneficiare dell’abbattimento di alcuni costi, portando al loro interno l’innovazione digitale le imprese possono snellire i processi, gestire in maniera più rapida anomalie (oltre a evitare errori manuali), accedere rapidamente ai dati e contare su strumenti affidabili che consentano di essere conformi alle normative.

3 motivi per cui estendere la digitalizzazione ai processi aziendali

Usare l’obbligo di emissione della Fattura Elettronica come volano per innovare i processi e, in particolare il ciclo attivo e passivo, è la principale opportunità che le aziende devono cogliere. Estendere la digitalizzazione a tutti i documenti legati all’attività aziendale, dalle conferme di ordini alla bolla di consegna, significa poter ottimizzare l’uso delle risorse, dal tempo di impiegati e collaboratori al patrimonio di dati acquisiti dall’azienda stessa. Ecco le principali ragioni per cui questo avviene.

Concentrazione sulle attività core. Acquisire e gestire digitalmente i contenuti significa ridurre al minimo il lavoro di data entry e contabilizzazione, oltre che azzerare tempi (e costi) della corrispondenza. Non solo, naturalmente, l’archiviazione dei documenti stessi è più veloce così come la loro ricerca quando se ne ha bisogno. Se, dunque, la forza lavoro spende meno tempo in mansioni ripetitive e facilmente automatizzabili, ovviamente si può concentrare su attività core e quindi rendere più efficiente tutta l’organizzazione.
Maggiore produttività. Il digitale consente di far fronte a picchi di attività, permettendo di rispondere in modo efficace a sfide di mercato importanti come per esempio l’aumento di domanda riconducibile alla stagionalità, iniziative di promozione, eccetera.
Valorizzazione delle informazioni. Tutti i documenti, acquisiti e gestiti in modo digitale, sono classificati e raggruppati al fine di generare pratiche molto semplici da consultare. Una volta resi omogenei, i dati vanno a creare un flusso documentale che può essere messo a fattore comune per offrire valore a tutta l’azienda e una maggior condivisione di conoscenza che, a sua volta, favorisce la collaborazione tra divisioni. Inoltre, la diffusione delle informazioni fa sì che ci sia un più immediato controllo sull’andamento dei processi e quindi è più veloce intervenire se vi sono problemi.