Firma digitale da remoto: perché in smart working è fondamentale
La firma digitale da remoto dei documenti è oggi un elemento imprescindibile per garantire lo svolgimento delle attività aziendali. Negli ultimi anni, con il diffondersi della rivoluzione digitale, lo smart working si è via via ritagliato un ruolo sempre più importante, come nuovo paradigma operativo in grado di migliorare la qualità della vita dei lavoratori mantenendo alta la produttività aziendale. Poi è arrivato il 2020, con i suoi mesi di emergenza sanitaria globale e conseguente lockdown, ed ecco che nell’arco di poche settimane, da semplice valore aggiunto, lo smart working è diventato un asset imprescindibile per la salvezza del business. Questa repentina necessità ha imposto cambiamenti drastici nella gestione delle attività lavorative, dai rapporti con dipendenti, colleghi e fornitori alla gestione delle pratiche amministrative. Ed ecco emergere la più basilare delle necessità, fondamentale per far proseguire la macchina operativa: come firmare e far firmare documenti, pratiche, permessi o moduli ai tempi del distanziamento? Come dare valore legale alla validazione dei documenti necessari per procedere con le normali attività aziendali? Con la firma digitale da remoto, chiave di volta della nuova normalità operativa.
Firma digitale da remoto: il cuore dei processi HR in smart working
In questi mesi di emergenza, tra distanziamento e smart working forzati, uno dei reparti aziendali maggiormente sotto stress è stato ed è, senza dubbio, quello delle Risorse Umane: garantire un’ottimale gestione del personale durante una pandemia non è cosa semplice. La situazione può diventare davvero caotica tra aumento di moduli per malattia, richiesta di permessi o carenza di personale: in questo scenario, gestire le pratiche paperless e validare i documenti grazie alla firma digitale da remoto permette di abbattere le barriere fisiche rendendo più sicure le attività, di mantenere il controllo sulle operazioni e di garantire un riscontro più rapido ai dipendenti.
Archiflow e Smart Desk di SIAV: il vantaggio delle pratiche full digital
Siav si è già mossa da tempo, mettendo a punto vari strumenti per la gestione full digital delle pratiche. Smart Desk, per esempio, è la soluzione che permette di apporre la firma digitale tramite tablet o tavoletta grafometrica su documenti in formato elettronico, semplificando tutto l’iter amministrativo dalla ricezione all’archiviazione: uno strumento essenziale anche per ottimizzare le procedure HR. Integrato al software di gestione documentale Archiflow, si basa su un’interfaccia estremamente intuitiva e garantisce un funzionamento altrettanto semplice: basta che l’operatore acceda alla pratica che intende lavorare e l’applicazione gli indicherà quali sono i documenti da far firmare all’utente (in base allo stato di lavorazione), acquisibili via mobile tramite fotocamera, con scansione o direttamente dal PC su cui risiedono. Quando la pratica è stata firmata, viene inviata al repository e archiviata, tutto in modalità completamente digitale.
Il modulo SIAV per la firma digitale da remoto come strumento di produttività
Poter far firmare la documentazione a distanza agli utenti sia interni che esterni all’azienda, senza chiedere quindi loro di essere fisicamente presenti in ufficio, rappresenta un chiaro vantaggio quando si opera in smart working. In quest’ottica, Siav propone il modulo Firma a Distanza, presente nel software di gestione documentale Archiflow: questo strumento abilita la firma digitale da remoto, completando la totale digitalizzazione del processo di sottoscrizione dei documenti. Il sistema gestisce in modo integrato i processi di firma verso l’esterno, garantendo una user experience ottimale, non richiede alcuna configurazione e non necessita di censire preventivamente i vari firmatari nel sistema documentale Archiflow. In questo modo, gli utenti possono firmare da qualsiasi luogo si trovino, con qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento. Il firmatario riceve via e-mail l’invito a sottoscrivere il documento e viene guidato passo passo lungo la semplice procedura di sottoscrizione del documento.
I vantaggi del modulo Firma a Distanza: 3 esempi pratici
Il modulo permette di apporre sia Firme Elettroniche Semplici sia Firme Elettroniche Avanzate o Firme Elettroniche di tipo Qualificato, in modo tale da supportare sottoscrizioni con valenze legali differenti, in base al tipo di pratica e di documento. Vediamo nel dettaglio tre esempi concreti in cui la possibilità di sottoscrivere da remoto i documenti semplifica notevolmente processi e procedure:
1. Gestione della contrattualistica
Nel caso di contratti digitali di fornitura o di vendita, la possibilità di firmare i documenti da remoto permette di snellire in maniera considerevole la procedura: clienti e fornitori appongono a distanza le firme con pieno valore legale, Archiflow aggiorna in automatico il documento nel relativo fascicolo di competenza.
2. Sottoscrizione delle pratiche da parte di utenti esterni
Quando si gestisce un numero importante di utenti, titolari di altrettante pratiche, la possibilità di ottimizzare il processo di sottoscrizione, abilitandolo in digitale e da remoto, si traduce in un netto risparmio in termini di tempo e risorse. Soprattutto nelle aziende del comparto Utility, la possibilità di gestire e finalizzare le pratiche dei servizi dell’utenza tramite firme elettroniche semplici o avanzate rappresenta un valore aggiunto di notevole rilievo.
3. Documentazione del dipartimento HR
L’ufficio delle Risorse Umane, per tradizione, è uno dei dipartimenti aziendali dove circola la maggior parte di modulistica da firmare e controfirmare, tra permessi, contratti, autorizzazioni al trattamento dei dati personali o pratiche per la consegna di dotazioni. Poter sottoscrivere questi tipi di documentazione a distanza rende le attività HR più snelle e fluide, soprattutto nelle organizzazioni dislocate su sedi differenti o che hanno attivato la modalità di lavoro da remoto. Un vantaggio chiave per favorire i processi in chiave smart, una sicurezza in più nell’era del distanziamento.
