Cos’è Peppol, lo standard per la fattura elettronica europea

Dopo quello appena trascorso sulla fatturazione elettronica, Peppol sarà uno dei tormentoni del 2020 per numerose aziende. Ma… che cos’è Peppol?

Peppol è uno standard per lo scambio di documenti commerciali pronto a diventare centrale nelle attività burocratiche quotidiane delle organizzazioni. Si tratta di un sistema che rende più semplice la trasmissione e la ricezione dei documenti digitali sia per le Aziende che per le Pubbliche Amministrazioni, anche estere.

La dematerializzazione delle procedure, infatti, sta coinvolgendo tutte le diverse tipologie di documenti di business, dalla fattura elettronica agli ordini passando per i DDT (documento di trasporto). In questo contesto, Peppol offre agli operatori infrastrutture e regole tecniche standard, condivise dagli Stati membri dell’Unione Europea e potenzialmente utilizzabili in tutto il mondo.

Gli obiettivi sono la semplificazione dei processi e il risparmio di tempo, ma soprattutto rendere più agile il mercato elettronico internazionale attraverso l’utilizzo di formati standard, che garantiscano l’interoperabilità. Vediamo nel dettaglio la definizione di Peppol, le opportunità che ne derivano e la roadmap degli adempimenti digitali.

Che cos’è Peppol e a cosa serve

Peppol è un progetto europeo che punta a rendere più semplici le procedure di procurement digitale sia in ambito pubblico che in ambito privato. Consiste in un network costituito da access point che intermediano la trasmissione dei documenti ottimizzando la sicurezza: la garanzia è data dal fatto che gli access point devono essere certificati ed esistono liste pubbliche delle aziende e degli enti che svolgono la funzione di “portale d’accesso” a Peppol. In Italia, l’ente che si occupa di qualificare gli access point e gestire in generale il progetto Peppol è AgID. A livello internazionale, il progetto è curato e promosso dall’associazione OpenPeppol, che si occupa degli accordi che ne regolano l’utilizzo, delle specifiche tecniche e ma soprattutto di favorirne la diffusione a livello globale.

Come funziona lo standard XML Peppol

La caratteristica principale del sistema è l’interoperabilità,che si basa sull’utilizzo utilizzo del formato standard XML denominato UBL. Si tratta di uno standard internazionale per i documenti di business riconosciuto a livello mondiale, facilmente utilizzabile dai sistemi gestionali aziendali per evitare il reinserimento dei dati. L’utilizzo di Peppol e del formato standard UBL XML per i documenti aiuta le aziende a mantenersi competitive sul mercato e anzi, ad estendere le proprie attività all’estero.

Le opportunità di Peppol

Le caratteristiche di Peppol lo rendono un sistema adatto all’utilizzo sia entro i confini di uno Stato sia per operazioni transfrontaliere, facendo affari all’estero. Le aziende quindi trarranno vantaggio nell’utilizzo di questo strumento nell’allargare il proprio business anche all’estero, senza il timore di essere frenati da una burocrazia difficile, costosa e lenta.

La digitalizzazione degli scambi documentali e l’interoperabilità dei sistemi ottenuta grazie allo standard XML UBL eliminano il problema di sistemi e formati differenti da Stato a Stato, contribuendo alla realizzazione di un public procurement europeo condiviso e accessibile.

A livello interno all’impresa invece, l’utilizzo di un’infrastruttura standardizzata e completamente digitale aiuta l’azienda a compiere un importante passo avanti nel proprio processo di digitalizzazione e innovazione. Rinunciando alla carta non si affronta solo un mero obbligo normativo, ma si abbraccia l’opportunità di automatizzare le proprie procedure, risparmiando tempo e denaro e mantenendosi competitivi sul mercato.

Software di gestione ordini Peppol, cosa cambia in Italia

Peppol in Italia si sta facendo strada nella quotidianità delle aziende che fanno affari con la Pubblica Amministrazione, complici le politiche europee che spingono la digitalizzazione del ciclo dell’ordine e della gestione documentale ma soprattutto le imposizioni dettate dalla Regione Emilia Romagna per la gestione degli ordini in ambito sanitario.

L’infrastruttura Peppol è uno dei canali di comunicazione per NSO – Nodo Smistamento Ordini, lo strumento che da febbraio 2020 dovrà obbligatoriamente essere usato dai privati che scambiano documenti d’ordine con gli enti del Servizio Sanitario Nazionale.

Peppol come software di gestione delle fatture elettroniche

Come spiegato dalla Ragioneria di Stato sul proprio sito istituzionale, in futuro questa innovazione sarà ampliata anche ad altri settori, nell’ottica di rendere le spese pubbliche più trasparenti e contenute. Da aprile 2018 inoltre, le Pubbliche Amministrazioni Centrali sono obbligate da una direttiva dell’UE a ricevere fatture elettroniche europee e per questo il Sistema di Interscambio (SdI) ha reso disponibile un convertitore Peppol-XML FatturaPA. L’obbligo sarà esteso a partire dalla primavera 2020 e includerà anche le amministrazioni secondarie.

Essere compliant con Peppol rappresenta quindi un vantaggio per le aziende che scambiano documenti con amministrazioni estere e hanno necessità di servirsi di questa tipologia di fatture. A ciò si aggiunge la possibilità di inviare e ricevere DDT in formato elettronico, in accompagnamento a ordini e fatture, utilizzando nativamente i dati contenuti nei file XML UBL; la possibilità di gestire l’intero ciclo passivo in formato digitale, infatti, può portare enormi vantaggi, che possono arrivare ai 65 euro a fattura secondo alcune ricerche dell’Osservatorio del Politecnico di Milano.