La gestione della corrispondenza rappresenta un processo cruciale per le organizzazioni pubbliche: la maggior parte dei documenti che scatenano i procedimenti amministrativi sono rappresentati da corrispondenza in arrivo o in partenza e transitano attraverso il protocollo istituzionale.
La piattaforma documentale Siav consente la gestione completa della corrispondenza indipendentemente dal canale di ricezione/invio, con efficienza e sicurezza, e fornisce una serie di strumenti per supportare le persone nella gestione e condivisione della corrispondenza archiviata.
La soluzione Siav integra un’architettura funzionale mirata alla gestione dei documenti di corrispondenza, dei processi approvativi e dei procedimenti amministrativi correlati. Le sue funzionalità sono appositamente finalizzate alla gestione delle specificità connesse con il trattamento della corrispondenza ed a rendere il sistema conforme alle normative vigenti.
La soluzione Siav rappresenta la piattaforma tecnologica ideale attraverso la quale l’Organizzazione può cogliere l’ambizioso obiettivo della dematerializzazione e della gestione digitale. Si integra con tutte le componenti tecnologiche necessarie a consentire la completa dematerializzazione dei procedimenti e dei documenti in generale: il protocollo informatico, la firma digitale, la posta elettronica e la PEC, la conservazione sostitutiva.
Corrispondenza in arrivo
Attraverso le sue funzionalità il sistema permette di automatizzare la ricezione e la distribuzione della corrispondenza all’interno dell’Organizzazione. La corrispondenza ricevuta viene gestita dal sistema con un processo che consente la protocollazione e l’assegnazione dei documenti in modo completamente automatico.
Corrispondenza in partenza
Per la corrispondenza in partenza il sistema gestisce le attività necessarie alla predisposizione e all’invio dei documenti attraverso apposite attività automatiche.
Integrazione con Word, creazione PDF, firma digitale, iter approvativi predefiniti o collaborativi, protocollazione automatica, invio tramite PEC e postalizzazione massiva sono alcune delle funzionalità che arricchiscono l’applicazione.
KEY BENEFITS
- Pieno supporto ai processi di dematerializzazione e gestione digitale dei documenti;
- Gestione della corrispondenza indipendente dal supporto (cartaceo ed elettronico);
- Componenti ed interfacce di Protocollo Informatico, Gestione Elettronica dei Documenti, di Gestione Automatizzata dei Procedimenti e di Conservazione Sostitutiva integrate;
- Aderenza alle normative vigenti in tema di protocollo informatico, gestione e tenuta dei documenti e conservazione sostitutiva;
- Riduzione dei costi di fotocopiatura e stampa dei documenti cartacei attraverso la condivisione del documento informatico dematerializzato;
- Riduzione dei costi di stoccaggio della documentazione cartacea fruibile in formato digitale;
- Drastica riduzione dei tempi di accesso ai documenti e possibilità di condivisione degli stessi;
- Distribuzione automatica della corrispondenza sulla base di regole predefinite;
- Aumento dell’efficienza nell’esecuzione di processi aziendali che utilizzano i documenti come supporto;
- Tracciatura delle attività dei procedimenti finalizzata alla misurazione delle performance dell’Organizzazione;
- Gestione automatizzata dei procedimenti amministrativi dell’Ente;
- Flessibilità per adattarsi alle diverse caratteristiche dei processi di lavoro.