Easy Workflow

Gestione dei processi di lavoro in modo sempre più smart e flessibile

Easy Workflow

Gestione dei processi di lavoro in modo sempre più smart e flessibile

L’importanza di gestire i processi digitali

Per essere e rimanere competitivi nel mercato è molto importante per un’azienda gestire i propri workflow in modo efficiente al fine di ottimizzare l’uso delle proprie risorse. Questo vuol dire che deve essere presente la possibilità diffusa di creare, monitorare e modificare i processi digitali, il tutto deve essere eseguibile in autonomia, senza il bisogno di essere affiancati da figure tecniche. Tutti i membri di un team, dal manager alle figure più operative, devono poter contare su strumenti che consentono di costruire rapidamente flussi di lavoro tramite i quali assegnare le attività.

Inoltre, il sempre maggior impiego dello smartworking ha portato con sé la necessità di poter monitorare i flussi lavorativi ed i carichi di lavoro in capo ad ogni membro del team on demand così da poter intervenire in caso di colli di bottiglia o inefficienze.

Easy Workflow: processi lavorativi su misura

Siav ha sviluppato all’interno della suite di Archiflow, il modulo Easy Workflow per poter dare alla propria clientela la possibilità di gestire i loro processi digitali a 360°.

Easy Workflow rappresenta l’ultima frontiera della gestione efficiente dei processi digitali in Archiflow; ogni utente in possesso delle visibilità richieste può creare o modificare in autonomia una sequenza di task necessari per completare una determinata procedura, inserendo anche eventuali percorsi condizionali, senza alcun bisogno di competenze avanzate in ambito informatico grazie all’intuitivo editor grafico.

Il tutto è infine monitorabile tramite una dashboard la cui interfaccia – in termini di dati statistici visualizzabili – è customizzabile sulla base dei bisogni informativi dell’utente.

Aumentare l’autonomia e il controllo sui flussi lavorativi non è mai stato così semplice

Le principali caratteristiche del modulo Easy Workflow sono riassumibili in:

CREAZIONE DEI PROCESSI ON-DEMAND CON PROCEDURA GUIDATA

Grazie all’editor grafico, l’utente può creare percorsi ad hoc per ogni tipologia documentale in modo intuitivo e user friendly.

Il percorso documentale si disegna attraverso un drag&drop e per ogni task si può definire a chi assegnare il lavoro, le scadenze, le note e le priorità. A conclusione di ciascuno, l’attività viene assegnata – tramite un sistema di notifiche push – all’utente successivo designato nel workflow.

AVVIO DEL WORKFLOW PUÒ ESSERE AUTOMATICO O MANUALE

In fase di definizione del workflow, si può stabilire la modalità di inizio del flusso. Esso può cominciare in modo manuale, su input di un utente, o in maniera automatica all’inserimento di una tipologia definita di documento. In questo modo si può rendere il sistema proattivo e in grado di consentire alle persone di concentrarsi solo sulle attività chiave del loro lavoro.

FLUSSI DEFINITI SULLA BASE DEI METADATI

Si possono definire percorsi condizionali che si attivano automaticamente sulla base dei metadati inseriti nella scheda documentale evitando così passaggi che porterebbero a inefficienze.

I metadati si modificano in automatico con l’avanzamento dell’attività per aver sempre sotto controllo lo stato di lavorazione del documento.

DASHBOARD PROATTIVA

La dashboard permette di controllare in ogni momento lo status delle attività e i task in capo ad ogni utente. In particolare è possibile prendere visione dello stato di avanzamento delle varie tipologie di workflow configurate; grafici a barra e a torte sono disponibili on demand e aggiornati in tempo reale per dare evidenza del carico di lavoro di utenti, uffici e gruppi, delle attività scadute e del numero di documenti gestiti.